Auftragsverarbeitungsvereinbarung

0. Geltung

Sprad Software GmbH (im Folgenden „Sprad“ oder „Auftragnehmer“) erbringt ihre Leistungen ausschließlich auf der Grundlage der nachfolgenden Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV). Diese gelten für alle Rechtsbeziehungen zwischen Sprad und dem Kunden (im Folgenden „Auftraggeber“), selbst wenn nicht ausdrücklich auf sie Bezug genommen wird. Maßgeblich ist jeweils die zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses gültige Fassung. Änderungen der AVV werden dem Kunden bekannt gegeben und gelten als vereinbart, wenn der Kunde der geänderten AVV nicht schriftlich binnen 14 Tagen widerspricht.

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1. Allgemeines

(1) Der Auftragnehmer verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag des Auftraggebers i.S.d. Art. 4 Nr. 8 und Art. 28 der Verordnung (EU) 2016/679 – Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Dieser Vertrag regelt die Rechte und Pflichten der Parteien im Zusammenhang mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten.

(2) Sofern in diesem Vertrag der Begriff „Datenverarbeitung“ oder „Verarbeitung“ (von Daten) benutzt wird, wird die Definition der „Verarbeitung“ i.S.d. Art. 4 Nr. 2 DSGVO zugrunde gelegt.

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2. Gegenstand des Auftrags

(1) Der Auftragnehmer gewährt dem Auftraggeber die Nutzung der Sprad Software nach Maßgabe des Hauptvertrags und der AGB. Dabei erhält Sprad Zugriff auf personenbezogene Daten (nachfolgend auch nur „Daten“) und verarbeitet diese ausschließlich im Auftrag und nach Weisung des Auftraggebers. Umfang und Zweck der Datenverarbeitung durch Sprad als Auftragsverarbeiter ergeben sich aus dem Hauptvertrag. Dem Auftraggeber obliegt indes die Beurteilung der Zulässigkeit der Datenverarbeitung. Der Zweck der Datenverarbeitung umfasst insbesondere die folgenden Aufgaben:

• Betrieb des Sprad Mitarbeiterempfehlungsprogramms (Webplattform)
• Annahme und Verwaltung von Bewerbungen
• Bearbeitung von Stellenanzeigen und dem Prämiensystem
• Information von registrierten Nutzern über offene Stellen
• Wartung und Pflege der Webplattform entsprechend dem Hauptvertrag

(2) Der Auftragnehmer darf die Daten, im Rahmen des datenschutzrechtlich Zulässigen, für eigene Zwecke auf eigene Verantwortung verarbeiten und nutzen, wenn eine gesetzliche Erlaubnisvorschrift oder eine Einwilligungserklärung des Betroffenen dies gestattet. Auf solche Datenverarbeitungen findet dieser Vertrag keine Anwendung.

(3) Diese Bestimmungen finden bei allen Tätigkeiten Anwendung, die mit dem Hauptvertrag in Zusammenhang stehen und bei welchen der Auftragnehmer und seine Beschäftigten oder durch den Auftragnehmer Beauftragte mit personenbezogenen Daten in Berührung kommen, die vom Auftraggeber stammen oder für diesen erhoben wurden.

(4) Die Laufzeit dieses Vertrags richtet sich nach der Laufzeit des Hauptvertrages, sofern sich aus den nach-folgenden Bestimmungen nicht darüber hinausgehende Verpflichtungen oder Kündigungsrechte ergeben.

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3. Personenbezogene Daten

(1) Wenn der Auftraggeber den Auftragnehmer mit der Verarbeitung zusätzlicher personenbezogener Daten beauftragen möchte, die über die nachstehend genannten personenbezogenen Daten hinausgehen, muss er dies dem Auftragnehmer mitteilen. Der Auftragnehmer wird den Antrag prüfen und wenn möglich die Änderungen bestätigen. 

(2) Von der Auftragsverarbeitung sind folgende Kategorien von Personen betroffen:

• Mitarbeiter (Nutzer)
• Bewerber

(3) Von der Auftragsverarbeitung sind folgende Arten personenbezogener Daten betroffen:

• Personalstammdaten (z.B.: Vorname, Nachname, Beruf, Arbeitsstandort)
• Kommunikationsdaten (E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Slack, MS Teams)
• Bewerberdaten und Bewerbungsunterlagen
• Daten, die Nutzer in Nachrichten, Freitextfeldern oder als Inhalt von Dateien von sich aus übermitteln.

