Kostenlose One-on-One Meeting Vorlage (Excel) – Mit Action-Item-Tracking
Führen Sie produktive One-on-One-Meetings mit dieser umfassenden Excel-Vorlage. Das Template beinhaltet strukturierte Diskussions-Sektionen für alle wichtigen Bereiche, einen Action-Item-Tracker über Meetings hinweg, Meeting-Verlauf-Log und einen kompletten Fragen-Katalog mit über 30 Leitfragen.
Was ist in dieser One-on-One Meeting Vorlage enthalten?
Diese Excel-Vorlage beinhaltet fünf Tabs für vollständiges 1:1-Management:
- Meeting Vorlage (Haupt-Tab) mit strukturierten Sektionen für Meeting-Infos, Follow-up vom letzten Meeting, sechs Diskussions-Bereiche (Aktuelle Arbeit, Herausforderungen, Feedback, Karriere, Ziele, Zufriedenheit), Action-Items-Tabelle und Planung fürs nächste Meeting
- Action Items Tracker zur zentralen Übersicht aller Action Items über Meetings hinweg mit Status-Tracking (Offen, In Arbeit, Erledigt) und Farbkodierung
- Meeting-Verlauf zum Loggen vergangener Meetings mit wichtigsten Themen und Ergebnissen – nützlich für Performance Reviews
- Fragen-Katalog mit über 30 kategorisierten Fragen aus sechs Bereichen (Grundlegende Fragen, Feedback, Karriere, Ziele, Unternehmensverbesserung, Zufriedenheit)
- Anleitung mit ausführlichem How-to-Use Guide, Best Practices und Meeting-Frequenz-Richtlinien
Warum diese Excel-Vorlage besser als PDF ist
PDF-Vorlagen listen Fragen, aber bieten keinen Arbeitsbereich. Diese Excel-Vorlage ist ein vollständiges Meeting-Management-System: Sie dokumentieren Notizen direkt im Template, tracken Action Items zentral über Meetings hinweg, sehen Meeting-Verlauf auf einen Blick und können die Vorlage für jedes neue Meeting kopieren.
Der Action-Item-Tracker ist besonders wertvoll – statt verstreute Notizen haben Sie eine zentrale Liste aller Commitments mit Status, Verantwortlichen und Fälligkeiten. Farbkodierung (Rot = Offen, Gelb = In Arbeit, Grün = Erledigt) macht Prioritäten sofort sichtbar.
Die strukturierten Diskussions-Sektionen mit Leitfragen stellen sicher, dass wichtige Themen nicht vergessen werden, während Notizen-Bereiche Raum für individuelle Dokumentation geben. Sie können relevante Fragen aus dem Fragen-Katalog kopieren oder eigene hinzufügen.
So nutzen Sie diese One-on-One Meeting Vorlage
- Laden Sie die Excel-Datei herunter und speichern Sie eine Kopie für jedes Team-Mitglied
- Planen Sie regelmäßige Termine – wöchentlich 30 Minuten oder zweiwöchentlich 60 Minuten im Kalender
- Teilen Sie die Vorlage vorab – Mitarbeitende können Themen in der Meeting Vorlage vorbereiten
- Starten Sie mit Follow-up – reviewen Sie Action Items vom letzten Meeting im Follow-up-Bereich
- Nutzen Sie relevante Diskussions-Sektionen – nicht alle Bereiche müssen jedes Mal besprochen werden
- Dokumentieren Sie während des Meetings – füllen Sie Notizen-Bereiche aus, während Sie sprechen
- Erfassen Sie Action Items – klare Verantwortliche, Fälligkeiten und Prioritäten in der Action-Items-Tabelle
- Übertragen Sie ins Tracker-Tab – kopieren Sie Action Items in den zentralen Tracker für Langzeit-Visibility
- Loggen Sie das Meeting – tragen Sie Datum, Themen und Ergebnisse im Meeting-Verlauf ein
Die fünf Tabs im Detail
Tab 1: Meeting VorlageIhr Haupt-Arbeitsbereich mit Meeting-Header, Follow-up-Sektion und sechs Diskussions-Bereichen. Jeder Bereich hat Leitfragen als Inspiration und Notizen-Space für Ihre Dokumentation. Action-Items-Tabelle am Ende erfasst Commitments mit Owner und Deadline.
Tab 2: Action Items TrackerZentrale Übersicht aller Action Items über Meetings hinweg. Sortieren Sie nach Status (Offen, In Arbeit, Erledigt), Verantwortlichen oder Fälligkeit. Farbkodierung macht Prioritäten sofort sichtbar. Sample-Daten zeigen das Format.
