Legen Sie CV-Screening-Kriterien in drei Stufen fest: Muss (ohne geht die Arbeit nicht), Kann (ein Pluspunkt, der die Reihenfolge ändert, aber nie ausschließt) und Ausschluss (eine objektiv prüfbare Mindestbedingung wie Arbeitserlaubnis oder Schichtverfügbarkeit). Formulieren Sie jedes Kriterium so, dass ein Prüfer auf eine Textstelle im Lebenslauf oder eine Antwort zeigen kann, beschränken Sie die Muss-Kriterien auf das wirklich Zwingende und halten Sie fest, warum jedes stellenbezogen ist. So wird Screening fair, nachvollziehbar und belastbar. Stand: November 2026.
Was unterscheidet Muss, Kann und Ausschluss?
| Stufe | Bedeutung | Wirkung im Screening | Beispiel |
|---|---|---|---|
| Muss | Ohne geht die Arbeit vom ersten Tag nicht | Offene oder nicht erfüllte Muss-Kriterien senken die Note und lösen einen genaueren menschlichen Blick aus | Staplerschein für eine Lagerstelle |
| Kann | Nützlich, aber erlernbar oder ersetzbar | Schiebt eine Person in der Prüfreihenfolge nach oben, nie auf null | Erfahrung mit einer bestimmten Software |
| Ausschluss (Knockout) | Objektive Bedingung, die mit Ja oder Nein geprüft wird | Kann das Verfahren beenden, aber nur, wenn ein Mensch die Absage bestätigt | Arbeitserlaubnis, geforderte Schichtlage |
Drei Begriffe, drei Aufgaben. Der häufigste Fehler ist, sie zu vermischen: Wird ein Kann wie ein Muss behandelt, verlieren Sie gute Leute; wird ein echtes Muss wie ein Kann behandelt, sieht das Ranking gut aus und die Shortlist stimmt nicht. In unseren Gesprächen mit Recruiting-Teams ist das häufigste Problem, dass Anforderungen als „nice-to-have“ statt „Muss“ gesetzt werden; die Ergebnisse werden deutlich besser, sobald die echten Muss-Kriterien stehen.
Woran erkennen Sie, ob etwas wirklich ein Muss ist?
Stellen Sie zu jeder Anforderung vier Fragen:
- Könnte jemand ohne sie die Arbeit in den ersten Monaten mit normaler Einarbeitung leisten? Wenn ja, ist es ein Kann.
- Verlangt Gesetz, Versicherung oder Arbeitsschutz sie? Wenn ja, ist es ein Muss oder Ausschluss.
- Lässt sie sich aus dem Lebenslauf oder einer Frage belegen? Wenn nicht, ist sie kein Screening-Kriterium; prüfen Sie sie im Interview.
- Schließt sie indirekt eine geschützte Gruppe aus (etwa über Alter, Lücken oder ein Sprachniveau über den echten Bedarf hinaus)? Wenn ja, überarbeiten Sie sie.
Wie formulieren Sie prüfbare Kriterien?
Ein Kriterium ist prüfbar, wenn ein Prüfer auf einen Satz zeigen kann, der es belegt. Vage Wörter erzeugen willkürliche Scores.