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4. Rechte und Pflichten des Auftraggebers

(1) Der Auftraggeber ist Verantwortlicher i.S.d. Art. 4 Nr. 7 DSGVO für die Verarbeitung von Daten im Auftrag durch den Auftragnehmer. Dem Auftragnehmer steht nach Ziff. 5 Abs. 5 das Recht zu, den Auftraggeber darauf hinzuweisen, wenn eine seiner Meinung nach rechtlich unzulässige Datenverarbeitung Gegenstand des Auftrags und/oder einer Weisung ist. 

(2) Der Auftraggeber ist als Verantwortlicher für die Wahrung der Betroffenenrechte verantwortlich. Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber unverzüglich darüber informieren, wenn Betroffene ihre Betroffenenrechte im Zusammenhang mit dieser Verarbeitung von Daten im Auftrag gegenüber dem Auftragnehmer geltend machen.

(3) Der Auftraggeber hat das Recht, jederzeit ergänzende Weisungen über Art, Umfang und Verfahren der Datenverarbeitung gegenüber dem Auftragnehmer zu erteilen. Weisungen müssen in Textform (z.B. E-Mail) erfolgen.

(4) Regelungen über eine etwaige Vergütung von Mehraufwänden, die durch ergänzende Weisungen des Auftraggebers beim Auftragnehmer entstehen, bleiben unberührt.

(5) Der Auftraggeber kann weisungsberechtigte Personen benennen. Die weisungsberechtigte Person des Kunden als Verantwortlichen ergeben sich aus den aktuellen Angaben im Kundenkonto des Auftraggebers auf der Plattform des Auftragnehmers. Für den Fall, dass sich die weisungsberechtigten Personen beim Auftraggeber ändern, wird der Auftraggeber dies dem Auftragnehmer in Textform mitteilen.

(6) Der Auftraggeber informiert den Auftragnehmer unverzüglich, wenn er Fehler oder Unregelmäßigkeiten im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Auftragnehmer feststellt.

(7) Für den Fall, dass eine Informationspflicht gegenüber Dritten nach Art. 33, 34 DSGVO oder einer sonstigen, für den Auftraggeber geltenden gesetzlichen Meldepflicht besteht, ist der Auftraggeber für deren Einhaltung verantwortlich.

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5. Allgemeine Pflichten des Auftragnehmers

(1) Der Auftragnehmer verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der getroffenen Vereinbarungen und/oder unter Einhaltung der ggf. vom Auftraggeber erteilten ergänzenden Weisungen. Ausgenommen hiervon sind gesetzliche Regelungen, die den Auftragnehmer ggf. zu einer anderweitigen Verarbeitung verpflichten. In einem solchen Fall teilt der Auftragnehmer dem Auftraggeber diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit, sofern das betreffende Recht eine solche Mitteilung nicht wegen eines wichtigen öffentlichen Interesses verbietet. Zweck, Art und Umfang der Datenverarbeitung richten sich ansonsten ausschließlich nach diesem Vertrag und/oder den Weisungen des Auftraggebers. Eine hiervon abweichende Verarbeitung von Daten ist dem Auftragnehmer untersagt, es sei denn, dass der Auftraggeber dieser schriftlich zugestimmt hat. 

(2) Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die Datenverarbeitung im Auftrag nur in Mitgliedsstaaten der Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) durchzuführen. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten in einem Drittland bedarf der vorherigen Zustimmung des Auftraggebers, die zumindest in Textform (z.B. E-Mail) erfolgen muss. Eine Zustimmung des Auftraggebers kommt nur dann in Betracht, wenn gewährleistet ist, dass die jeweils nach den Art. 44 – 49 DSGVO einzuhaltenden Rechtsvorschriften eingehalten werden, um ein angemessenes Schutzniveau für den Schutz der personenbezogenen Daten zu gewährleisten.

(3) Der Auftragnehmer sichert im Bereich der auftragsgemäßen Verarbeitung von personenbezogenen Daten die vertragsmäßige Abwicklung aller vereinbarten Maßnahmen zu. 

(4) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, sein Unternehmen und seine Betriebsabläufe so zu gestalten, dass die Daten, die er im Auftrag des Auftraggebers verarbeitet, im jeweils erforderlichen Maß gesichert und vor der unbefugten Kenntnisnahme Dritter geschützt sind. Der Auftragnehmer wird Änderungen in der Organisation der Datenverarbeitung im Auftrag, die für die Sicherheit der Daten erheblich sind, vorab mit dem Auftraggeber abstimmen. 