Tab 3: Meeting-VerlaufQuick-Reference-Log aller vergangenen Meetings. Erfassen Sie Datum, Dauer, wichtigste Themen und Ergebnisse. Besonders nützlich für Performance-Review-Vorbereitung oder wenn Sie Patterns über Zeit identifizieren möchten.
Tab 4: Fragen-KatalogÜber 30 Leitfragen in sechs Kategorien. Kopieren Sie relevante Fragen in Ihre Meeting-Notizen oder nutzen Sie sie als Inspiration. Nicht wörtlich abarbeiten – an Ihren Kontext anpassen.
Tab 5: AnleitungAusführlicher Guide zur Nutzung der Vorlage, Best Practices für effektive 1:1s, Meeting-Frequenz-Richtlinien und häufige Fehler, die vermieden werden sollten.
Best Practices für effektive One-on-Ones
Regelmäßigkeit schlägt Dauer:Wöchentlich 30 Minuten ist besser als monatlich 2 Stunden. Konsistenz schafft Vertrauen und ermöglicht frühes Eingreifen bei Problemen.
Mitarbeitende steuern die Agenda:Das Meeting sollte sich an deren Bedürfnissen orientieren. Wenn Sie die ganze Zeit reden, ist es ein Status-Update, kein 1:1.
Dokumentation ist nicht optional:Notizen zeigen, dass Sie zuhören. Der Action-Item-Tracker macht Follow-through sichtbar und hält beide Seiten accountable.
Balance zwischen taktisch und strategisch:Jedes Meeting sollte aktuelle Herausforderungen (taktisch) UND Karriere/Ziele (strategisch) abdecken.
Follow-through ist entscheidend:Wenn Sie im letzten Meeting sagten "Ich besorge dir diese Ressource" – haben Sie es getan? Der Follow-up-Bereich stellt sicher, dass nichts vergessen wird.
Skalierung mit Performance Management Software
Diese Excel-Vorlage funktioniert ausgezeichnet für Manager mit bis zu 10 Direktreports. Größere Teams oder Organisationen, die 1:1-Daten systematisch analysieren möchten, profitieren von Performance Management Software, die automatisierte Meeting-Reminders, zentrale Cloud-Speicherung für alle 1:1-Notizen, Action-Item-Tracking mit automatischen Erinnerungen, Template-Bibliotheken für verschiedene Meeting-Typen, Analytics zu Meeting-Frequenz und -Qualität und Integration mit Performance-Reviews für ganzheitliche Mitarbeiter-Sicht bietet.
Software-Lösungen verbinden 1:1-Meeting-Insights mit Goal-Setting, Performance-Reviews und Development-Plans – besonders wertvoll wenn One-on-One-Gespräche Teil eines strukturierten Talent-Management-Prozesses sind.
Häufig gestellte Fragen
Wie oft sollten One-on-One-Meetings stattfinden?
Wöchentlich für neue Mitarbeitende oder bei aktuellen Challenges, zweiwöchentlich für erfahrene, autonome Team-Mitglieder. Monatlich ist zu selten – Issues eskalieren und Mitarbeitende fühlen sich nicht unterstützt. Die Vorlage ist für beide Frequenzen optimiert.
Soll ich wirklich alle Diskussions-Bereiche jedes Mal abdecken?
Nein. Aktuelle Arbeit, Herausforderungen und Follow-up sollten jedes Meeting vorkommen. Karriere und Ziele können alle 4-6 Wochen intensiver besprochen werden. Nutzen Sie die Vorlage flexibel – sie ist ein Framework, kein Skript.
Was wenn Mitarbeitende sagen "Alles gut, nichts zu besprechen"?
Dann sind Ihre Meetings vermutlich zu oberflächlich. Nutzen Sie spezifische Fragen aus dem Fragen-Katalog: "An welchem Projekt würdest du als nächstes gerne arbeiten?" oder "Wie können wir deine tägliche Arbeit erleichtern?" sind konkreter als "Wie läuft's?".
Wann sollten wir Performance Management Software statt Excel erwägen?
Wenn Sie mehr als 10 Direktreports haben, wenn Sie 1:1-Insights systematisch in Performance-Reviews integrieren möchten, oder wenn Sie Analytics zu Meeting-Qualität über die Organisation benötigen, wird Performance Management Software effizienter. Excel funktioniert perfekt für kleinere Teams.
Was ist in dieser One-on-One Meeting Vorlage enthalten?
