Mitarbeiter werben Mitarbeiter E-Mail Vorlagen: 25 Muster

Hier finden Sie 25 Vorlagen für Mitarbeiterempfehlungen zum Kopieren: 4 Start- und Erinnerungsnachrichten, 4 Anfragen zu einzelnen Stellen, 6 Chat-Nachrichten (Slack, Teams, WhatsApp, SMS), 7 Nachrichten an Empfehlende und Empfohlene sowie 4 rechtliche Textbausteine für Deutschland, Österreich und die Schweiz. Ersetzen Sie die eckigen Klammern, wählen Sie Sie oder Du passend zu Ihrer Unternehmenskultur und lassen Sie die rechtlichen Bausteine vor dem ersten Versand von Datenschutz, Lohnbuchhaltung und Betriebsrat prüfen (Stand November 2026). Die Seite richtet sich an HR-Teams, die ein Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Programm starten oder neu beleben.

Zwei Dinge entscheiden, ob Beschäftigte antworten: eine Anfrage zu einer konkreten Stelle mit den Angaben, die man braucht, um einen Kontakt einzuschätzen, und ein klarer Umgang mit Daten und Prämie, bevor jemand einen Namen weitergibt. Die Vorlagen sind auf beides gebaut.

Welche Vorlage wann

Start und Erinnerungen (Vorlagen 1 bis 4)

Ein Start braucht zwei Nachrichten: eine kurze von oben, die das Warum sagt, und eine praktische von HR, die das Wie erklärt. Trennen Sie beide, damit die erste lesbar bleibt.

1. Start-Mail der Geschäftsführung

Betreff: Ihre Empfehlungen helfen uns weiter

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

viele unserer besten Kolleginnen und Kollegen sind zu uns gekommen, weil jemand aus dem Team sie empfohlen hat. Sie kennen Menschen, die zu unserer Arbeit und zu unserer Kultur passen. Ab heute können Sie sie für jede offene Stelle empfehlen.

Wenn wir die von Ihnen empfohlene Person einstellen, erhalten Sie eine Prämie von [Betrag]. Mir ist wichtiger, dass Sie mithelfen, das Team aufzubauen, in dem Sie gern arbeiten.

HR schickt Ihnen die Einzelheiten noch diese Woche. Danke für Ihre Beteiligung.

Freundliche Grüße
[Name Geschäftsführung]

2. HR-Mail mit den Regeln

Betreff: So funktioniert unser Empfehlungsprogramm

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

wie [Name Geschäftsführung] angekündigt hat, ist unser Empfehlungsprogramm gestartet. So läuft es:

• Empfehlen Sie jemanden für jede offene Stelle: [Portal oder E-Mail-Adresse]
• Prämie: [Betrag] brutto, nachdem die neue Kollegin oder der neue Kollege die Probezeit von [Monate] Monaten bestanden hat
• Die Prämie ist steuerpflichtiger Arbeitslohn und wird mit Ihrer regulären Abrechnung ausgezahlt
• Sie nennen einen Namen nur, wenn die Person mit der Empfehlung einverstanden ist

Offene Stellen: [Link zur Karriereseite]. Fragen: [Ansprechperson HR]. Hinweise zu Datenschutz und Betriebsrat stehen am Ende dieser Mail.

[Abmeldezeile, siehe Vorlage 25]

Freundliche Grüße
[Leitung HR]

3. Intranet- oder Aushangtext (mit QR-Code)

Kennen Sie jemanden, der zu uns passt?
Empfehlen Sie ihn oder sie für [Stelle] in [Standort]. Code scannen oder an [Adresse] schreiben. Bei Einstellung erhalten Sie [Betrag] nach der Probezeit. Ihre Kontaktperson wird nur angesprochen, wenn sie zustimmt.

4. Erinnerung mit offenen Stellen (wöchentlich oder alle zwei Wochen)

Betreff: [Anzahl] offene Stellen: Kennen Sie jemanden?

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

aktuell suchen wir:

• [Stelle 1], [Team], [Standort]
• [Stelle 2], [Team], [Standort]
• [Stelle 3], [Team], [Standort]

Eine Empfehlung dauert zwei Minuten: [Empfehlungslink]. Vielen Dank.

[HR-Team]
[Abmeldezeile]

Wie oft ist zu oft? Dazu haben wir keinen gemessenen Richtwert. Beginnen Sie mit einer allgemeinen Erinnerung alle zwei Wochen, solange Stellen offen sind, schicken Sie Anfragen zu einzelnen Stellen nur an die Personen, die die Stelle beurteilen können, und lassen Sie sich mit einem Klick abmelden (Vorlage 25).