| Schwach | Besser |
|---|---|
| Teamplayer | Hat mindestens drei Personen geleitet oder koordiniert (Projekt, Schicht, Team) |
| Starke Kommunikation | Mindestens zwei Jahre in einer Rolle mit Kundenkontakt |
| Gutes Deutsch | Dokumentiertes Deutsch auf dem Niveau, das die Stelle braucht (etwa B2 für Kundengespräche) |
| Erfahren | Mindestens drei Jahre in vergleichbarer Rolle, mit Monat und Jahr |
Drei Beispiel-Kriteriensets
| Rolle | Muss | Kann | Ausschluss |
|---|---|---|---|
| Büro: Buchhalter | Ausbildung oder Studium im Rechnungswesen; Bilanzerfahrung | Erfahrung mit der bei Ihnen genutzten Buchhaltungssoftware (etwa DATEV); SAP | Arbeitserlaubnis; Präsenz am Standort |
| Technik: Backend-Entwickler | Praxis im Produktivbetrieb mit dem Stack der Anzeige | Cloud- und Container-Erfahrung; Open-Source-Arbeit | Arbeitserlaubnis; Standort- oder Remote-Regeln |
| Schicht: Lager | Staplerschein | Erfahrung mit Scanner-System | Verfügbarkeit für die Schichtlage; erreichbar per Arbeitsweg |
Wie gewichten Sie Kann-Kriterien? Ein Rechenbeispiel
Kann-Kriterien brauchen Gewichte, sonst zählt jedes Plus gleich. Annahme für eine Buchhalterstelle: Die Muss-Kriterien sind erfüllt (sie sind Tore, keine Punkte), und Sie gewichten drei Kann-Kriterien mit insgesamt 100: Buchhaltungssoftware 50, SAP 30, Konzernabschluss 20. Bewerberin A belegt Software und SAP im Lebenslauf: 50 + 30 = 80. Bewerber B belegt nur den Konzernabschluss: 20. Fehlt bei einer dritten Person jede Angabe zu SAP, vergeben Sie nicht null, sondern markieren „unklar“ und fragen nach. Die Punkte sind eine Lesereihenfolge für Personen, die die Muss-Kriterien erfüllen; sie sind keine Bestehensgrenze und kein Grund für eine automatische Absage. Die Tabelle zeigt die Methode; in Sprad Atlas folgt die Note den Regeln, die Ihr Team festlegt (wie viele Muss offen, wie viele Kann belegt), nicht einer Punktesumme.
Wie gehen Sie mit Noten und unklaren Antworten um?
Legen Sie Noten fest, bevor Sie Kandidaten sehen, zum Beispiel: Note A heißt alle Muss belegt; B heißt eines offen; C mehrere offen. Behandeln Sie unklar als Anlass zum Nachfragen, nie zum Ablehnen. Ein fehlender Satz im Lebenslauf beweist keine fehlende Fähigkeit. In Sprad Atlas zählt „unklar“ nie gegen eine Person, und die Note folgt den Regeln, die Ihr Team festlegt; kein Modell vergibt die Note.
Welche rechtlichen Risiken gibt es bei der Kriterienwahl?
Dies ist eine allgemeine Information, keine Rechtsberatung.
- Diskriminierung: § 7 AGG verbietet Benachteiligung aus geschützten Gründen; nach § 22 AGG tragen Sie bei Indizien die Beweislast. Schriftliche, stellenbezogene Kriterien sind Ihr Beleg.
- Automatisierte Entscheidungen: DSGVO Art. 22 beschränkt Entscheidungen, die allein auf automatisierter Verarbeitung beruhen; nach dem SCHUFA-Urteil (C-634/21) kann schon ein Score eine Entscheidung sein. Ein Mensch muss abweichen können.
- KI-Verordnung: Screening-KI ist nach Anhang III Hochrisiko; die Pflichten gelten ab 2. Dezember 2027 (Verordnung (EU) 2026/1744).
- Wann dürfen Sie etwas verlangen? § 8 AGG erlaubt eine unterschiedliche Behandlung aus einem geschützten Grund nur, wenn er eine wesentliche und entscheidende berufliche Anforderung ist, der Zweck rechtmäßig und die Anforderung angemessen ist. Das ist der rechtliche Maßstab hinter „stellenbezogen“.
- Gehaltshistorie: Art. 5 Abs. 2 der Entgelttransparenzrichtlinie (EU) 2023/970 verbietet Arbeitgebern, Bewerbende nach ihrem bisherigen Gehalt zu fragen; die Umsetzungsfrist für die Mitgliedstaaten lief am 7. Juni 2026 ab. Nehmen Sie das nicht als Knockout auf und prüfen Sie den nationalen Umsetzungsstand.
