Rexx Systems

rexx systems: modulares HRMS für Recruiting, Personalverwaltung und Talent Management

rexx systems ist ein Hamburger Anbieter einer modularen HR-Software-Suite, die Bewerbermanagement, Personalverwaltung (Core HR) und Talent Management in einem System bündelt. Zielgruppe sind mittelständische Unternehmen und Konzerne, die von 100 bis 50.000 Mitarbeitenden skalieren und wahlweise Cloud oder On-Premise betreiben wollen. Quelle und Stand: rexx systems, Preise, https://www.rexx-systems.com/preise/, abgerufen am 10. September 2026.

Das Unternehmen wurde 2000 von Norbert Rautenberg in Hamburg gegründet, ist seit der Gründung eigenfinanziert und unabhängig und beschäftigt rund 200 festangestellte Mitarbeitende. Rexx Systems zählt nach eigenen Angaben mehr als 3.000 Kunden in über 30 Ländern. Quelle und Stand: rexx systems, AI Hiring, https://www.rexx-systems.com/ai-hiring; softselect.de, Firmenprofil rexx systems; abgerufen am 10. September 2026.

Was rexx systems im Alltag abdeckt

Die Rexx Suite trennt zwischen einer Grundausstattung, die laut Preisseite in jedem Vertrag enthalten ist, und einer Reihe optionaler Module, die einzeln zugebucht werden. Zur Grundausstattung zählen unter anderem Mitarbeiter- und Management-Self-Service, die digitale Personalakte, Organisationsmanagement inklusive Verwaltung von Tochtergesellschaften, Stellenplan, Dokumentenmanagement mit Scanmanager, Aufgabenmanagement, ein Social Company Network mit Chat, ein Data Warehouse für Statistiken und Berichte, frei konfigurierbare Auswertungen inklusive Excel-Export, flexibles Berechtigungsmanagement, Workflow-Software, digitale Signatur sowie Ticketing-, Telefon-Support und kostenlose Webinare.

Optional buchbar sind unter anderem das Bewerbermanagement (Recruiting) inklusive kostenlosem Multiposting zu ausgewählten Börsen wie finest-jobs.com und der Bundesagentur für Arbeit, eine WhatsApp-Bewerbungsfunktion, Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung, Benefits- und Entgelttabellen mit vorbereitender Lohn- und Gehaltsabrechnung, Schnittstellen zu DATEV und anderen Entgeltabrechnungssystemen, Reisekosten und Spesen, Skillmanagement mit 360-Grad-Feedback, Learning-Management und E-Learning, Mitarbeiterbefragungen, Mitarbeitergespräche mit Zielvereinbarung, Karriere- und Nachfolgeplanung, Ausbildungsmanagement, ein Empfehlungsmanagement für Mitarbeiterempfehlungen, eine Mediathek, Inventarmanagement und ein Whistleblowing-Modul. Die mobile App Rexx Go bündelt Employee-Self-Service-Funktionen für unterwegs, eine Multi-language-Engine deckt nach Angabe des Anbieters mehr als 30 Sprachen ab. Quelle und Stand für diesen Abschnitt: rexx systems, Preise, https://www.rexx-systems.com/preise/, abgerufen am 10. September 2026.

Im Recruiting-Modul ergänzt AI Hiring die klassische Bewerberverwaltung um automatisiertes CV-Parsing, eine Umwandlung von Qualifikationen in vergleichbare Skilltags und einen nachvollziehbaren KI-Score je Bewerbung, der Bewerbungen zunächst anonymisiert bewertet und die Vorauswahl beschleunigen soll, laut Anbieter mit „Human in the Loop“ statt vollautomatischer Entscheidung. Quelle und Stand: rexx systems, AI Hiring, https://www.rexx-systems.com/ai-hiring, abgerufen am 10. September 2026.

Quelle und Stand zur Funktionsübersicht: rexx systems, Preise, https://www.rexx-systems.com/preise/; rexx systems, AI Hiring, https://www.rexx-systems.com/ai-hiring; abgerufen am 10. September 2026.

Preise: Modell transparent, konkrete Rate nicht öffentlich

rexx systems nennt auf der eigenen Preisseite keine Euro-Listenpreise. Stattdessen beschreibt der Anbieter ein individuelles, modulares Kalkulationsmodell: Jedes Unternehmen zahlt nur die Module, die es tatsächlich nutzt, und erhält ein auf Größe und Funktionsumfang zugeschnittenes Angebot. Ein belastbarer Vergleich setzt deshalb ein schriftliches Angebot für dieselbe Konfiguration voraus, nicht eine geschätzte Monatsrate.