(5) Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber unverzüglich darüber informieren, wenn eine vom Auftraggeber erteilte Weisung nach seiner Auffassung gegen gesetzliche Regelungen verstößt. Der Auftragnehmer ist berechtigt, die Durchführung der betreffenden Weisung solange auszusetzen, bis diese durch den Auftraggeber bestätigt oder geändert wird. Sofern der Auftragnehmer darlegen kann, dass eine Verarbeitung nach Weisung des Auftraggebers zu einer Haftung des Auftragnehmers nach Art. 82 DSGVO führen kann, steht dem Auftragnehmer das Recht frei, die weitere Verarbeitung insoweit bis zu einer Klärung der Haftung zwischen den Parteien auszusetzen.

(6) Der Auftragnehmer wird die Daten, die er im Auftrag für den Auftraggeber verarbeitet, getrennt von anderen Daten verarbeiten. Eine physische Trennung ist nicht zwingend erforderlich.

(7) Für datenschutzrechtliche Fragen kann der Auftragnehmer über dpa@sprad.io kontaktiert werden.

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6. Meldepflichten des Auftragnehmers

(1) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, dem Auftraggeber jeden Verstoß gegen datenschutzrechtliche Vorschriften oder gegen die getroffenen vertraglichen Vereinbarungen und/oder die erteilten Weisungen des Auftraggebers, der im Zuge der Verarbeitung von Daten durch ihn oder andere mit der Verarbeitung beschäftigten Personen erfolgt ist, unverzüglich mitzuteilen. Gleiches gilt für jede Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, die der Auftragnehmer im Auftrag des Auftraggebers verarbeitet.

(2) Ferner wird der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich darüber informieren, wenn eine Aufsichtsbehörde nach Art. 58 DSGVO gegenüber dem Auftragnehmer tätig wird und dies auch eine Kontrolle der Verarbeitung, die der Auftragnehmer im Auftrag des Auftraggebers erbringt, betreffen kann.

(3) Dem Auftragnehmer ist bekannt, dass für den Auftraggeber eine Meldepflicht im Falle von Datenschutzverletzungen nach Art. 33, 34 DSGVO bestehen kann, die eine Meldung an die Aufsichtsbehörde binnen 72 Stunden nach Bekanntwerden vorsieht. Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber bei der Umsetzung der Meldepflichten unterstützen. Der Auftragnehmer wird dem Auftraggeber insbesondere jeden unbefugten Zugriff auf personenbezogene Daten, die im Auftrag des Auftraggebers verarbeitet werden, unverzüglich, spätestens aber binnen 48 Stunden ab Kenntnis des Zugriffs mitteilen. Die Meldung des Auftragnehmers an den Auftraggeber muss insbesondere folgende Informationen beinhalten:

– eine Beschreibung der Art der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, soweit möglich mit Angabe der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen Personen, der betroffenen Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen personenbezogenen Datensätze;

– eine Beschreibung der von dem Auftragnehmer ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten und gegebenenfalls Maßnahmen zur Abmilderung ihrer möglichen nachteiligen Auswirkungen.

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7. Mitwirkungspflichten des Auftragnehmers

(1) Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei seiner Pflicht zur Beantwortung von Anträgen auf Wahrnehmung von Betroffenenrechten nach Art. 12-23 DSGVO. Es gelten die Regelungen von Ziff. 13 dieses Vertrages.

(2) Der Auftragnehmer wirkt an der Erstellung der Verzeichnisse von Verarbeitungstätigkeiten durch den Auftraggeber mit. Er hat dem Auftraggeber die insoweit jeweils erforderlichen Angaben in geeigneter Weise mitzuteilen.

(3) Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung und der ihm zur Verfügung stehenden Informationen bei der Einhaltung der in Art. 32-36 DSGVO genannten Pflichten.

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8. „Home-Office“-Regelung

(1) Der Auftragnehmer darf seinen Beschäftigten, die mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten für den Auftraggeber beauftragt sind, die Verarbeitung von personenbezogenen Daten in Privatwohnungen („Home-Office“) erlauben.

(2)  Der Auftragnehmer hat sicherzustellen, dass die Einhaltung der vertraglich vereinbarten technischen und organisatorischen Maßnahmen auch im „Home-Office“ der Beschäftigten des Auftragnehmers gewährleistet ist. Abweichungen von einzelnen vertraglich vereinbarten technischen und organisatorischen Maßnahmen sind vorab mit dem Auftraggeber abzustimmen und von diesem in Textform zu genehmigen. 

(3) Der Auftragnehmer trägt insbesondere Sorge dafür, dass bei einer Verarbeitung von personenbezogenen Daten im „Home-Office“ die Speicherorte so konfiguriert werden, dass eine lokale Speicherung von Daten auf IT-Systemen, die im „Home-Office“ verwendet werden, ausgeschlossen ist. Sollte dies nicht möglich sein, hat der Auftragnehmer Sorge dafür zu tragen, dass die lokale Speicherung ausschließlich verschlüsselt erfolgt und andere im Haushalt befindliche Personen keinen Zugriff auf diese Daten erhalten.