Diese Excel-Vorlage beinhaltet fünf Tabs für vollständiges 1:1-Management:
- Meeting Vorlage (Haupt-Tab) mit strukturierten Sektionen für Meeting-Infos, Follow-up vom letzten Meeting, sechs Diskussions-Bereiche (Aktuelle Arbeit, Herausforderungen, Feedback, Karriere, Ziele, Zufriedenheit), Action-Items-Tabelle und Planung fürs nächste Meeting
- Action Items Tracker zur zentralen Übersicht aller Action Items über Meetings hinweg mit Status-Tracking (Offen, In Arbeit, Erledigt) und Farbkodierung
- Meeting-Verlauf zum Loggen vergangener Meetings mit wichtigsten Themen und Ergebnissen – nützlich für Performance Reviews
- Fragen-Katalog mit über 30 kategorisierten Fragen aus sechs Bereichen (Grundlegende Fragen, Feedback, Karriere, Ziele, Unternehmensverbesserung, Zufriedenheit)
- Anleitung mit ausführlichem How-to-Use Guide, Best Practices und Meeting-Frequenz-Richtlinien
Warum diese Excel-Vorlage besser als PDF ist
PDF-Vorlagen listen Fragen, aber bieten keinen Arbeitsbereich. Diese Excel-Vorlage ist ein vollständiges Meeting-Management-System: Sie dokumentieren Notizen direkt im Template, tracken Action Items zentral über Meetings hinweg, sehen Meeting-Verlauf auf einen Blick und können die Vorlage für jedes neue Meeting kopieren.
Der Action-Item-Tracker ist besonders wertvoll – statt verstreute Notizen haben Sie eine zentrale Liste aller Commitments mit Status, Verantwortlichen und Fälligkeiten. Farbkodierung (Rot = Offen, Gelb = In Arbeit, Grün = Erledigt) macht Prioritäten sofort sichtbar.
Die strukturierten Diskussions-Sektionen mit Leitfragen stellen sicher, dass wichtige Themen nicht vergessen werden, während Notizen-Bereiche Raum für individuelle Dokumentation geben. Sie können relevante Fragen aus dem Fragen-Katalog kopieren oder eigene hinzufügen.
So nutzen Sie diese One-on-One Meeting Vorlage
- Laden Sie die Excel-Datei herunter und speichern Sie eine Kopie für jedes Team-Mitglied
- Planen Sie regelmäßige Termine – wöchentlich 30 Minuten oder zweiwöchentlich 60 Minuten im Kalender
- Teilen Sie die Vorlage vorab – Mitarbeitende können Themen in der Meeting Vorlage vorbereiten
- Starten Sie mit Follow-up – reviewen Sie Action Items vom letzten Meeting im Follow-up-Bereich
- Nutzen Sie relevante Diskussions-Sektionen – nicht alle Bereiche müssen jedes Mal besprochen werden
- Dokumentieren Sie während des Meetings – füllen Sie Notizen-Bereiche aus, während Sie sprechen
- Erfassen Sie Action Items – klare Verantwortliche, Fälligkeiten und Prioritäten in der Action-Items-Tabelle
- Übertragen Sie ins Tracker-Tab – kopieren Sie Action Items in den zentralen Tracker für Langzeit-Visibility
- Loggen Sie das Meeting – tragen Sie Datum, Themen und Ergebnisse im Meeting-Verlauf ein
Die fünf Tabs im Detail
Tab 1: Meeting VorlageIhr Haupt-Arbeitsbereich mit Meeting-Header, Follow-up-Sektion und sechs Diskussions-Bereichen. Jeder Bereich hat Leitfragen als Inspiration und Notizen-Space für Ihre Dokumentation. Action-Items-Tabelle am Ende erfasst Commitments mit Owner und Deadline.
Tab 2: Action Items TrackerZentrale Übersicht aller Action Items über Meetings hinweg. Sortieren Sie nach Status (Offen, In Arbeit, Erledigt), Verantwortlichen oder Fälligkeit. Farbkodierung macht Prioritäten sofort sichtbar. Sample-Daten zeigen das Format.
Tab 3: Meeting-VerlaufQuick-Reference-Log aller vergangenen Meetings. Erfassen Sie Datum, Dauer, wichtigste Themen und Ergebnisse. Besonders nützlich für Performance-Review-Vorbereitung oder wenn Sie Patterns über Zeit identifizieren möchten.
Tab 4: Fragen-KatalogÜber 30 Leitfragen in sechs Kategorien. Kopieren Sie relevante Fragen in Ihre Meeting-Notizen oder nutzen Sie sie als Inspiration. Nicht wörtlich abarbeiten – an Ihren Kontext anpassen.