Konkret öffentlich gemacht sind die Einmalkosten für kleinere Unternehmen: Ein standardisiertes Einstiegspaket enthält laut Preisseite 32 Beratungsstunden und acht Schulungsstunden. Unternehmen mit komplexeren Strukturen werden stattdessen individuell durch Projektmanager begleitet, deren Aufwand ebenfalls nicht öffentlich beziffert wird.

Praktisch bedeutet das: Fragen Sie ein schriftliches Angebot an, das jedes Modul einzeln ausweist, mit Einmalkosten, laufenden Lizenzkosten, Vertragslaufzeit und Kosten für zusätzliche Jobbörsen über das kostenlose Kontingent hinaus. Nur so wird ein Angebot mit Anbietern vergleichbar, die einen sichtbaren Einstiegspreis nennen.

Datenschutz, Integration und Einführung

Für deutsche und europäische Unternehmen ist der Ort der Datenverarbeitung häufig ein Ausschlusskriterium. rexx systems betreibt seine Cloud nach eigener Aussage vollständig mit Servern in Deutschland und der Schweiz, ohne zwischengeschaltete außereuropäische Plattformen, und ist als einer von wenigen Anbietern durchgängig von der Entwicklung bis zum Betrieb nach ISO 27001:2022 zertifiziert. Alternativ lässt sich die Software on premise beim Kunden betreiben. Das ersetzt aber nicht die Prüfung des konkreten Auftragsverarbeitungsvertrags.

Für die technische Anbindung nennt rexx systems Schnittstellen zu gängigen externen Systemen, etwa zu DATEV für Gehaltsabrechnungen und eAU-Abrufe. Eine eigene Connectivity-Abteilung entwickelt laut Anbieter zudem individuelle Kunden-APIs für Sonderfälle, die über Standardschnittstellen hinausgehen – allerdings ohne öffentlich genannten Aufwand oder Preis dafür.

Nutzerberichte zeichnen ein gemischtes Bild. Auf OMR Reviews steht rexx systems bei 4,2 von 5 Sternen aus 99 Bewertungen, auf GetApp bei 3,9 von 5 Sternen aus 38 verifizierten Bewertungen. Positiv genannt wird die Funktionstiefe, kritisch die teils veraltete Bedienoberfläche und das ausschließlich ticketbasierte Support-Modell. Quelle und Stand: OMR Reviews, https://omr.com/de/reviews/product/rexx-systems; GetApp, https://www.getapp.com/hr-employee-management-software/a/rexx-systems-1/; abgerufen am 10. September 2026.

Fachbereich, Hiring Manager und Betriebsrat: Wer bei rexx systems im Bewerbungsprozess mitentscheidet

Bewerbermanagement-Software lebt davon, dass HR und Fachbereich zusammenarbeiten, ohne dass jede Seite Zugriff auf alles braucht. rexx systems wirbt hier ausdrücklich mit einer engeren Zusammenarbeit: „Mit dem Rexx Bewerbungsmanagement ist die Zusammenarbeit zwischen der Personalabteilung und den Fachentscheidern so einfach und transparent wie nie zuvor.“ Nach einem Vorstellungsgespräch hinterlegen Fachabteilungen ihre Einschätzung in strukturierten Scorecards, sodass laut Anbieter „alle Beteiligten transparent auf dieselbe Entscheidungsgrundlage zugreifen“ können, statt Eindrücke nur mündlich weiterzugeben. Quelle und Stand: rexx systems, Bewerbermanagement und Recruiting, https://www.rexx-systems.com/bewerbermanagement/ und https://www.rexx-systems.com/recruiting/, abgerufen am 10. September 2026.

Das Rechte-Fundament dafür ist das Rexx Workflow Management mit einem laut Anbieter „flexiblen Rollenmodell“: Anfragen und Freigabeschritte lassen sich an Rollen statt an feste Namen binden, etwa Vorgesetzte, Vor-Vorgesetzte, Leiter eines Organisationstyps, Personalsachbearbeitung der Abteilung, Datenschutzbeauftragte, Empfängergruppen, Positionen nach Jobfamilie oder eigene Berechtigungsgruppen. Workflows lassen sich zudem aus drei Richtungen anstoßen: zentral durch HR, per Self-Service durch Mitarbeitende oder durch Vorgesetzte selbst, mit beliebig vielen Schritten, die parallel oder seriell laufen, übersprungen oder zurückgegeben werden können. Ein „frei konfigurierbares Berechtigungsmanagement“ gehört laut Preisseite zur Grundausstattung jedes Vertrags. Quelle und Stand: rexx systems, Workflow-Software, https://www.rexx-systems.com/workflow-software/, sowie rexx systems, Preise, https://www.rexx-systems.com/preise/, abgerufen am 10. September 2026.