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9. Kontrollrechte

(1) Der Auftraggeber hat das Recht, die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften zum Datenschutz und/oder die Einhaltung der zwischen den Parteien getroffenen vertraglichen Regelungen und/oder die Einhaltung der Weisungen des Auftraggebers durch den Auftragnehmer jederzeit im erforderlichen Umfang zu kontrollieren.

(2) Der Auftragnehmer ist dem Auftraggeber gegenüber zur Auskunftserteilung verpflichtet, soweit dies zur Durchführung der Kontrolle i.S.d. Absatzes 1 erforderlich ist.

(3) Der Auftraggeber kann eine Einsichtnahme in die vom Auftragnehmer für den Auftraggeber verarbeiteten Daten sowie in die verwendeten Datenverarbeitungssysteme und -programme verlangen.

(4) Der Auftraggeber kann nach vorheriger Anmeldung mit angemessener Frist die Kontrolle im Sinne des Absatzes 1 in der Betriebsstätte des Auftragnehmers zu den jeweils üblichen Geschäftszeiten vornehmen. Der Auftraggeber wird dabei Sorge dafür tragen, dass die Kontrollen nur im erforderlichen Umfang durchgeführt werden, um die Betriebsabläufe des Auftragnehmers durch die Kontrollen nicht unverhältnismäßig zu stören.

(5) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, im Falle von Maßnahmen der Aufsichtsbehörde gegenüber dem Auftraggeber i.S.d. Art. 58 DSGVO, insbesondere im Hinblick auf Auskunfts- und Kontrollpflichten die erforderlichen Auskünfte an den Auftraggeber zu erteilen und der jeweils zuständigen Aufsichtsbehörde eine Vor-Ort-Kontrolle zu ermöglichen. Der Auftraggeber ist über entsprechende geplante Maßnahmen vom Auftragnehmer zu informieren.

(6) Die Parteien sind sich darüber einig, dass die Kontrollmaßnahmen bei einer Verarbeitung von personenbezogenen Daten im „Home-Office“ zur Wahrung der Persönlichkeitsrechte von Beschäftigten des Auftragnehmers und etwaiger weiterer Personen im jeweiligen Haushalt primär durch eine Kontrolle der Sicherstellung der vom Auftragnehmer nach Ziff. 8 Abs. 2 und 3 zu treffenden Maßnahmen erfolgt.

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10. Unterauftragsverhältnisse

(1) Die vertraglich vereinbarten Leistungen des Hauptvertrages werden unter Einschaltung der auf https://sprad.io/de/subcontractors genannten Subunternehmer durchgeführt. Unterauftragnehmer, welche nur bei einer bestimmten Produktkonfiguration zum Einsatz kommen sind auf der entsprechenden Informationsseite gekennzeichnet.

(2) Der Auftragnehmer hat den Unterauftragnehmer sorgfältig auszuwählen und vor der Beauftragung zu prüfen, dass dieser die zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer getroffenen Vereinbarungen einhalten kann. Der Auftragnehmer hat insbesondere vorab und regelmäßig während der Vertragsdauer zu kontrollieren, dass der Unterauftragnehmer die nach Art. 32 DSGVO erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten getroffen hat.

(3) Der Auftragnehmer ist im Rahmen seiner vertraglichen Verpflichtungen zur Begründung von weiteren Unterauftragsverhältnissen mit Subunternehmern befugt. Der Auftragnehmer setzt den Auftraggeber darüber vorab in Textform in Kenntnis, womit der Auftraggeber die Möglichkeit erhält, gegen derartige Änderungen im Einzelfall Einspruch zu erheben. Ein Einspruch darf vom Auftraggeber nur aus wichtigem, dem Auftragnehmer nachzuweisenden Grund erhoben werden. Soweit der Auftraggeber nicht innerhalb von 14 Tagen nach Zugang der Benachrichtigung in Textform Einspruch erhebt, erlischt sein Einspruchsrecht bezüglich der entsprechenden Beauftragung. Erhebt der Auftraggeber Einspruch, ist der Auftragnehmer berechtigt, den Hauptvertrag sowie diese ergänzenden Bedingungen unbenommen der Kündigungsregelung mit einer Frist von zwei Wochen zum Monatsende außerordentlich zu kündigen. In diesem Fall wird dem Kunden eine auf die Vertragslaufzeit bezogene Vergütung pro rata temporis erstattet. Weitergehende Ansprüche des Kunden bestehen insoweit nicht.