Anfragen zu einzelnen Stellen (Vorlagen 5 bis 8)

Eine allgemeine Erinnerung bittet alle, an irgendwen zu denken. Eine Stellenanfrage sagt den richtigen Personen, worauf sie achten sollen, damit sie einen Kontakt prüfen können, bevor sie einen Namen nennen. Nehmen Sie in jede dieser Vorlagen auf, was Kolleginnen und Kollegen zur Vorprüfung brauchen: Aufgaben, Muss-Kriterien, Standort oder Remote-Regel, Gehaltsband (wenn Sie es nennen dürfen) und die Prämie.

5. Stelle in der Entwicklung

Betreff: Senior Backend-Entwicklung gesucht: Kennen Sie jemanden?

Hallo zusammen,

unser Entwicklungsteam sucht eine Senior-Backend-Entwicklerin oder einen Senior-Backend-Entwickler.

• Stack: [Sprache, Framework, Datenbank]
• Team: [Größe], [Arbeitsweise], [Remote-Regel]
• Gehaltsband: [von bis] pro Jahr

Vollständige Stellenbeschreibung: [Link]. Wenn Sie jemanden kennen, empfehlen Sie ihn oder sie hier: [Link]. Prämie: [Betrag] nach der Probezeit.

[Leitung Entwicklung]

6. Stelle im Vertrieb

Betreff: Sales Development Representative gesucht

Liebe Kolleginnen und Kollegen im Vertrieb,

wir bauen das SDR-Team aus. Das sollten Sie wissen, bevor Sie an jemanden denken:

• Schwerpunkt: [Markt und Kundentyp]
• Vergütung: [Fixum] plus [variabler Anteil]
• Werkzeuge: [CRM, Vertriebsplattform]
• Weg: [nächste Rolle und üblicher Zeitraum]

Empfehlen Sie hier: [Link]. Prämie: [Betrag] nach der Probezeit.

[Vertriebsleitung]

7. Stelle in den Finanzen

Betreff: Buchhaltung gesucht: [System] und [Rechnungslegung]

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

unser Finanzteam braucht Verstärkung: [Aufgaben, etwa Debitoren, Monats- und Jahresabschluss] mit [Systeme]. Gehaltsband [von bis], [Arbeitszeitmodell].

Kennen Sie eine qualifizierte Buchhalterin oder einen Buchhalter? Empfehlen Sie hier: [Link]. Prämie: [Betrag] nach der Probezeit.

[Leitung Finanzen]

8. Lager oder Schichtarbeit

Betreff: [Anzahl] Kolleginnen und Kollegen für [Standort] gesucht

Hallo Team,

wir suchen [Stelle] im [Schichtmodell] ab [Starttermin], Lohn [Betrag] pro Stunde. Benötigter Schein: [keiner oder Art].

Kennen Sie jemanden? Schicken Sie uns Name und Nummer nur dann, wenn die Person einverstanden ist: [Link]. Prämie: [Betrag] nach [Zeitraum].

[Standortleitung]

Wer keinen Schreibtisch hat, liest selten Mails. Schicken Sie Vorlage 8 deshalb zusätzlich als Chat-Nachricht (Vorlagen 12 bis 14). Warum Programme dort scheitern: Mitarbeiterempfehlungen für Non-Desk Worker.

Slack, Teams, WhatsApp und SMS (Vorlagen 9 bis 14)

Chat-Nachrichten müssen kurz bleiben: die Stelle, die Prämie, ein Link. Nutzen Sie je Zielgruppe einen Kanal statt aller Kanäle auf einmal.

9. Slack-Kanal

Wir suchen: [Stelle], [Standort]. Kennst du jemanden? Empfehlungsprämie [Betrag] nach der Probezeit. Details und Empfehlung: [Link]

10. Slack-Direktnachricht der Führungskraft

Hallo [Name], unser Team sucht [Stelle]. Du kennst [Community oder Fachgebiet] gut. Fällt dir jemand ein? Details: [Link]. Natürlich nur, wenn die Person einverstanden ist.

11. Microsoft-Teams-Beitrag

Neue Stelle: [Titel]
[Eine Zeile zu den Aufgaben] | [Gehaltsband] | [Standort oder Remote]
Jemanden empfehlen: [Link]. Prämie: [Betrag].

12. WhatsApp mit Sie

Guten Tag, wir suchen [Stelle] am Standort [Ort]. Kennen Sie jemanden? Alle Infos: [Kurzlink]. Bei Fragen wenden Sie sich an [Ansprechperson HR]. Um keine Nachrichten mehr zu erhalten, antworten Sie mit STOPP.

