Executive Search: Prozess, Retained vs. Contingency und realistische Dauer

Executive Search ist die direkte Suche und Ansprache von Kandidat:innen für Führungspositionen, die auf Stellenanzeigen kaum reagieren – von der Geschäftsführung bis zu seltenen Fachspezialist:innen. Statt Bewerbungen abzuwarten, kartiert eine Beratung den Markt und spricht passende Personen aktiv an; bezahlt wird entweder exklusiv per Retainer oder rein erfolgsabhängig per Contingency-Honorar.

Dieser Beitrag behandelt die Methode für Führungspositionen: die Prozessschritte von der Anforderungsanalyse bis zum Vertrag, die Wahl zwischen Retained und Contingency Search, die realistische Suchdauer je Ebene – und eine ehrliche Einordnung, wann sich der Aufwand nicht lohnt. Die Werkzeuge dahinter beschreibt unser Beitrag zur Executive-Search-Software, das Leistungsbild einer Beratung insgesamt der Beitrag zur Personalberatung, und die Ansprachemethode selbst der Beitrag zum Headhunting.

Für welche Positionen wird Executive Search eingesetzt?

Nicht jede Vakanz rechtfertigt eine Direktsuche. In der Praxis läuft Executive Search retainerbasiert vor allem bei Geschäftsführung und Bereichsleitung, bei seltenen Fachspezialist:innen und bei vertraulichen Nachbesetzungen, bei denen die aktuelle Position noch besetzt ist (Quelle: muenker-partner.de/ratgeber/personalberatung-honorarmodelle/, abgerufen am 11. September 2026). Der gemeinsame Nenner: Die gesuchten Personen bewerben sich nicht selbst und sind über Stellenanzeigen kaum erreichbar. Laut Bundesverband Deutscher Unternehmensberatungen (BDU) laufen auf dieser Ebene 94 Prozent der Besetzungen über Direktansprache statt über Bewerbungseingang (Quelle: ebd.).

Typische Mandate sind Geschäftsführung, Vorstand, Bereichs- und Werksleitung sowie einzelne Fachrollen, für die es am Markt schlicht nur wenige geeignete Personen gibt – etwa spezialisierte Technologie- oder Regulatorik-Expert:innen. Das Leistungsbild einer Personalberatung insgesamt, inklusive Eignungsdiagnostik und Vergütungsberatung, behandelt der eingangs verlinkte Schwesterbeitrag ausführlicher; hier geht es ausschließlich um die Methode für Führungspositionen.

Wie läuft der Executive-Search-Prozess ab?

Der Ablauf folgt überall demselben Grundmuster – Anforderungsprofil, Marktkartierung, Direktansprache, Auswahl, Vertrag (Quelle: de.wikipedia.org/wiki/Executive_Search, abgerufen am 11. September 2026). Was sich zwischen den Mandaten unterscheidet, ist nicht die Reihenfolge, sondern wie lange jeder Schritt dauert:

Addiert ergibt das für ein Mandat im gehobenen Mittelstand realistisch 12 bis 18 Wochen bis zur Vertragsunterschrift (Quelle: muenker-partner.de, s. o.) – ohne die Kündigungsfrist der neuen Führungskraft, die bei Führungspositionen häufig selbst mehrere Monate beträgt.

Wie lange dauert eine Besetzung wirklich – je Ebene?

Die Ebene entscheidet mehr über die Dauer als jeder einzelne Prozessschritt. Bei Bereichsleitung und gehobenem Fachmanagement im Mittelstand sind die genannten 12 bis 18 Wochen ein realistischer Rahmen. Bei Vorstands- und internationalen C-Level-Mandaten mit breiterem, oft globalem Bewerberfeld dauert es in der Regel länger: Russell Reynolds Associates, eine der großen internationalen Search-Firmen, wirbt selbst mit CEO-, C-Level- und Board-Besetzungen „in as little as 14 weeks“ – also frühestens 14 Wochen als Bestwert, nicht als Durchschnitt (Quelle: russellreynolds.com/en/capabilities/how-do-i-find-the-best-leaders/executive-search, abgerufen am 11. September 2026). In der Praxis bedeutet das: Wer für eine Vorstandsposition mit vier bis sechs Monaten von der Beauftragung bis zum ersten Arbeitstag plant, liegt realistischer als mit den drei Monaten, die oft als grobe Faustregel für den reinen Suchprozess kursieren (Quelle: de.wikipedia.org/wiki/Executive_Search, abgerufen am 11. September 2026).