- Betriebsrat: Wo es einen gibt, betrifft § 95 Abs. 2a BetrVG Auswahlrichtlinien, die mit KI erstellt werden.
Wie kalibrieren Sie die Kriterien vor dem Start?
Lassen Sie 20 bereits entschiedene Bewerbungen gegen die neuen Kriterien laufen. Vergleichen Sie mit Ihren echten Entscheidungen: Wer wurde nach unten geschoben, obwohl Sie ihn eingeladen oder eingestellt haben? Welches Muss war schuld? Korrigieren Sie das Kriterium, nicht die Person. Wiederholen Sie das nach jeder Änderung des Stellenprofils. Der Aufwand ist klein: Bei 6 Minuten je Bewerbung sind 20 Bewerbungen zwei Stunden.
Sprad Atlas macht daraus einen Ablauf: Stellenanzeige importieren, Atlas schlägt Anforderungen vor, Sie markieren jede als Muss, Kann oder Ausschluss, gewichten sie und beschreiben die Prüfung. Jede Anforderung wird dreimal unabhängig beurteilt und als sicher oder wahrscheinlich angezeigt, mit dem exakten Satz aus Lebenslauf oder Gespräch dahinter. Eine Absage geht erst raus, wenn jemand aus Ihrem Team sie bestätigt. Grenzen: Die Kriterien sind nur so gut wie Ihr Stellenprofil, und jede Prüfung verbraucht Credits oder Pauschalvolumen (ab 0,49 € je Bewerbung, Stand 29.10.2026). Sprad ist Anbieter dieser Seite. Optionen im Vergleich: CV-Screening-Software: Worauf es ankommt; Grenzen: KI-Lebenslauf-Screening: Was es kann und was nicht.
FAQ
Wie viele Muss-Kriterien sollte eine Stelle haben?
So wenige, wie die Arbeit wirklich verlangt. Ratgeber von Recruiting-Anbietern nennen etwa drei; wer acht aufzählt, hat eine Wunschliste statt Muss-Kriterien. Jedes zusätzliche Muss verkleinert den Pool.
Kann ein Kann-Kriterium jemanden ausschließen?
Nein. Schließt ein Kann aus, ist es ein Muss und sollte als solches benannt und begründet werden.
Was sind Red Flags im Screening?
Objektiv prüfbare Tatsachen, die der Stelle widersprechen, etwa eine fehlende Arbeitserlaubnis. Vermeiden Sie subjektive Red Flags wie Lücken oder Wechsel ohne Kontext.
Ist eine Knockout-Frage dasselbe wie ein Muss?
Ein Knockout ist eine Ja/Nein-Prüfung, die das Verfahren beenden kann; ein Muss ist zwingend, wird aber in der Note gewichtet. Siehe Knockout-Kriterien automatisieren.
Sind Knockout-Fragen in Deutschland und der EU zulässig?
Ja, wenn die Bedingung wirklich stellenbezogen ist und für alle gleich angewendet wird (§ 7 und § 8 AGG) und ein Mensch die Absage bestätigt (DSGVO Art. 22). Fragen, die geschützte Merkmale ersetzen, oder nach dem bisherigen Gehalt gehören nicht in ein Knockout.
Wer entscheidet über die Endnote?
Ihr Team legt die Regeln fest und ein Mensch entscheidet; siehe Kann KI Bewerber automatisch ablehnen?.
Jürgen Ulbrich
Jürgen Ulbrich verfügt über mehr als ein Jahrzehnt Erfahrung in der Entwicklung und Führung leistungsstarker Teams und Unternehmen. Als Experte für Mitarbeiterempfehlungsprogramme sowie Feedback- und Performance-Prozesse hat Jürgen über 100 Organisationen dabei unterstützt, ihre Talent Acquisition und Devlopment Strategie zu optimieren.
