Free Competency Framework Template | Role-Based Examples & Proficiency Levels
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Wussten Sie, dass 61% der Mitarbeitenden in Deutschland und Österreich Leistungsbeurteilungen als unfair empfinden, vor allem weil sie nicht wissen, wie Bewertungen zustande kommen? Dieses Gefühl verstärkt sich oft, wenn Performance-Management-Software ohne klare Regeln, Transparenz oder saubere Einbindung des Betriebsrats eingeführt wird. Genau hier hilft eine strukturierte performance management software works council checklist.
Wenn Sie Performance-Management-Software im DACH-Raum ausrollen und die Mitbestimmung nicht strukturiert beachten, riskieren Sie Verzögerungen, Misstrauen und im schlimmsten Fall die Abschaltung des Systems. Dieser Artikel bietet Ihnen eine praktische, Schritt-für-Schritt performance management software works council checklist, mit der Sie jedes Tool an die Mitbestimmungsanforderungen in Deutschland und Österreich anpassen können.
Sie finden hier:
- Warum Betriebsräte von Tag 1 an eingebunden werden müssen
- Welche Themen kritische Fragen auslösen, von Datenerhebung bis zu KI-Funktionen
- Eine einsatzbereite performance management software betriebsrat checkliste, gegliedert in 5 Bereiche
- Wie Sie sich auf Verhandlungen mit dem Betriebsrat vorbereiten und rechtliche sowie Vertrauensrisiken vermeiden
Schauen wir uns an, was jedes HR-Team vor dem nächsten Termin mit dem Betriebsrat auf dem Tisch haben sollte.
1. Warum Performance-Management-Software in DACH ein Mitbestimmungsthema ist
Die Einführung von Performance-Management-Software in Deutschland oder Österreich ist nie nur ein IT-Upgrade. Nach deutschem Recht ist die Einführung oder Änderung von systematischen Leistungsbeurteilungsprozessen ein Mitbestimmungsthema. § 94 BetrVG gibt Betriebsräten ein formelles Mitbestimmungsrecht bei den Beurteilungsgrundsätzen wie Bewertungskriterien und Skalen, nicht nur beim Tool selbst.
Fachjuristen betonen, dass systematische Leistungsbeurteilung, besonders wenn sie mit Eingruppierung oder Vergütung verknüpft ist, immer Mitbestimmung auslöst. Der Betriebsrat muss bei der Festlegung der Grundsätze und Kriterien für Eingruppierung und Bewertung beteiligt sein, auch wenn die Geschäftsleitung entscheidet, ob Beurteilungen überhaupt stattfinden. Die Kanzlei Rotwang Law hebt hervor, dass das Ignorieren der Mitbestimmung hier häufig zu Konflikten und Stopps in der Umsetzung führt.
Empirische Forschung zeigt, dass Unternehmen mit aktivem Betriebsrat häufiger formalisierte Beurteilungssysteme nutzen und diese eher in Bonussysteme einbinden. Eine IZA-Studie belegt, dass Betriebsräte strukturierte Bewertungen besonders dann fördern, wenn diese mit Vergütung verbunden sind, um Fairness und Transparenz in der Belegschaft zu sichern (IZA Discussion Paper 12670).
Ein Praxisbeispiel: Ein mittelständisches Tech-Unternehmen in Berlin (rund 250 Mitarbeitende) wollte ein US-Performance-Tool mit Forced Ranking und unklaren Aufbewahrungseinstellungen einführen. Der Betriebsrat wurde erst 2 Wochen vor dem Go-live informiert. Ergebnis: Der Betriebsrat stoppte den Rollout, forderte volle Transparenz zur Bewertungslogik und einen Lösch- und Aufbewahrungsplan. Das Projekt verzögerte sich um 6 Monate, während HR Kriterien und Konfiguration neu verhandelte.
Um das zu vermeiden, sollte HR jedes neue oder neu gestaltete Performance-Management-System von Beginn an als Mitbestimmungsprojekt behandeln. Das bedeutet: frühzeitige Einbindung des Betriebsrats, saubere Dokumentation und eine strukturierte performance management software betriebsrat checkliste, die vor jeder formellen Anhörung ausgearbeitet ist.
| Auslösendes Ereignis | Beteiligung des Betriebsrats? | Risiko bei Ignorieren |
|---|---|---|
| Neue Einführung von Performance-Management-Software | Ja, als systematische Beurteilung | Verzögerungen, gestoppter Go-live, Nacharbeit |
| Änderung von Bewertungskriterien oder -skalen | Ja, Beurteilungsgrundsätze | Konflikte, mangelnde Rechtssicherheit |
| Direkte Verknüpfung von Reviews mit Boni oder Gehaltsbändern | Ja, oft zusätzliche Vereinbarung nötig | Beschwerden, mögliche rechtliche Schritte |
Wenn Sie verstehen, warum Performance-Systeme unter die Mitbestimmung fallen, können Sie im nächsten Schritt antizipieren, worauf Ihr Betriebsrat besonders achten wird.