13. WhatsApp mit Du

Hi zusammen! Wir brauchen Verstärkung: [Stelle] am Standort [Ort]. Kennst du jemanden? Schau hier: [Kurzlink]. Prämie [Betrag]. Antworte mit STOPP, wenn du keine Nachrichten mehr willst.

14. SMS

[Firma]: offene Stellen am Standort [Ort]. Empfehlen Sie jemanden und erhalten Sie eine Prämie. Info: [Kurzlink]. Antwort STOPP beendet den Dienst.

Berufliche Nachrichten auf privaten Geräten setzen die freiwillige, dokumentierte Einwilligung der Beschäftigten voraus, und die Nutzung privater Nummern sollten Sie vorab mit Datenschutzbeauftragten und Betriebsrat klären. Einzelheiten: Bewerbung per WhatsApp und DSGVO.

Für Empfehlende und Empfohlene (Vorlagen 15 bis 21)

Die meisten Programme verlieren Menschen nach der Empfehlung, nicht davor. Ein schneller Dank und ehrliche Zwischenstände kosten nichts und halten die empfehlende Person bereit, wieder jemanden zu nennen.

15. Kollegin oder Kollege an Bekannte (die Mail, die Beschäftigte selbst schicken)

Betreff: Eine Stelle bei [Firma], die zu dir passen könnte

Hallo [Name],

wir suchen bei [Firma] [Stelle]. Ich habe an dich gedacht, weil [ein konkreter Grund, etwa deine Erfahrung mit X]. Hier ist die Stellenbeschreibung: [Link].

Wenn es dich interessiert, gebe ich deine Daten an unser HR-Team weiter. Es meldet sich nur mit deiner Zustimmung bei dir, und du entscheidest, ob du dich bewirbst. Kein Druck.

[Name]

16. Dank an die empfehlende Person (innerhalb eines Arbeitstags)

Betreff: Danke für Ihre Empfehlung

Hallo [Name], danke, dass Sie [Vorname oder Stelle der Person] für [Stelle] empfohlen haben. Ihre Empfehlung ist bei uns eingegangen, wir melden uns bei der Person. Sie hören von uns bei jedem Schritt: nach dem ersten Gespräch, nach der Entscheidung und wenn die Prämie ausgezahlt wird.

[Ansprechperson HR]

17. Zwischenstand an die empfehlende Person

Betreff: Stand Ihrer Empfehlung für [Stelle]

Hallo [Name], Ihre Empfehlung ist in der Phase [Gespräch vereinbart, zweite Runde, Entscheidung offen]. Einzelheiten zur Person dürfen wir nicht nennen, Sie sollen aber wissen, wo es steht. Nächste Nachricht bis [Datum].

[Ansprechperson HR]

18. Prämie wird ausgezahlt

Betreff: Ihre Empfehlungsprämie ist unterwegs

Hallo [Name], [Vorname] hat die Probezeit bestanden. Ihre Prämie von [Betrag brutto] wird mit der Abrechnung für [Monat] ausgezahlt. Als steuerpflichtige Zahlung erscheint sie mit den üblichen Abzügen auf Ihrer Abrechnung. Danke, dass Sie uns eine gute Kollegin oder einen guten Kollegen vermittelt haben.

[Ansprechperson HR oder Lohnbuchhaltung]

19. Erfolgsgeschichte des Monats

Betreff: Neu im Team, dank [Vorname der empfehlenden Person]

Liebe Kolleginnen und Kollegen, seit [Monat] verstärkt [Vorname der neuen Person] das Team [Team] als [Rolle]. [Empfehlende Person] hat sie oder ihn empfohlen, weil [kurzer Grund, nur mit Zustimmung beider]. Danke dafür. Diese Stellen sind aktuell offen: [Link].

20. Neustart nach einer ruhigen Phase

Betreff: Empfehlungen: Das haben wir geändert, das ist offen

Liebe Kolleginnen und Kollegen, in den letzten [Monate] Monaten haben wir [Anzahl] Empfehlungen erhalten. Danke dafür. Sie haben uns zurückgemeldet: [eine echte Rückmeldung, etwa dass der Ablauf unklar war]. Wir haben [was] geändert. Diese Stellen sind jetzt am wichtigsten: [Liste]. Empfehlen Sie hier: [Link].