Im Recruiting-Modul reduziert AI Hiring nach Angabe des Anbieters „Rückfragen zwischen HR und Fachbereichen“, weil der KI-Score Stärken, Lücken und Begründungen offenlegt statt nur eine Zahl zu liefern. Die KI trifft dabei laut rexx keine Entscheidung: Score und Skilltags lassen sich manuell anpassen, „der Mensch“ bleibt „im Mittelpunkt“. Quelle und Stand: rexx systems, AI Hiring, https://www.rexx-systems.com/ai-hiring/, abgerufen am 10. September 2026.

Die Grenze liegt in der Konfiguration, nicht im Prinzip: Das Rollenmodell ist frei definierbar, verlangt aber genau deshalb Einrichtungsaufwand, statt eine fertige Hiring-Manager-Rolle out of the box mitzuliefern. Ob das Hinzufügen von Fachbereichs- oder Hiring-Manager-Zugängen zusätzliche Lizenzkosten auslöst, ist auf den geprüften Seiten nicht öffentlich beziffert, da rexx systems modular nach Funktionsumfang und nicht sichtbar nach Kopfzahl kalkuliert. Ein fertiges, dokumentiertes Betriebsrats-Freigabeverfahren wie bei reinen ATS-Anbietern ist auf den Produktseiten nicht beschrieben; wo Mitbestimmung zwingend ist, sollte das konkrete Vorgehen vor Vertragsabschluss mit rexx systems geklärt werden.

Die wichtigsten rexx-systems-Alternativen im Vergleich

Die passende Alternative hängt zuerst davon ab, ob eine vollständige HR-Suite ersetzt werden soll oder nur ein Teilbereich. Ein reines Bewerbermanagementsystem ist kein gleichwertiger Ersatz für ein System mit zusätzlicher Personalakte, Zeiterfassung und Talent Management; umgekehrt lohnt sich eine vollständige Suite nicht, wenn nur Recruiting das Problem ist.

Die Tabelle zeigt: Personio und Factorial sind die nächstliegenden Suite-Alternativen für eine DACH- bzw. europäische Zielgruppe, HR WORKS deckt einen ähnlichen Mittelstandsfokus mit Reisekosten ab, Sage HR ist der einzige Anbieter hier mit vollständig veröffentlichten Modulpreisen, und BambooHR passt, wenn internationale Prozesse mit sichtbaren US-Preisen wichtiger sind als DACH-Payroll.

Eigene Rechnung: Was das Einstiegspaket pro Kopf wirklich kostet

Da rexx systems keinen Grundpreis veröffentlicht, wäre eine erfundene Vergleichsrate unseriös. Was sich transparent rechnen lässt, sind die Einmalkosten des veröffentlichten Einstiegspakets: 32 Beratungsstunden plus acht Schulungsstunden, macht 40 Stunden Beratungsleistung. Setzt man dafür einen mittleren externen Beratungssatz von 150 Euro pro Stunde an – eine eigene Annahme, kein Herstellerpreis, orientiert am üblichen Spannenbereich für IT-Implementierungsberatung in Deutschland –, ergeben sich 6.000 Euro Einmalkosten für die Einführung. Diese Summe fällt unabhängig von der Unternehmensgröße im gleichen standardisierten Paket an, verteilt sich aber sehr unterschiedlich auf die Köpfe.

Die praktische Schlussfolgerung: Das Einstiegspaket ist für kleinere Unternehmen anteilig teurer, weil die 40 Stunden unabhängig von der Kopfzahl anfallen. Ab etwa 200 Mitarbeitenden relativiert sich dieser Fixkostenanteil, und die Entscheidung verschiebt sich auf die laufenden, individuell verhandelten Modulkosten, die hier bewusst nicht geschätzt werden, weil dafür keine öffentliche Grundlage existiert.

Entscheidungsmatrix: Welche Lage passt zu welchem Anbieter?