Tab 5: AnleitungAusführlicher Guide zur Nutzung der Vorlage, Best Practices für effektive 1:1s, Meeting-Frequenz-Richtlinien und häufige Fehler, die vermieden werden sollten.
Best Practices für effektive One-on-Ones
Regelmäßigkeit schlägt Dauer:Wöchentlich 30 Minuten ist besser als monatlich 2 Stunden. Konsistenz schafft Vertrauen und ermöglicht frühes Eingreifen bei Problemen.
Mitarbeitende steuern die Agenda:Das Meeting sollte sich an deren Bedürfnissen orientieren. Wenn Sie die ganze Zeit reden, ist es ein Status-Update, kein 1:1.
Dokumentation ist nicht optional:Notizen zeigen, dass Sie zuhören. Der Action-Item-Tracker macht Follow-through sichtbar und hält beide Seiten accountable.
Balance zwischen taktisch und strategisch:Jedes Meeting sollte aktuelle Herausforderungen (taktisch) UND Karriere/Ziele (strategisch) abdecken.
Follow-through ist entscheidend:Wenn Sie im letzten Meeting sagten "Ich besorge dir diese Ressource" – haben Sie es getan? Der Follow-up-Bereich stellt sicher, dass nichts vergessen wird.
Skalierung mit Performance Management Software
Diese Excel-Vorlage funktioniert ausgezeichnet für Manager mit bis zu 10 Direktreports. Größere Teams oder Organisationen, die 1:1-Daten systematisch analysieren möchten, profitieren von Performance Management Software, die automatisierte Meeting-Reminders, zentrale Cloud-Speicherung für alle 1:1-Notizen, Action-Item-Tracking mit automatischen Erinnerungen, Template-Bibliotheken für verschiedene Meeting-Typen, Analytics zu Meeting-Frequenz und -Qualität und Integration mit Performance-Reviews für ganzheitliche Mitarbeiter-Sicht bietet.
Software-Lösungen verbinden 1:1-Meeting-Insights mit Goal-Setting, Performance-Reviews und Development-Plans – besonders wertvoll wenn One-on-One-Gespräche Teil eines strukturierten Talent-Management-Prozesses sind.
Häufig gestellte Fragen
Wie oft sollten One-on-One-Meetings stattfinden?
Wöchentlich für neue Mitarbeitende oder bei aktuellen Challenges, zweiwöchentlich für erfahrene, autonome Team-Mitglieder. Monatlich ist zu selten – Issues eskalieren und Mitarbeitende fühlen sich nicht unterstützt. Die Vorlage ist für beide Frequenzen optimiert.
Soll ich wirklich alle Diskussions-Bereiche jedes Mal abdecken?
Nein. Aktuelle Arbeit, Herausforderungen und Follow-up sollten jedes Meeting vorkommen. Karriere und Ziele können alle 4-6 Wochen intensiver besprochen werden. Nutzen Sie die Vorlage flexibel – sie ist ein Framework, kein Skript.
Was wenn Mitarbeitende sagen "Alles gut, nichts zu besprechen"?
Dann sind Ihre Meetings vermutlich zu oberflächlich. Nutzen Sie spezifische Fragen aus dem Fragen-Katalog: "An welchem Projekt würdest du als nächstes gerne arbeiten?" oder "Wie können wir deine tägliche Arbeit erleichtern?" sind konkreter als "Wie läuft's?".
Wann sollten wir Performance Management Software statt Excel erwägen?
Wenn Sie mehr als 10 Direktreports haben, wenn Sie 1:1-Insights systematisch in Performance-Reviews integrieren möchten, oder wenn Sie Analytics zu Meeting-Qualität über die Organisation benötigen, wird Performance Management Software effizienter. Excel funktioniert perfekt für kleinere Teams.
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1:1 Gespräche
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In der People Powered HR Community geht es darum, Wissen zu teilen und voneinander zu lernen. Effektive 1:1-Gespräche sind ein entscheidender Faktor, um Mitarbeitende zu fördern, Teams zu stärken und eine nachhaltige Unternehmenskultur zu schaffen. Keine verstreuten Notizen mehr, keine unorganisierten und uneinheitlichen Meetings.
Vorlage für Offboarding-Gespräch
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Austrittsgespräche sind eine wertvolle Möglichkeit, Einblicke in die Erfahrungen der Mitarbeitenden zu gewinnen und Potenziale zur Verbesserung in der Organisation zu identifizieren. Indem man die Gründe für den Weggang versteht, können Personaler Trends erkennen, die Unternehmenskultur stärken und Strategien zur Mitarbeiterbindung optimieren.