21. Erste Mail an die empfohlene Person (von HR oder Recruiting)

Betreff: [Vorname Beschäftigte] hat Sie für eine Stelle bei [Firma] empfohlen

Guten Tag [Name],

[Vorname Beschäftigte] meinte, dass die Stelle [Titel] bei [Firma] für Sie interessant sein könnte, und hat uns Ihre Kontaktdaten genannt. Wenn Sie sprechen möchten, antworten Sie einfach auf diese Mail. Wenn nicht, sagen Sie uns Bescheid, dann löschen wir Ihre Daten.

Informationen dazu, wie wir Ihre Daten verarbeiten, einschließlich der Herkunft Ihrer Daten (Ihre Bekanntschaft, [Beschäftigte]), Ihrer Rechte und unserer Datenschutzkontakte: [Link].

[Name Recruiting]

Rechtliche Textbausteine (Vorlagen 22 bis 25)

Diese Bausteine sind Formulierungshilfen und keine Rechtsberatung. Die Regeln unterscheiden sich zwischen Deutschland, Österreich und der Schweiz und von Unternehmen zu Unternehmen, lassen Sie sie deshalb vor dem Einsatz prüfen.

22. Datenschutzhinweis für die empfehlende Person

Datenschutz: Geben Sie Kontaktdaten anderer Personen nur weiter, wenn diese mit der Empfehlung einverstanden sind. Wir nutzen die Daten ausschließlich, um eine mögliche Bewerbung zu prüfen, und löschen sie [Frist, mit Ihrer Datenschutzbeauftragten oder Ihrem Datenschutzbeauftragten festgelegt] nach Ende des Verfahrens, wenn es nicht zu einer Einstellung kommt. Ihre eigenen Daten als empfehlende Person speichern wir, damit wir Ihnen die Prämie zuordnen können. Auskunft oder Löschung können Sie jederzeit verlangen: [Kontakt].

Warum die zusätzliche Mail an die empfohlene Person (Vorlage 21)? Wer personenbezogene Daten nicht bei der betroffenen Person selbst erhebt, muss sie nach der DSGVO informieren, grundsätzlich spätestens innerhalb eines Monats (Artikel 14 der Verordnung (EU) 2016/679).

23. Steuerhinweis zur Prämie

Steuer: In Deutschland zählt die Empfehlungsprämie zum steuerpflichtigen Arbeitslohn und wird mit Ihrer regulären Abrechnung ausgezahlt, in der Regel mit den üblichen Abzügen. Fragen: [Ansprechperson Lohnbuchhaltung].

Grundlage für Deutschland ist § 19 Einkommensteuergesetz (EStG) zu Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit; in Österreich und der Schweiz gelten eigene Regeln, fragen Sie dort Ihre Lohnabrechnung. Zur Höhe: KOFA, das Kompetenzzentrum Fachkräftesicherung, nennt 1.000 Euro als übliche Prämie und 2.000 Euro für besonders schwer zu besetzende Stellen (KOFA-Handlungsempfehlung Mitarbeiter werben Mitarbeiter). Mehr zu Auszahlungsregeln: Vorlagen für DE, AT und CH: Auszahlungsregeln und Steuergrundlagen.

24. Hinweis zum Betriebsrat

Dieses Programm wurde gemeinsam mit dem Betriebsrat gestaltet. Wenn Sie Bedenken haben, können Sie sich auch direkt an den Betriebsrat wenden: [Kontakt].

Verwenden Sie den Baustein nur, wenn er stimmt. Ob ein Empfehlungsprogramm den Betriebsrat braucht, hängt von der Ausgestaltung ab: § 87 Abs. 1 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) kann greifen, etwa bei Regeln zum Verhalten im Betrieb (Nr. 1), bei technischen Einrichtungen, die Verhalten oder Leistung überwachen können (Nr. 6), und bei Fragen der Lohngestaltung (Nr. 10). Sprechen Sie vor dem Start mit dem Betriebsrat, nicht danach.

25. Abmeldezeile

Keine Empfehlungs-Mails mehr? Antworten Sie mit „Abmelden“ oder klicken Sie hier: [Link]. Empfehlen können Sie weiterhin jederzeit.

Was Sie nach dem ersten Monat messen

Für den Anfang brauchen Sie kein Dashboard. Zählen Sie je Kanal und Stelle: eingegangene Empfehlungen, wie viele zum Gespräch kommen, wie viele eingestellt werden und wie lange eine empfohlene Person auf eine Antwort wartet. Versehen Sie jeden verschickten Link mit einer Kennzeichnung (zum Beispiel utm_source=referral&utm_medium=email), damit Sie sehen, welche Nachricht eine Empfehlung ausgelöst hat. Eine längere Liste an Kennzahlen steht in 12 KPIs für Mitarbeiterempfehlungen, den Gesamtaufbau beschreibt der Leitfaden zum Mitarbeiterempfehlungsprogramm.