2. Was Betriebsräte bei Performance-Systemen interessiert
Betriebsräte sind in der Regel nicht gegen Performance-Management. Sie wollen faire Prozesse, transparente Datennutzung und starke Rechte für Mitarbeitende. Wenn Sie ein neues Performance-Tool vorstellen, fokussiert sich der Betriebsrat meist auf 7–8 Kernthemen.
2.1 Erhobene Datentypen
Betriebsräte fragen sehr genau, welche Daten die Software speichert und zu welchem Zweck. Dazu gehören numerische Scores, Freitext-Kommentare, Ziele, Kompetenzbewertungen, Anwesenheitskennzahlen sowie Verhaltens- oder Potenzialratings.
- Sie erwarten, dass alle Felder jobrelevant und verhältnismäßig sind.
- Sensible Daten (Gesundheit, Gewerkschaftszugehörigkeit, Privatleben) sollen Sie gar nicht erst erfassen.
- Offene Textfelder für Notizen lösen Fragen aus, wenn sie nicht klar begrenzt sind.
2.2 Transparenz für Mitarbeitende
Mitarbeitende müssen sehen können, was über sie geschrieben wird. Studien zu Bewertungsfehlern in Performance-Reviews zeigen, dass 61% der Mitarbeitenden Reviews als unfair empfinden, häufig weil sie Kriterien und Feedback nicht einsehen können.
- Betriebsräte bestehen meist darauf, dass Mitarbeitende die komplette Beurteilung sehen, inklusive Manager-Kommentaren und Endbewertung.
- Sie erwarten einen klaren Weg, wie Mitarbeitende Kommentare ergänzen, reagieren oder sachliche Fehler korrigieren können.
- Versteckte Notizen nur für Führungskräfte sind ein häufiger Warnhinweis.
2.3 Bewertungsskalen, Kalibrierung und Kriterien
§ 94 BetrVG bezieht sich ausdrücklich auf Beurteilungsgrundsätze. Der Betriebsrat prüft daher:
- Bewertungsskalen (z. B. 1–5, "Übertrifft/Erfüllt/Unter den Erwartungen").
- Kriterien, Kompetenzen und Verhaltensbeschreibungen.
- Einsatz von Forced Distribution oder Stack Ranking.
Betriebsräte bevorzugen klare, verhaltensbasierte Beschreibungen statt vager Labels. Forced Ranking, bei dem ein fixer Prozentsatz als Low Performer gilt, stößt oft auf starke Ablehnung, besonders ohne gemeinsame Begründung.
2.4 Verknüpfung mit Vergütung, Beförderung und Kündigung
Jede Verbindung zwischen Leistungsbewertungen und Vergütung, Boni, Beförderungen, Degradierungen oder Kündigungen ist kritisch. Kommentierungen zum Arbeitsrecht betonen, dass bei Systemen, die direkt auf Vergütung oder Eingruppierung wirken, zusätzliche Mitbestimmungsrechte greifen und oft separate Vereinbarungen nötig sind.
- Betriebsräte fragen, ob niedrige Scores automatische Konsequenzen auslösen.
- Sie wollen sicherstellen, dass Reviews der Entwicklung dienen, nicht automatischen Sanktionen.
- Sie drängen oft auf separate, mitbestimmte Prozesse für Performance-Improvement-Pläne oder Disziplinarmaßnahmen.
2.5 Zugriffsrechte und Protokolle
Die Frage "Wer sieht was, und wann?" ist zentral.
- Führungskräfte sollen nur Reviews ihres eigenen Teams sehen.
- HR sollte meist nur aggregierte Daten oder Daten mit klarem Zweck einsehen.
- IT-Admins haben technischen Zugriff, sollen die Daten aber nicht für HR-Entscheidungen nutzen.
- Audit-Logs sollten erfassen, wer welche Beurteilung wann angesehen oder geändert hat.
2.6 Aufbewahrung und Löschung
Betriebsräte wollen definierte Aufbewahrungsfristen. Eine dauerhafte Speicherung detaillierter Leistungsdaten ist selten akzeptabel.
- Sie erwarten klare Aufbewahrungsregeln (z. B. 3–5 Jahre) und automatische Löschung oder Anonymisierung danach.