(4) Der Auftragnehmer hat sicherzustellen, dass die in diesem Vertrag vereinbarten Regelungen und ggf. ergänzende Weisungen des Auftraggebers auch gegenüber dem Unterauftragnehmer gelten.

(5) Sofern eine Einbeziehung von Subunternehmern in einem Drittland erfolgen soll, hat der Auftragnehmer  sicherzustellen, dass die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür gemäß Art. 44 ff. DSGVO vorliegen. Soweit im Hinblick auf ein Drittland kein Beschluss nach Art. 45 Abs. 3 DSGVO vorliegt, erfolgt eine Daten-verarbeitung durch das Subunternehmen nur, sofern ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet ist. Ein angemessener Schutz der übermittelten Daten wird durch den Abschluss der (von der Europäischen Kommission vorgegebenen) Standardvertragsklauseln sowie entsprechenden organisatorischen und technischen Maßnahmen sichergestellt.

(6) Nicht als Unterauftragsverhältnisse i.S.d. Absätze 1 bis 6 sind Dienstleistungen anzusehen, die der Auftragnehmer bei Dritten als reine Nebenleistung in Anspruch nimmt, um die geschäftliche Tätigkeit auszuüben. Dazu gehören beispielsweise Reinigungsleistungen, Telekommunikationsleistungen ohne konkreten Bezug zu Leistungen, die der Auftragnehmer für den Auftraggeber erbringt, Post- und Kurierdienste, Transportleistungen, Bewachungsdienste. Der Auftragnehmer ist gleichwohl verpflichtet, auch bei Nebenleistungen, die von Dritten erbracht werden, Sorge dafür zu tragen, dass angemessene Vorkehrungen und technische und organisatorische Maßnahmen getroffen wurden, um den Schutz personenbezogener Daten zu gewährleisten. Die Wartung und Pflege von IT-System oder Applikationen stellt ein zustimmungspflichtiges Unterauftragsverhältnis und Auftragsverarbeitung i.S.d. Art. 28 DSGVO dar, wenn die Wartung und Prüfung solche IT-Systeme betreffen, die auch im Zusammenhang mit der Erbringung von Leistungen für den Auftraggeber genutzt werden und bei der Wartung auf personenbezogenen Daten zugegriffen werden kann, die im Auftrag des Auftraggebers verarbeitet werden.

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11. Vertraulichkeitsverpflichtung

(1) Der Auftragnehmer ist bei der Verarbeitung von Daten für den Auftraggeber zur Wahrung der Vertraulichkeit über Daten, die er im Zusammenhang mit dem Auftrag erhält bzw. zur Kenntnis erlangt, verpflichtet. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die gleichen Geheimnisschutzregeln zu beachten, wie sie dem Auftraggeber obliegen. Der Auftraggeber ist verpflichtet, dem Auftragnehmer etwaige besondere Geheimnisschutzregeln mitzuteilen.

(2) Der Auftragnehmer sichert zu, dass ihm die jeweils geltenden datenschutzrechtliche Vorschriften bekannt sind und er mit der Anwendung dieser vertraut ist. Der Auftragnehmer sichert ferner zu, dass er seine Beschäftigten mit den für sie maßgeblichen Bestimmungen des Datenschutzes vertraut macht und zur Vertraulichkeit verpflichtet hat. Der Auftragnehmer sichert ferner zu, dass er insbesondere die bei der Durchführung der Arbeiten tätigen Beschäftigten zur Vertraulichkeit verpflichtet hat und diese über die Weisungen des Auftraggebers informiert hat.

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12. Haftung

(1) Der Auftraggeber und Auftragnehmer haften gegenüber Betroffenen entsprechend der in Art. 82 DSGVO getroffenen Regelung.

(2) Im Innenverhältnis der Parteien gelten, soweit nicht ausdrücklich anderweitig vereinbart, die Haftungs-ausschlüsse und -begrenzungen gemäß dem Hauptvertrag. Soweit Dritte Ansprüche gegen den Auftragnehmer geltend machen, die ihre Ursache in einem schuldhaften Verstoß des Auftraggebers gegen diesen Vertrag oder gegen eine seiner Pflichten als datenschutzrechtlich Verantwortlicher haben, stellt der Verantwortliche den Auftragnehmer von diesen Ansprüchen auf erstes Anfordern frei.