Wenn Vorlagen nicht mehr reichen

Vorlagen funktionieren, solange jemand sie verschickt, die Antworten verfolgt und die Prämie pünktlich auszahlt. Ab einigen hundert Beschäftigten oder mit Schichtbelegschaft wird das zur Handarbeit. Wir entwickeln bei Sprad eine Mitarbeiterempfehlungs-Software, sind hier also nicht neutral: Sie verschickt Anfragen per E-Mail, Teams, WhatsApp, SMS und Slack, und der Plan für Unternehmen bis 300 Beschäftigte beginnt bei 299 Euro im Monat (Stand November 2026, netto, siehe unsere Preisseite). Unsere Grenzen: Die Prämie legt das Unternehmen selbst fest und zahlt sie selbst aus, Sprad wickelt keine Auszahlungen ab, und die rechtlichen Bausteine oben bleiben Ihre Verantwortung. Das ganze Programm lässt sich auch ohne Software mit den Vorlagen dieser Seite betreiben.

Häufige Fragen

Was gehört in eine E-Mail zur Mitarbeiterempfehlung?

Die Stelle und ihre Einordnung, die Angaben, mit denen Kolleginnen und Kollegen einen Kontakt einschätzen können, die Prämie und der Zeitpunkt der Auszahlung, der Weg zur Empfehlung (Link oder Adresse), der Umgang mit den Daten und eine Möglichkeit zur Abmeldung. Beschränken Sie sich auf das, was auf einen Bildschirm passt.

Wie bitte ich Beschäftigte um Empfehlungen, ohne aufdringlich zu wirken?

Fragen Sie nach einer konkreten Stelle statt nach „irgendwem“, sagen Sie, dass niemand einen Namen nennen muss, und bedanken Sie sich für jede Empfehlung innerhalb eines Arbeitstags, egal ob die Person eingestellt wird. Die Vorlagen 15 und 16 tun genau das.

Wie oft sollte ich an Empfehlungen erinnern?

Dazu haben wir keinen gemessenen Richtwert. Ein vernünftiger Anfang: eine allgemeine Erinnerung alle zwei Wochen, solange Stellen offen sind, Anfragen zu einzelnen Stellen nur an Personen, die die Stelle beurteilen können, und eine Abmeldung mit einem Klick. Senken Sie die Frequenz, wenn die Rückläufe nachlassen.

Wie hoch sollte die Empfehlungsprämie in Deutschland sein?

KOFA nennt 1.000 Euro als übliche Prämie und 2.000 Euro für besonders schwer zu besetzende Stellen (Handlungsempfehlung, siehe oben). Die passende Höhe hängt von Stelle, Gehaltsniveau und Staffelung ab, zum Beispiel die Hälfte nach dem Start und die andere Hälfte nach der Probezeit.

Ist eine Empfehlungsprämie steuerpflichtig?

In Deutschland ja: Der Arbeitgeber zahlt sie für das Arbeitsverhältnis, sie gilt als steuerpflichtiger Arbeitslohn nach § 19 EStG, in der Regel mit den üblichen Abzügen. In Österreich und der Schweiz gelten andere Regeln, fragen Sie dort Lohnabrechnung oder Steuerberatung.

Brauche ich für ein Empfehlungsprogramm den Betriebsrat?

Das hängt von der Ausgestaltung ab. § 87 Abs. 1 BetrVG kann bei Verhaltensregeln, bei technischen Einrichtungen zur Überwachung von Verhalten oder Leistung und bei der Lohngestaltung greifen. Klären Sie das vor dem Start mit dem Betriebsrat und der Rechtsberatung.

Darf ich WhatsApp oder SMS für Empfehlungsanfragen nutzen?

Nur für Beschäftigte, die freiwillig eingewilligt haben, mit Datenschutzbeauftragten und, wo vorhanden, Betriebsrat abgestimmter Nutzung privater Nummern. Bauen Sie immer eine einfache Möglichkeit ein, die Nachrichten zu beenden.

Was sage ich der empfohlenen Person?

Dass eine Kollegin oder ein Kollege ihre Daten weitergegeben hat, wer sie verarbeitet und warum, woher die Daten stammen, welche Rechte sie hat und dass sie ablehnen kann. Vorlage 21 deckt das ab; die DSGVO verlangt die Information grundsätzlich innerhalb eines Monats (Artikel 14).