- Die Regelung muss zur DSGVO passen, inklusive Rechte auf Berichtigung und Löschung.
- Daten ehemaliger Mitarbeitender sind besonders sensibel, sobald das Arbeitsverhältnis endet.
2.7 Algorithmische Unterstützung und KI
Wenn Ihre Software KI oder automatisierte Auswertung nutzt, müssen Sie mit detaillierten Nachfragen rechnen.
- Unterstützt KI nur Textvorschläge oder beeinflusst sie auch Scores und Entscheidungen?
- Können Führungskräfte KI-Vorschläge vollständig übersteuern?
- Wo laufen die Modelle und welche Daten werden verarbeitet?
Nach DSGVO und der kommenden EU AI Act sind Erklärbarkeit und menschliche Kontrolle bei automatisierten Entscheidungshilfen zentral. Black-Box-Rankings von Mitarbeitenden sind hochproblematisch.
2.8 Sprache, Kommunikation und Stimme der Mitarbeitenden
Betriebsräte achten darauf, wie Sprache und Kommunikation im System umgesetzt sind.
- Ist das Tool vollständig auf Deutsch nutzbar (und in weiteren Arbeitssprachen)?
- Haben Mitarbeitende die Möglichkeit zur Selbsteinschätzung und eigenen Kommentaren?
- Gibt es Leitlinien oder Trainings für respektvolle, vorurteilsarme Formulierungen?
| Sorge | Typische Frage des Betriebsrats | Schutzmaßnahme, die HR vorbereiten sollte |
|---|---|---|
| Erhobene Daten | Was speichern Sie genau und warum ist das nötig? | Nur jobrelevante Felder dokumentieren, keine sensiblen Kategorien |
| Transparenz | Können Mitarbeitende ihre Beurteilungen sehen und kommentieren? | Voller Zugriff für Mitarbeitende und ein dokumentierter Korrekturprozess |
| Verknüpfung mit Entscheidungen | Steuern Bewertungen automatisch Vergütung oder Sanktionen? | Getrennte HR-Prozesse, keine automatischen negativen Konsequenzen |
Wenn Sie diese Prioritäten verstehen, können Sie eine strukturierte performance management software betriebsrat checkliste aufsetzen, bevor Sie in die erste formelle Runde gehen.
3. Performance management software works council checklist für HR
Wenn Sie raten müssen, werden Verhandlungen lang und frustrierend. Eine interne, strukturierte performance management software betriebsrat checkliste hilft Ihnen, Ihre Position zu klären, bevor Sie mit dem Betriebsrat sprechen. Nutzen Sie die folgenden Bereiche als praktischen Rahmen.
3.1 Prozessdesign: Wie der Performance-Zyklus abläuft
Klärern Sie die Grundlagen Ihres Performance-Prozesses und wie die Software ihn unterstützt.
| Frage zum Prozessdesign | Ihre Antwort |
|---|---|
| Welche Review-Zyklen setzen wir ein (jährlich, halbjährlich, quartalsweise, laufende 1:1s)? | Kurzbeschreibung |
| Machen Mitarbeitende vor der Manager-Bewertung eine Selbsteinschätzung? | Ja / Nein / In Diskussion |
| Nutzen wir 360°-Feedback (Peers, Direct Reports, Projektleitung)? | Ja / Nein / Nur Pilot |
| Wie erfassen wir Ziele und Entwicklungspläne im Tool? | Kurzbeschreibung |
| Nutzen wir Kalibrierungsrunden, um Bewertungen zwischen Teams abzugleichen? | Ja / Nein / Nur für bestimmte Rollen |
| Sind Bewertungsskalen und Kompetenzen an unser abgestimmtes Framework anpassbar? | Ja / Nein / Teilweise |
| Wie dokumentieren wir 1:1-Gespräche und laufendes Feedback? | Kurzbeschreibung |
Mit diesen Antworten bereiten Sie die Story für den Betriebsrat vor: Wie der Prozess aussieht, wo die Software hineinpasst und wie sie Entwicklung statt Kontrolle unterstützt.