(3) Der Auftraggeber verpflichtet sich überdies, den Auftragnehmer auch von allen etwaigen Geldbußen, die gegen den Auftragnehmer verhängt werden, in dem Umfang auf erstes Anfordern freizustellen, in dem der Auftraggeber Anteil an der Verantwortung für den durch die Geldbuße sanktionierten Verstoß trägt.

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13. Wahrung von Betroffenenrechten

(1) Der Auftraggeber ist für die Wahrung der Betroffenenrechte allein verantwortlich. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, den Auftraggeber bei seiner Pflicht, Anträge von Betroffenen nach Art. 12-23 DSGVO zu bearbeiten, zu unterstützen. Der Auftragnehmer hat dabei insbesondere Sorge dafür zu tragen, dass die insoweit erforderlichen Informationen unverzüglich an den Auftraggeber erteilt werden, damit dieser insbesondere seinen Pflichten aus Art. 12 Abs. 3 DSGVO nachkommen kann. 

(2) Soweit eine Mitwirkung des Auftragnehmers für die Wahrung von Betroffenenrechten, insbesondere auf Auskunft, Berichtigung, Sperrung oder Löschung, durch den Auftraggeber erforderlich ist, wird der Auftragnehmer die jeweils erforderlichen Maßnahmen nach Weisung des Auftraggebers treffen. Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber nach Möglichkeit mit geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen dabei unterstützen, seiner Pflicht zur Beantwortung von Anträgen auf Wahrnehmung von Betroffenenrechten nachzukommen.

(3) Regelungen über eine etwaige Vergütung von Mehraufwänden, die durch Mitwirkungsleistungen im Zusammenhang mit Geltendmachung von Betroffenenrechten gegenüber dem Auftraggeber beim Auftragnehmer entstehen, bleiben unberührt.

(4) Für den Fall, dass ein Betroffener seine Rechte nach den Art. 12-23 DSGVO beim Auftragnehmer geltend macht, obwohl dies offensichtlich eine Verarbeitung personenbezogener Daten betrifft, für die der Auftraggeber verantwortlich ist, ist der Auftragnehmer berechtigt, dem Betroffenen mitzuteilen, dass der Auftraggeber der Verantwortliche für die Datenverarbeitung ist. Der Auftragnehmer darf dem Betroffenen in diesem Zusammenhang die Kontaktdaten des Verantwortlichen mitteilen.

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14. Geheimhaltungspflichten

(1) Beide Parteien verpflichten sich, alle Informationen, die sie im Zusammenhang mit der Durchführung dieses Vertrages erhalten, zeitlich unbegrenzt vertraulich zu behandeln und nur zur Durchführung des Vertrages zu verwenden. Keine Partei ist berechtigt, diese Informationen ganz oder teilweise zu anderen als den soeben genannten Zwecken zu nutzen oder diese Information Dritten zugänglich zu machen.

(2) Die vorstehende Verpflichtung gilt nicht für Informationen, die eine der Parteien nachweisbar von Dritten erhalten hat, ohne zur Geheimhaltung verpflichtet zu sein, oder die öffentlich bekannt sind.

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15. Vergütung

Die Vergütung für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Rahmen dieser Vereinbarung ist, soweit nicht ausdrücklich anderweitig vereinbart, in der Vergütung für die im Rahmen des Hauptvertrages erbrachten Leistungen enthalten.

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16. Technische und organisatorische Maßnahmen zur Datensicherheit

(1) Der Auftragnehmer verpflichtet sich gegenüber dem Auftraggeber zur Einhaltung der technischen und organisatorischen Maßnahmen, die zur Einhaltung der anzuwendenden Datenschutzvorschriften erforderlich sind. Dies beinhaltet insbesondere die Vorgaben aus Art. 32 DSGVO.

(2) Die Parteien sind sich darüber einig, dass zur Anpassung an technische und rechtliche Gegebenheiten Änderungen der technischen und organisatorischen Maßnahmen erforderlich werden können. Wesentliche Änderungen, die die Integrität, Vertraulichkeit oder Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten beeinträchtigen können, wird der Auftragnehmer im Voraus mit dem Auftraggeber abstimmen. Maßnahmen, die lediglich geringfügige technische oder organisatorische Änderungen mit sich bringen und die Integrität, Vertraulichkeit und Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten nicht negativ beeinträchtigen, können vom Auftragnehmer ohne Abstimmung mit dem Auftraggeber umgesetzt werden. Der Auftraggeber kann jederzeit eine aktuelle Fassung der vom Auftragnehmer getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen anfordern.

(3) Der Auftragnehmer wird die von ihm getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen regelmäßig und auch anlassbezogen auf ihre Wirksamkeit kontrollieren. Für den Fall, dass es Optimierungs- und/oder Änderungsbedarf gibt, wird der Auftragnehmer den Auftraggeber informieren.