Retained Search oder Contingency Search – welches Modell passt wann?

Beide Modelle verlangen ein Honorar in Prozent des Bruttojahreszielgehalts, unterscheiden sich aber grundlegend in Fälligkeit und Risikoverteilung:

Eine Beispielrechnung mit offengelegten Annahmen: Bei einem angenommenen Bruttojahreszielgehalt von 180.000 Euro und dem BDU-Marktschnitt von 27,5 Prozent liegt das Honorar bei 49.500 Euro (Quelle: muenker-partner.de, s. o.). Beim Retainer werden davon in der Praxis drei Raten von je rund 16.500 Euro fällig – auch dann, wenn am Ende niemand eingestellt wird. Beim Contingency-Modell entfällt dieses Vorleistungsrisiko vollständig: Die 49.500 Euro werden ausschließlich fällig, wenn die vermittelte Person den Vertrag tatsächlich unterschreibt. Der Preis dafür ist Exklusivität: Ein Contingency-Berater arbeitet in der Regel nicht nur für einen Auftraggeber an derselben Position.

Retained lohnt sich damit vor allem dort, wo die Zielperson vertraulich und aktiv außerhalb des Bewerbermarktes gesucht werden muss und ein Berater dafür Wochen investieren soll, bevor überhaupt ein Ergebnis feststeht. Contingency passt eher zu Positionen mit einem breiteren, grundsätzlich erreichbaren Kandidatenkreis, bei denen der Auftraggeber das Vorleistungsrisiko nicht tragen will oder mehrere Berater parallel beauftragt.

Was ein Retainer wirklich einbringt

Anbieter-Darstellungen von Executive Search beschreiben den eigenen Prozess oft ausführlich, lassen aber offen, wofür der Auftraggeber beim Retainer eigentlich zahlt, wenn niemand garantiert eingestellt wird. Drei Dinge sind es in der Praxis: Erstens Exklusivität – der Berater arbeitet nicht gleichzeitig für einen Wettbewerber an einer vergleichbaren Position und investiert Rechercheaufwand, den ein Contingency-Berater bei ungewissem Ausgang nicht aufbringt. Zweitens durchgehaltene Reichweite – eine Longlist von 80 bis 150 identifizierten Personen (Quelle: muenker-partner.de, s. o.) wird auch dann vollständig bearbeitet, wenn die ersten Kandidat:innen absagen, weil das Honorar nicht an den ersten Erfolg gekoppelt ist. Drittens Vertraulichkeit – bei einer Nachbesetzung, während die aktuelle Position noch besetzt ist, kann weder der suchende Auftraggeber noch der Name der angesprochenen Person öffentlich genannt werden; das lässt sich nur mit einem klar abgegrenzten, bezahlten Mandat durchhalten.

Die Kehrseite gehört genauso dazu: Der Auftraggeber trägt das Risiko, dass die Suche trotz gezahltem Retainer erfolglos bleibt. Genau deshalb ist die Frage, ob eine Position diesen Aufwand überhaupt rechtfertigt, wichtiger als die Wahl des Honorarmodells.

Ein Nebeneffekt wird in Verkaufsgesprächen selten erwähnt: Ein Retainer bindet nicht nur die Beratung, sondern auch den Auftraggeber. Wer exklusiv beauftragt, kann nicht parallel noch zwei weitere Berater oder das eigene Recruiting-Team auf dieselbe Position ansetzen, ohne die Vertragsgrundlage zu verletzen. Diese Bindung ist beabsichtigt – sie ist der Grund, warum die Beratung überhaupt bereit ist, Wochen in eine ungewisse Suche zu investieren – sollte aber vor der Unterschrift bewusst sein, nicht erst danach.

Wann ist Executive Search nicht das richtige Mittel?