3.2 Daten und Sichtbarkeit: Wer sieht was, wann
Definieren Sie im nächsten Schritt Ihr Setup für Datenschutz und Transparenz.
| Frage zu Daten & Sichtbarkeit | Antwort (Ja/Nein oder kurz) |
|---|---|
| Kann jede Person ihren vollständigen Review einsehen, inklusive Kommentaren und Endrating? | Ja / Nein |
| Sind Entwürfe der Manager-Kommentare für Mitarbeitende sichtbar oder erst nach Finalisierung? | Kurzbeschreibung |
| Wer kann neben der direkten Führungskraft eine individuelle Bewertung im Detail sehen? | Rollen auflisten |
| Sind Rater-Identitäten im 360°-Feedback standardmäßig anonym? | Ja / Nein / Konfigurierbar |
| Können Performance-Daten in Spreadsheets oder BI-Tools exportiert werden? | Ja / Nein / Eingeschränkt |
| Werden alle Exporte im Audit-Trail protokolliert? | Ja / Nein |
| Werden Mitarbeitende darüber informiert, welche Daten erhoben und wie sie genutzt werden? | Ja / Nein / Geplant |
| Kann HR aggregierte Reports ohne Klarnamen erstellen? | Ja / Nein |
Diese Antworten bilden den Kern Ihres Transparenz- und DSGVO-Konzepts, wenn Sie das Tool dem Betriebsrat und den Mitarbeitenden erklären.
3.3 Technik und Sicherheit: Infrastruktur, Logs und Berechtigungen
Technische Sicherheit verantwortet oft die IT, aber der Betriebsrat erwartet, dass HR die Grundlagen kennt.
| Frage zu Technik & Sicherheit | Antwort |
|---|---|
| Wo werden Performance-Daten gespeichert und verarbeitet (z. B. nur Rechenzentren in der EU)? | Standort |
| Sind Daten bei Übertragung und Speicherung verschlüsselt? | Ja / Nein |
| Nutzen wir SSO oder starke Authentifizierung für den Zugriff? | Ja / Nein / Geplant |
| Führt das System detaillierte Audit-Logs über Zugriffe und Änderungen? | Ja / Nein |
| Können wir granulare Rollenrechte definieren (Mitarbeitende, Manager, HR, Admin)? | Ja / Nein / Teilweise |
| Gibt es einen automatisierten Mechanismus für Aufbewahrung und Löschung? | Ja / Nein / Manuell |
| Wie gehen wir mit Daten um, wenn eine Person das Unternehmen verlässt (Archivierung, Löschung)? | Kurzbeschreibung |
| Sind Integrationen mit HRIS/Payroll auf notwendige Felder begrenzt? | Ja / Nein / In Prüfung |
Sie können Sicherheitszertifikate oder Unterlagen des Anbieters zur Unterstützung nutzen, aber Ihre internen Richtlinien und Konfigurationen sind genauso wichtig wie die Funktionen des Tools.
3.4 Nutzung in Entscheidungen: Von Feedback zu Maßnahmen
Leistungsbewertungen beeinflussen Karriere und Vergütung. Ihre performance management software betriebsrat checkliste sollte diese Verbindung klar machen.
| Frage zur Nutzung in Entscheidungen | Antwort |
|---|---|
| Bestimmen Review-Scores direkt Boni oder Gehaltsbänder? | Ja / Nein / Nur Empfehlung |
| Gibt es automatisierte Flags (z. B. "Low Performer"), die HR-Workflows auslösen? | Ja / Nein |
| Gibt es einen separaten, dokumentierten Prozess für Performance-Improvement-Pläne (PIPs)? | Ja / Nein / In Entwicklung |
| Können Mitarbeitende schriftliche Kommentare oder Einwände einbringen, bevor ein Review final ist? | Ja / Nein |
| Umfassen Beförderungs- und Vergütungsentscheidungen immer zusätzliche Schritte über die Software-Bewertung hinaus? | Ja / Nein / Abhängig von Ebene |
| Sind Führungskräfte geschult, Reviews für Entwicklung und nicht nur fürs Rating zu nutzen? | Ja / Nein / Geplant |
| Gibt es eine klare Regel, dass niemand automatisch aufgrund eines Scores gekündigt wird? | Ja / Nein / In Policy-Entwurf |
Nutzen Sie diesen Block als innere Leitplanke, damit das System auf Entwicklung und Fairness ausgerichtet bleibt und keine versteckte Automatisierung kritischer HR-Entscheidungen entsteht.
3.5 KI-Funktionen und Leitplanken: Menschliche Kontrolle sichern
Wenn Ihre Performance-Management-Software KI nutzt, brauchen Sie einen eigenen KI-Abschnitt in Ihrer performance management software works council checklist.