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17. Dauer des Auftrags / Kündigung

(1) Die Vereinbarung beginnt mit Unterzeichnung und wird auf unbestimmte Zeit geschlossen.

(2) Beide Parteien können den Hauptvertrag fristlos ganz oder teilweise kündigen, wenn der die jeweils andere Partei ihre Pflichten aus diesem Vertrag nicht nachkommt, Bestimmungen der DSGVO vorsätzlich oder grob fahrlässig verletzt oder der Auftragnehmer eine Weisung des Auftraggebers nicht ausführen kann oder will.

(3) Bei einfachen, also weder vorsätzlichen noch grob fahrlässigen, Verstößen setzt die eine Partei der jeweils anderen eine angemessene Frist, innerhalb welcher diese den Verstoß abstellen kann.

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18. Beendigung

(1) Nach Beendigung des Vertrages hat der Auftragnehmer sämtliche in seinen Besitz gelangten Unterlagen, Daten und erstellten Verarbeitungs- oder Nutzungsergebnisse, die im Zusammenhang mit dem Auftragsverhältnis stehen, nach Wahl des Auftraggebers an diesen zurückzugeben oder zu löschen. Etwaige gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder sonstige Pflichten zur Speicherung der Daten bleiben unberührt. Dokumentationen, die zum Nachweis der auftrags- und ordnungsgemäßen Verarbeitung der Daten dienen, dürfen auch nach dem Ende des Hauptvertrags zu Beweiszwecken aufbewahrt werden.

(2) Der Auftragnehmer darf personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit dem Auftrag verarbeitet worden sind, über die Beendigung des Vertrages hinaus speichern, wenn und soweit den Auftragnehmer eine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung trifft. In diesen Fällen dürfen die Daten nur für Zwecke der Umsetzung der jeweiligen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten verarbeitet werden. Nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht sind die Daten unverzüglich zu löschen.

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19. Datenschutzbehörde

Die zuständige Datenschutzbehörde ist gemäß dem Standort des Auftragnehmers die Österreichische Datenschutzbehörde (https://www.dsb.gv.at/).

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20. Schlussbestimmungen

(1) Sollte das Eigentum des Auftraggebers beim Auftragnehmer durch Maßnahmen Dritter (etwa durch Pfändung oder Beschlagnahme), durch ein Insolvenzverfahren oder durch sonstige Ereignisse gefährdet werden, so hat der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich zu informieren. Der Auftragnehmer wird die Gläubiger über die Tatsache, dass es sich um Daten handelt, die im Auftrag verarbeitet werden, unverzüglich informieren.

(2) Mündliche Nebenvereinbarungen sind nicht getroffen worden. Änderungen und Ergänzungen des der Auftragsverarbeitungsvereinbarung bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform. Dies gilt auch für die Aufhebung der Schriftform.

(3) Gerichtsstand für sämtliche Streitigkeiten aus dieser Vereinbarung ist der Standort des Auftragnehmers. 

(4) Es findet das Recht der Republik Österreich Anwendung.

(5) Sollte eine Bestimmung dieses Vertrages ganz oder teilweise nicht rechtswirksam sein, berührt das die Rechtsgültigkeit der übrigen Vertragsbestimmungen nicht. Die Vertragsparteien vereinbaren, eine dem Sinn und Zweck dieser unwirksamen Bestimmung möglichst nahekommende Ersatzbestimmung zu treffen.

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Technische und Organisatorische Maßnahmen

Die Sprad Software GmbH (Auftragnehmer) trifft nachfolgende technische und organisatorische Maßnahmen zur Datensicherheit i.S.d. Art. 32 DSGVO.

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1. Zutrittskontrolle

Der Zugang zum Bürogebäude ist durch eine Außentür mit Schloss gesichert. Der Zugang zu den Büroräumen ist zusätzlich mit einem Sicherheitsschloss inkl. digitalem Smart Lock gesichert. Die digitalen Zugangsberechtigungen / Schlüssel werden den Mitarbeitern zu Beginn des Arbeitsverhältnisses ausgestellt. Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses wird die digitale Zugangsberechtigung / Schlüssel entzogen. Jeder digitale Zutritt wird protokolliert. Dritte haben zu den Büro Räumlichkeiten keinen Zutritt.