Anbieter-Blogs beantworten diese Frage selten, weil sie am eigenen Auftrag verdienen. Vier Situationen, in denen sich der Aufwand nachweislich nicht lohnt:

• Eine interne Nachfolge steht bereit. Wenn eine intern aufgebaute Person das Anforderungsprofil erfüllt, kostet eine externe Suche Zeit und Geld, ohne einen besseren Kandidaten zu liefern – und sie sendet ein Signal an die eigene Führungsriege, das selten hilft.
• Die Position liegt unterhalb der Schwelle. Für reguläre Fachpositionen oder untere Führungsebenen mit ausreichend aktiv suchenden Kandidat:innen ist der aufwendige Retainer-Prozess unverhältnismäßig; hier reicht eine klassische Personalvermittlung mit Erfolgshonorar.
• Der Markt ist zu eng. Wenn selbst eine vollständige Marktkartierung nur eine Handvoll realistischer Namen liefert, kann auch die gründlichste Direktansprache nicht liefern, was am Arbeitsmarkt schlicht nicht in ausreichender Zahl existiert. Dann sind interne Entwicklung, Interimslösung oder ein verändertes Anforderungsprofil oft der schnellere Weg.
• Das Anforderungsprofil ist unklar. Solange sich der Auftraggeber intern nicht einig ist, welche Erfahrung, Kultur und Vergütung gesucht werden, läuft jede Marktkartierung gegen ein bewegliches Ziel. Diese Klärung gehört vor die Beauftragung, nicht in die laufende Suche hinein.

In allen vier Fällen ist der Fehler nicht das Honorarmodell, sondern der Zeitpunkt: Executive Search wird zu früh beauftragt, bevor intern geklärt ist, ob eine externe Direktsuche das Problem überhaupt löst. Eine kurze interne Bestandsaufnahme – Nachfolgeplanung, Positionsschwere, Marktgröße, Anforderungsklarheit – kostet einen Bruchteil des Retainers und verhindert die teuersten Fehlstarts.

Häufige Fragen zu Executive Search

Was kostet Executive Search?

Marktüblich sind 25 bis 35 Prozent des Bruttojahreszielgehalts der besetzten Position, unabhängig vom Honorarmodell. Der Bundesverband Deutscher Unternehmensberatungen beziffert den Marktschnitt für 2024 mit 27,5 bis 27,8 Prozent (Quelle: muenker-partner.de und instaffo.com, s. o., abgerufen am 11. September 2026). Der Unterschied zwischen den Modellen liegt in der Fälligkeit, nicht in der Prozenthöhe.

Wie lange dauert eine Executive-Search-Suche?

Für Bereichsleitung und gehobenes Fachmanagement im Mittelstand sind 12 bis 18 Wochen bis zur Vertragsunterschrift realistisch. Vorstands- und internationale C-Level-Mandate dauern häufig länger; selbst große Search-Firmen nennen 14 Wochen als schnellsten, nicht als typischen Fall. Die Kündigungsfrist der neuen Führungskraft kommt in beiden Fällen noch hinzu.

Was ist der Unterschied zwischen Retained und Contingency Search?

Beim Retainer zahlt der Auftraggeber in Raten unabhängig vom Ergebnis und bekommt dafür exklusive, priorisierte Arbeit. Beim Contingency-Modell zahlt er ausschließlich bei erfolgreicher Einstellung, der Berater arbeitet dafür meist nicht exklusiv und oft parallel zu anderen Beratungen an derselben Position.

Wann ist Executive Search nicht die richtige Wahl?

Wenn eine geeignete interne Nachfolge existiert, die Position unterhalb der üblichen Schwelle für Geschäftsführung, Bereichsleitung oder seltene Spezialist:innen liegt, der Zielkandidatenmarkt zu klein für eine sinnvolle Longlist ist, oder das Anforderungsprofil intern noch nicht geklärt ist. In diesen Fällen kostet die Direktsuche mehr, als sie an besseren Kandidat:innen liefert.

Ist Executive Search dasselbe wie Headhunting?

Die Begriffe überschneiden sich stark, sind aber nicht deckungsgleich: Headhunting bezeichnet die Ansprachemethode selbst und wird auch außerhalb reiner Führungspositionen genutzt, während Executive Search speziell auf Top- und Schlüsselpositionen zielt und dort fast immer retainerbasiert läuft. Details zur Methode stehen im eingangs verlinkten Beitrag zum Headhunting.