| Frage zu KI & Automatisierung | Antwort |
|---|---|
| Nutzt das System KI für Textvorschläge, Zusammenfassungen oder Scoring? | Ja / Nein / Optional |
| Können Führungskräfte KI-Vorschläge vollständig bearbeiten oder ignorieren? | Ja / Nein |
| Wird automatisiertes Scoring genutzt, um Mitarbeitende zu ranken oder "Top/Low Performer" vorherzusagen? | Ja / Nein |
| Findet KI-Verarbeitung ausschließlich auf DSGVO-konformer, idealerweise EU-basierter Infrastruktur statt? | Ja / Nein / In Prüfung |
| Können wir dem Betriebsrat in einfachen Worten erklären, wie die KI-Funktionen arbeiten? | Ja / Nein |
| Haben wir eine Policy, die KI klar auf unterstützende, nicht entscheidende Funktionen begrenzt? | Ja / Nein / In Ausarbeitung |
| Gibt es Funktionen, die voreingenommene Formulierungen reduzieren und problematische Sprache markieren? | Ja / Nein / Auf Roadmap |
Wenn Sie diese Fragen intern beantwortet haben, geht HR mit einer klaren Position in die Diskussion, statt Antworten im Gespräch mit dem Betriebsrat improvisieren zu müssen.
4. Vorbereitung auf eine produktive Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat
Eine gut strukturierte Gesprächsrunde mit dem Betriebsrat spart Ihnen Monate an Hin und Her. Bringen Sie konkrete Unterlagen mit, nicht nur Absichtserklärungen.
4.1 Was Sie mitbringen sollten
- Prozessdarstellungen: End-to-End-Ablauf von Zielsetzung bis finalem Review und Entwicklungsplan, mit klar markierten Software-Schritten.
- Screenshots oder Demo: Konkrete Review-Formulare, Skalen, Feedback-Ansichten, Sicht von Führungskraft und Mitarbeitenden.
- Beispiel-Rubriken: Kompetenzen, Verhaltensbeschreibungen und Beispielkommentare.
- Beispiel-Reports: Anonymisierte Team-Dashboards und Auswertungen auf Organisationsebene.
- Datenfluss-Diagramm: Übersicht, wo Daten entstehen, gespeichert, genutzt und (falls relevant) exportiert werden.
Unternehmen, die visuelle Dokumentation und realistische Screenshots bereitstellen, erleben meist schnellere Freigaben. Der Betriebsrat sieht konkret, was geplant ist, statt nur abstrakte Beschreibungen zu hören.
4.2 Typische Fragen von Betriebsräten (und wie HR antworten kann)
Bereiten Sie sich auf diese 10–12 wiederkehrenden Fragen mit klaren, schriftlichen Antworten im Einklang mit Ihrer performance management software betriebsrat checkliste vor.
| Typische Frage des Betriebsrats | Empfohlener Antwortstil von HR |
|---|---|
| Welche konkreten Mitarbeitendendaten erfasst das neue System? | Konkrete Felder aufzählen (Rolle, Bereich, Ziele, Ratings, Kommentare) und bestätigen, dass Sie sensible Kategorien ausschließen. |
| Wer kann die Beurteilung und das Feedback einer Person einsehen? | Rollenbasierten Zugriff erklären: Mitarbeitende und direkte Führungskraft sehen alle Details; HR sieht nur, was nötig ist; keine breite Freigabe für andere. |
| Können Mitarbeitende Fehler in ihren Daten korrigieren lassen? | Den Korrekturprozess beschreiben, inklusive Fristen und Zuständigkeiten für Updates. |
| Wie funktionieren die Bewertungskategorien und Kriterien genau? | Rubrik mit Definitionen und Beispielen zeigen; betonen, dass die Kriterien verhaltensbasiert sind und mit dem Betriebsrat abgestimmt werden. |
| Führt ein niedriger Score automatisch zu Sanktionen oder PIPs? | Klarstellen, dass Reviews Gespräche und Entwicklungsmaßnahmen auslösen, keine automatischen Sanktionen; PIPs folgen separaten, mitbestimmten Verfahren. |
| Wie lange speichern Sie Leistungsdaten? | Aufbewahrungsfrist nennen, erklären, was danach passiert (Anonymisierung/Löschung), und wie Sie das technisch sicherstellen. |
| Kommt irgendwo KI bei Bewertung oder Formulierung zum Einsatz? | Vorhandene KI-Funktionen beschreiben, menschliche Kontrolle und Änderbarkeit betonen und anbieten, riskante Features zu deaktivieren. |
| Können wir Beispiel-Reports auf Team- oder Unternehmensebene sehen? | Screenshots oder Ausdrucke anonymisierter Dashboards bereitstellen, die Aggregation und Anonymität zeigen. |
| Ist die Software vollständig auf Deutsch verfügbar, inklusive Vorlagen? | Lokalisierung bestätigen und Beispiele zeigen; Sprachunterstützung für mehrsprachige Teams skizzieren. |
| Wie stellen wir sicher, dass Führungskräfte den Prozess korrekt nutzen? | Trainings, Erinnerungen und Audit-Logs erklären, mit denen Sie Abschluss und Qualität überwachen. |
| Was passiert, wenn eine Führungskraft sich weigert, Reviews durchzuführen? | Eskaltionsregeln beschreiben und zeigen, wie das System offene Reviews sichtbar macht. |
| Wie gehen wir mit zukünftigen Änderungen am System um? | Zusage, den Betriebsrat bei wesentlichen Änderungen (neue Module, neue Kriterien) erneut einzubinden. |
Mit vorbereiteten Q&A-Unterlagen zeigen Sie, dass Sie Mitbestimmung ernst nehmen, und reduzieren Missverständnisse. Gleichzeitig entsteht eine Basis für interne Kommunikation und Trainings.