Grenzen von rexx systems, die vor der Entscheidung zählen

Erstens gibt es keinen veröffentlichten Grundpreis, keine Preisstaffel und keine öffentliche Mindestvertragslaufzeit. Zweitens wird die Bedienoberfläche in Nutzerbewertungen wiederholt als in die Jahre gekommen beschrieben. Drittens läuft Support laut Bestandsbewertungen ausschließlich über ein Ticket-System, was bei dringenden Problemen zu längeren Wartezeiten führen kann. Viertens ist das Kostenmodell durch separat erwerbbare Module komplex und ohne konkretes Angebot schwer zu budgetieren. Fünftens wird der Datenaustausch mit externen Systemen laut Nutzerkritik teils als zu wenig automatisiert beschrieben.

Diese Grenzen sprechen nicht grundsätzlich gegen rexx systems, sie entscheiden nur, ob die Plattform zum Projekt passt. rexx systems ist plausibel für Unternehmen, die eine vollständige, modulare HR-Suite mit Wahlfreiheit zwischen Cloud und On-Premise suchen. Ein Anbieter mit sichtbarem Einstiegspreis kann die bessere Wahl sein, wenn Budget ohne längeren Beschaffungsprozess freigegeben werden muss.

FAQ zu rexx systems

Was kostet rexx systems?

rexx systems veröffentlicht keinen Euro-Listenpreis. Das Unternehmen kalkuliert individuell nach Unternehmensgröße und gebuchten Modulen; ein standardisiertes Einstiegspaket für kleinere Unternehmen enthält 32 Beratungs- und acht Schulungsstunden. Stand: https://www.rexx-systems.com/preise/, abgerufen am 10. September 2026.

Ist rexx systems Cloud oder On-Premise?

Beides ist möglich. Der Standardbetrieb erfolgt in der rexx-eigenen Cloud mit Servern in Deutschland und der Schweiz; auf Wunsch läuft die Software auch on premise beim Kunden. Stand: https://www.rexx-systems.com/preise/, abgerufen am 10. September 2026.

Ist Recruiting bei rexx systems im Grundpreis enthalten?

Nein, Bewerbermanagement ist ein optionales Modul mit kostenlosem Multiposting zu ausgewählten Börsen wie finest-jobs.com und der Bundesagentur für Arbeit. Das AI-Hiring-Feature für CV-Parsing und KI-Scoring gehört zu diesem Modul. Stand: https://www.rexx-systems.com/ai-hiring, abgerufen am 10. September 2026.

Ist rexx systems DSGVO-konform und zertifiziert?

rexx systems ist vollständig nach ISO 27001:2022 zertifiziert, von der Entwicklung bis zum Betrieb, und betreibt die Cloud mit Servern in Deutschland und der Schweiz. Eine eigene Prüfung des Auftragsverarbeitungsvertrags bleibt trotzdem erforderlich. Stand: https://www.rexx-systems.com/preise/, abgerufen am 10. September 2026.

Für welche Unternehmensgröße eignet sich rexx systems?

Der Anbieter nennt eine Skalierbarkeit von 100 bis 50.000 Mitarbeitenden in mehr als 30 Ländern. Für Teams unter 100 Mitarbeitenden lohnt eine genaue Prüfung des Einstiegspakets, weil die Einmalkosten pro Kopf dann stärker ins Gewicht fallen. Stand: https://www.rexx-systems.com/preise/, abgerufen am 10. September 2026.

Was sind die wichtigsten rexx-systems-Alternativen?

Für eine ähnliche modulare DACH-HR-Suite sind Personio und Factorial die nächstliegenden Alternativen, für Reisekosten- und Zeitwirtschaftsfokus HR WORKS, für vollständig veröffentlichte Modulpreise Sage HR und für internationale Prozesse mit US-Preisen BambooHR. Stand: siehe Alternativen-Tabelle, abgerufen am 10. September 2026.

Wie schneidet rexx systems in Nutzerbewertungen ab?

Auf OMR Reviews steht rexx systems bei 4,2 von 5 Sternen aus 99 Bewertungen, auf GetApp bei 3,9 von 5 Sternen aus 38 verifizierten Bewertungen. Positiv genannt werden Funktionstiefe und Modularität, kritisch die Oberfläche und das ticketbasierte Support-Modell. Stand: https://omr.com/de/reviews/product/rexx-systems und https://www.getapp.com/hr-employee-management-software/a/rexx-systems-1/, abgerufen am 10. September 2026.