Hinsichtlich der Zugriffskontrolle der Server des Auftragnehmers verfügt der Unterauftragsnehmer AWS über folgende Zertifizierungen:

·      ISO/IEC 27001

·      ISO/IEC 27017

·      ISO/IEC 27018

·      ISO/IEC 27701

·      ISO/IEC 22301

·      ISO/IEC 9001

·      CSA STAR CCM v.4.0

Das AWS-Rechenzentrum liegt in Frankfurt, in welchem die Daten ausschließlich gespeichert werden. Nähere Informationen über die Sicherheitsmaßnahmen des AWS-Rechenzentrum in Frankfurt, Deutschland finden Sie unter: https://aws.amazon.com/de/compliance/data-center/controls/

2. Zugangskontrolle

Die technischen Maßnahmen der Zugangskontrolle umfassen diverse Maßnahmen zur Absicherung der Zugangsgeräte der Mitarbeiter.

Um Zugang zu Datenverarbeitungssystemen zu bekommen, müssen sich Mitarbeiter mindestens mit Benutzererkennung und Passwort identifizieren. Die Benutzererkennung umfasst die Möglichkeit eines Fingerdrucksensor. Jeder Mitarbeiter hat ein eigenes Benutzerkonto mit individuellen Zugriffsrechten. Die Anzahl der Login-Versuche werden protokolliert und nach Überschreitung der maximalen Anzahl fehlerhafter Login-Versuche, wird das Benutzerkonto gesperrt. Eine Entsperrung ist nur durch eine Administration nach Authentifikation des Mitarbeiters, möglich. Nach der Entsperrung wird der Anwender aufgefordert ein neues Passwort zu vergeben.

Alle Endgeräte und Datenträger sind mit einer AES-XTS-Verschlüsselung oder einer vergleichbar sicheren Verschlüsselungstechnologie verschlüsselt. Dies betrifft alle physischen Datenträger, welche einen Datenzugriff erlauben.

Die Bildschirme werden automatisch nach einer festgelegten Zeit der Inaktivität gesperrt. Darüber hinaus verfügen alle Rechner der Mitarbeiter über einen Virenschutz.

Eine Richtlinie zum Ausscheiden von Mitarbeitern (Rechteentzug) sowie eine Passwortrichtlinie sind verabschiedet. Dies beinhaltet ein zentrales Passwortsystem, über welches alle Mitarbeiterpasswörter administriert werden können.

3. Zugriffskontrolle

Alle Zugriffsmöglichkeiten und Benutzerrollen sind in Berechtigungskonzepten festgehalten und analog geregelt. Alle Mitarbeiter sind auf das Datengeheimnis verpflichtet. Zertifikate werden zur Authentifizierung ausgegeben und Zugriffe werden in Logs protokolliert. Zusätzlich werden Protokolle eingesetzt, die eine Transportverschlüsselung beinhalten. Folgende Verschlüsselungsprotokolle/-algorithmen werden eingesetzt: AES-256, SSE-S3, bycrypt, SHA-256 und SSL-Verschlüsselung.

4. Weitergabekontrolle

Transportverschlüsselungen werden eingesetzt. Datensätze werden anhand von IDs, anstatt durch Klarnamen oder anderer persönlichen Daten, identifiziert. Der Grundsatz der Datenminimierung wird eingehalten. Ein standardisierter Prozess zum datenschutzkonformen Vernichten von Datenträgern wird eingehalten.

5. Verfügbarkeitskontrolle

Verfügbarkeit, rasche Wiederherstellbarkeit und einen Schutz gegen Verluste werden gewährleistet durch  eine unterbrechungsfreie Stromversorgung (USV), unterbrechungsfreie Netzwerkanbindung und täglichen Backups (werden nach spätestens 14 Tagen automatisch gelöscht). Alle Serverräume sind mit Feuer- und Rauchmeldeanlagen ausgestattet. Alle Serverräume werden unterbrechungsfrei klimatisiert.

Wie in der Zugangskontrolle erwähnt, sind alle Vorgänge bei AWS mit den bereits genannten ISO/IES-Zertifikaten akkreditiert. Die Zertifikate und Sicherheitsmaßnahmen des AWS-Rechenzentrums in Frankfurt, Deutschland können unter folgenden Adressen im Detail eingesehen werden:

https://aws.amazon.com/de/compliance/iso-certified/

https://aws.amazon.com/de/compliance/data-center/controls/

6. Datentrennungskontrolle

Entwicklungs-, Test- und Produktivumgebungen sind voneinander getrennt und Datenverarbeitungssysteme sind zweckgebunden voneinander getrennt. Es werden nur diejenigen personenbezogenen Daten erhoben, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind. Während des Entwicklungsprozesses der Software wird bereits sichergestellt, dass diese datenschutzfreundlich realisiert wird.

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