5. Typische Red Flags und wie Sie sie entschärfen
Auch mit guter Vorbereitung gibt es Funktionen oder Praktiken in Performance-Management-Software, die nahezu immer Bedenken auslösen. Gehen Sie diese Punkte proaktiv an und verankern Sie Lösungen direkt in Konfiguration und Richtlinien.
| Red Flag | Warum problematisch | Option zur Entschärfung |
|---|---|---|
| Versteckte Scoring-Formeln oder Forced Ranking | Untergräbt Transparenz; schwer Mitarbeitenden und Betriebsrat zu erklären. | Forced Distribution deaktivieren; klare Bewertungsrubriken teilen; manuelle Anpassungen und sichtbare Herleitungen erlauben. |
| Unklare oder unbegrenzte Aufbewahrung | Im Konflikt mit DSGVO-Grundsätzen und Erwartungen des Betriebsrats. | Explizite Fristen setzen (z. B. 3–5 Jahre), automatische Löschung oder Anonymisierung konfigurieren, in der Betriebsvereinbarung dokumentieren. |
| Unbegrenzte Exporte in Tabellen | Unterläuft Rollenrechte und Audit-Logs; erhöht Risiko von Datenabflüssen. | Exporte auf aggregierte Reports beschränken; Exporte protokollieren; Freigabe durch Admin oder HR verlangen; individuelle Rohdaten möglichst nicht exportieren. |
| Intransparente KI oder prädiktive Scores für Mitarbeitende | Schwer auf Bias zu prüfen; steht im Konflikt mit Anforderungen an Erklärbarkeit. | KI nur als optionale Unterstützung nutzen (z. B. Formulierungshilfen); volle menschliche Kontrolle sicherstellen; riskante Module abschaltbar halten. |
| Einseitige Managerbewertungen ohne Input der Mitarbeitenden | Wirkt top-down und unfair; höhere Konfliktquote. | Selbsteinschätzungen und Kommentare der Mitarbeitenden als Pflichtschritt vor Abschluss festlegen; gemeinsame Review-Gespräche fördern. |
| Zu komplexe Nutzeroberfläche | Führungskräfte umgehen das System, nutzen Nebenkanäle oder tragen Daten in schlechter Qualität ein. | Vorlagen vereinfachen; nicht essenzielle Felder ausblenden; Piloten durchführen; Führungskräfte mit kurzen Leitfäden und Beispielen schulen. |
| Verdeckte Nutzung für Disziplinar-Dokumentation | Zerstört Vertrauen; widerspricht dem Entwicklungsfokus. | Disziplinarunterlagen strikt von Performance-Reviews trennen; klare Policy, dass Reviews primär Entwicklung unterstützen. |
Nutzen Sie diese Matrix als schnellen internen Check bei Anbieterauswahl oder Re-Konfiguration. Wenn eine Funktion wahrscheinlich eine Red Flag auslöst, schalten Sie sie ab, begrenzen Sie sie oder dokumentieren Sie starke Schutzmaßnahmen, bevor der Betriebsrat sie anspricht.
6. Vereinbarungen und interne Richtlinien dokumentieren
Wenn HR, Geschäftsleitung und Betriebsrat sich einig sind, sollten Sie die Regeln schriftlich fixieren. Das kann als interne Richtlinie und, wo nötig, als formelle Betriebsvereinbarung erfolgen. Ziel ist Klarheit, nicht möglichst komplizierte Juristensprache. Für die detaillierte juristische Einordnung sollte HR mit internen oder externen Fachjuristen arbeiten, aber die Bausteine sind meist ähnlich.
6.1 Typische Inhalte einer Betriebsvereinbarung zu Performance-Systemen
| Policy-Bestandteil | Beispielinhalt |
|---|---|
| Anwendungsbereich | Gilt für alle Angestellten außer Auszubildende in der Probezeit. Ziele: entwicklungsorientierte Beurteilungen, strukturiertes Feedback und Zielverfolgung. |
| Daten- und Zugriffsregeln | Definiert, welche Felder gespeichert werden (z. B. Rolle, Bereich, Ziele, Ratings, Kommentare) und wer Zugriff hat (Mitarbeitende, direkte Führungskraft, HR-Admins); Peer-Feedback ist anonymisiert. |
| Aufbewahrung und Löschung | Legt fest, dass detaillierte Leistungsdaten 3 Jahre gespeichert und danach anonymisiert werden; beschreibt den Löschprozess beim Austritt. |
| Rechte der Mitarbeitenden | Gibt Mitarbeitenden das Recht, ihre Reviews einzusehen, Kommentare hinzuzufügen und sachliche Fehler in einem definierten Zeitraum korrigieren zu lassen. |
| Verknüpfung mit Entscheidungen | Stellt klar, dass Performance-Ergebnisse Entscheidungen zu Beförderung, Vergütung oder Disziplinarmaßnahmen informieren, aber nicht automatisch bestimmen; Kündigungen folgen separaten Prozessen. |
| Training für Führungskräfte | Verpflichtet Führungskräfte, an Trainings zu fairem Feedback, Bias-Sensibilisierung und korrekter Systemnutzung teilzunehmen. |
| KI und Automatisierung | Legt fest, ob KI-Funktionen genutzt werden, in welchem Umfang (z. B. nur Textvorschläge) und bestätigt menschliche Kontrolle und Überprüfbarkeit der Ausgaben. |
| Änderungs- und Reviewprozess | Verpflichtet dazu, bei wesentlichen Änderungen (neue Module, neue Kriterien, erweiterte Nutzung für Vergütungsentscheidungen) erneut mit dem Betriebsrat zu verhandeln. |
Viele Organisationen vereinbaren außerdem eine regelmäßige Evaluation des Systems. Zum Beispiel eine jährliche gemeinsame Auswertung von Abschlussquoten, Feedback-Qualität und Zufriedenheit der Mitarbeitenden mit dem Prozess. Aggregierte Daten aus Mitarbeiterbefragungen helfen zu zeigen, ob das System als fair und hilfreich wahrgenommen wird.
Ihre internen Ressourcen wie Performance-Management-Guides, Übersichten zu Performance-Management-Software für den DACH-Raum, Preisvergleiche, RFP-Vorlagen, Analysen zu Bewertungsfehlern, 360°-Feedback-Vorlagen und Templates für Mitarbeiterbefragungen eignen sich gut als Basis beim Erstellen von Vereinbarungen und Trainingsunterlagen. Tools mit KI-Unterstützung, die bereits auf DSGVO und EU AI Act ausgerichtet sind, können diese Diskussionen vereinfachen. Die grundlegende Logik der Mitbestimmung bleibt jedoch gleich, egal welches Tool Sie am Ende wählen.
Conclusion: Transparente Abstimmung statt Last-Minute-Feuerwehr
Performance-Management-Software kann Entwicklung, Alignment und Fairness stärken. Im DACH-Raum kann sie aber schnell zur Konfliktquelle werden, wenn Betriebsräte zu spät oder nur oberflächlich eingebunden werden. Eine strukturierte performance management software betriebsrat checkliste hilft Ihnen, das zu vermeiden.
3 zentrale Punkte stechen heraus:
- Frühe Einbindung des Betriebsrats bei jedem neuen oder überarbeiteten Performance-System in Deutschland oder Österreich ist Pflicht, nicht Kür.
- Eine klare performance management software works council checklist zu Prozessdesign, Datensichtbarkeit, technischen Schutzmaßnahmen, Entscheidungsverknüpfungen und KI-Leitplanken hilft Ihnen, Probleme zu erkennen und zu lösen, bevor Verhandlungen starten.
- Schriftliche Vereinbarungen und Richtlinien, kombiniert mit pragmatischen Trainings für Führungskräfte und transparenter Kommunikation an Mitarbeitende, sind der beste Schutz vor späteren Konflikten.
Nächste Schritte für HR-Teams:
- Gehen Sie die internen Checklistenpunkte durch, bevor Sie Demos ansehen oder Pilot-Rollouts starten.
- Bereiten Sie visuelle Materialien (Prozessdarstellungen, Screenshots, Beispiel-Reports, Datenfluss-Diagramme) für jede Gesprächsrunde mit dem Betriebsrat vor.
- Arbeiten Sie eng mit Legal und Datenschutz zusammen, behalten Sie aber immer den Fokus auf verständlichen, praxistauglichen Regeln für Führungskräfte und Mitarbeitende.
Mit zunehmender Automatisierung und KI-Funktionen in digitalen Performance-Tools wächst der Bedarf an gemeinsamer Governance. Mitbestimmung muss Sie dabei nicht ausbremsen. Mit einer strukturierten, transparenten Herangehensweise und einer klaren performance management software betriebsrat checkliste können HR und Betriebsrat gemeinsam einen Performance-Prozess schaffen, den Mitarbeitende verstehen, dem sie vertrauen und den sie im Alltag nutzen.
Frequently Asked Questions (FAQ)
1. Was sollte eine performance management software betriebsrat checkliste nach deutschem Recht enthalten?
Eine solide performance management software works council checklist umfasst 5 Bereiche: Prozessdesign (Review-Zyklen, Selbsteinschätzung, 360°-Optionen), Daten und Sichtbarkeit (wer sieht was, wann), Technik und Sicherheit (z. B. EU-Hosting, Verschlüsselung, Audit-Logs, Rollenrechte), Nutzung in Entscheidungen (wie Ratings mit Vergütung, Beförderung und PIPs verknüpft sind) und KI-Leitplanken (Einsatzbereich, menschliche Kontrolle, Erklärbarkeit). Die Checkliste ersetzt keine Rechtsberatung, strukturiert aber Ihre interne Vorbereitung.
2. Wie stellen wir sicher, dass unser neues Beurteilungstool die Mitbestimmungsrechte beachtet?
Behandeln Sie den Rollout als Mitbestimmungsprojekt, nicht nur als Softwareeinführung. Kartieren Sie Ihren Prozess, dokumentieren Sie Datenflüsse, konfigurieren Sie Zugriffsrechte und Aufbewahrung und beantworten Sie die Fragen der performance management software betriebsrat checkliste. Binden Sie den Betriebsrat früh ein, zeigen Sie Prozessdarstellungen und Screenshots und vereinbaren Sie gemeinsam Beurteilungsgrundsätze und Datennutzung. Legal und Datenschutz sollten Entwürfe prüfen, bevor Sie unterschreiben.
3. Warum legen Betriebsräte in Deutschland und Österreich so viel Fokus auf Performance-Systeme?
Systematische Leistungsbeurteilungen beeinflussen zentrale Rechte der Mitarbeitenden: Datenschutz, Transparenz, Fairness und Zugang zu Entwicklungschancen. Nach § 94 BetrVG bestimmen Betriebsräte bei Beurteilungsgrundsätzen mit. Sie sind auch beteiligt, wenn Bewertungen auf Eingruppierung oder Vergütung wirken. Wegen der hohen Auswirkungen auf die berufliche Zukunft sehen Betriebsräte Performance-Tools als zentrales Governance-Thema, nicht als kleines HR-Instrument.
4. Können wir KI-Funktionen wie automatische Feedback-Zusammenfassungen ohne ausdrückliche Zustimmung des Betriebsrats nutzen?
Der Einsatz von KI in Performance-Systemen ohne offene Diskussion ist riskant. Betriebsräte wollen genau wissen, was KI macht, welche Daten verarbeitet werden und wie Menschen Ergebnisse übersteuern können. KI sollte unterstützend, nicht entscheidend sein und muss zur DSGVO und den Erwartungen der EU AI Act passen. In der Praxis sollten Sie KI-Nutzung offenlegen, Leitplanken vereinbaren und diese in Richtlinien oder Betriebsvereinbarungen dokumentieren, bevor Sie sich auf solche Funktionen stützen.
5. Wo finden HR-Teams Vorlagen oder weitere Ressourcen für die Auswahl von Performance-Management-Software im DACH-Raum?
Hilfreich sind detaillierte Performance-Management-Guides, Softwarevergleiche für den DACH-Markt, Preisübersichten, RFP-Vorlagen mit Fokus auf DSGVO und Mitbestimmung, Analysen zu Bewertungsfehlern, 360°-Feedback-Templates und Vorlagen für Mitarbeiterbefragungen. Kombinieren Sie diese mit arbeitsrechtlichen Kommentaren zu § 94 BetrVG und mitbestimmten Beurteilungsgrundsätzen, etwa durch spezialisierte Arbeitsrechtskanzleien wie Rotwang Law, um einen Prozess zu gestalten, der zu Ihrem Kontext passt.
Jürgen Ulbrich
Jürgen Ulbrich verfügt über mehr als ein Jahrzehnt Erfahrung in der Entwicklung und Führung leistungsstarker Teams und Unternehmen. Als Experte für Mitarbeiterempfehlungsprogramme sowie Feedback- und Performance-Prozesse hat Jürgen über 100 Organisationen dabei unterstützt, ihre Talent Acquisition und Devlopment Strategie zu optimieren.
