Executive Search ist die bezahlte Direktsuche nach Führungskräften, die sich nirgends bewerben. Eine Beratung kartiert den Markt, spricht passende Personen einzeln an und legt eine Shortlist vor, typischerweise für Geschäftsführung, Vorstand und seltene Fachrollen. In Deutschland liegt das Honorar meist bei 25 bis 35 Prozent des Bruttojahreszielgehalts, entweder in Raten für die geleistete Arbeit (Retained) oder nur bei erfolgreicher Einstellung (Contingency); ein Mandat dauert 12 bis 18 Wochen bis zur Unterschrift.
Dieser Beitrag zeigt, was Executive Search ist, wie ein Mandat Schritt für Schritt abläuft, was es mit Rechenbeispiel kostet, wann Retained oder Contingency passt, was beim Erstkontakt rechtlich erlaubt ist und wie Sie entscheiden, ob Sie eine Beratung beauftragen oder selbst suchen. Zu den Werkzeugen siehe Executive-Search-Software, zum Leistungsbild Personalberatung, zur Ansprachemethode Headhunting.
Was ist Executive Search, und wie unterscheidet es sich von Recruiting und Headhunting?
Executive Search zielt auf Top- und Schlüsselpositionen und arbeitet im passiven Markt: Menschen, die angestellt und erfolgreich sind und nicht suchen. Wikipedia (Stand Oktober 2026) nennt als üblichen Ablauf Anforderungsprofil, Marktkartierung, Direktansprache, Auswahl und Vertrag. Die Begriffe drumherum überlappen, deshalb eine kurze Einordnung:
| Begriff | Was gemeint ist | Typische Ebene | Übliches Honorarmodell |
|---|---|---|---|
| Executive Search | Marktkartierung und Direktansprache für Top- und Schlüsselpositionen, vertraulich, exklusiv | Geschäftsführung, Vorstand, Bereichsleitung, seltene Spezialist:innen | Retained |
| Headhunting | Die Methode: Personen direkt ansprechen. Wird weit über Führungsrollen hinaus genutzt | Jede Ebene mit knappen Kandidat:innen | Retained oder Contingency |
| Personalvermittlung (Contingency) | Agentur schlägt Kandidat:innen vor, Honorar nur bei Einstellung, oft mehrere Agenturen parallel | Fachkräfte, untere und mittlere Führung | Contingency |
| Internes Sourcing | Das eigene Team sucht und spricht an | Jede Ebene | Kein Honorar, Personalaufwand |
Für welche Positionen wird Executive Search eingesetzt?
Nicht jede Vakanz rechtfertigt eine Direktsuche. Retained Executive Search läuft vor allem bei Geschäftsführung und Bereichsleitung, bei seltenen Fachspezialist:innen und bei vertraulichen Nachbesetzungen, bei denen die aktuelle Position noch besetzt ist. Der gemeinsame Nenner: Die gesuchten Personen bewerben sich nicht selbst und sind über Stellenanzeigen kaum erreichbar. Laut Zahlen des Bundesverbands Deutscher Unternehmensberatungen (BDU), die die Beratung Münker & Partner wiedergibt, laufen auf dieser Ebene 94 Prozent der Besetzungen über Direktansprache statt über Bewerbungseingang (abgerufen im September 2026).
Wie läuft eine Executive Search Schritt für Schritt ab?
Die Reihenfolge ist überall gleich; unterschiedlich ist, wie lange jeder Schritt dauert:
| Schritt | Was passiert | Realistische Dauer |
|---|---|---|
| 1. Anforderungsanalyse | Kompetenzprofil, Vergütungsrahmen und Erfolgskriterien mit dem Auftraggeber festlegen | 1–2 Wochen |
| 2. Marktkartierung | Zielunternehmen identifizieren, Longlist von häufig 80 bis 150 Personen aufbauen (Münker & Partner) | 2–4 Wochen |
| 3. Direktansprache und Erstgespräche | Passende Personen kontaktieren, Wechselbereitschaft und Grobeignung klären | 3–6 Wochen, parallel zur Kartierung |
| 4. Vertiefte Interviews und Bericht | Strukturierte Gespräche, ggf. Testverfahren, vertraulicher Kandidatenbericht | 2–4 Wochen |
| 5. Präsentation und Auswahlrunden | Shortlist beim Auftraggeber, Runden mit Fachbereich und Board | 2–5 Wochen |
| 6. Referenzen und Vertrag | Referenzen einholen, Konditionen verhandeln, Kündigungsfrist abwarten | 3–7 Tage plus 2–4 Wochen, plus Kündigungsfrist |
Addiert ergibt das für ein Mandat im gehobenen Mittelstand realistisch 12 bis 18 Wochen bis zur Vertragsunterschrift, ohne die Kündigungsfrist der neuen Führungskraft, die bei Führungspositionen häufig selbst mehrere Monate beträgt.
Checkliste: Das brauchen Sie, bevor Sie eine Beratung briefen (oder selbst starten)
- Schriftliche Erfolgskriterien. Drei bis fünf Ergebnisse, die die Person in den ersten 18 Monaten liefern muss, statt einer Liste früherer Jobtitel.
- Ein Vergütungsrahmen mit Entscheidung. Wer darf ein Angebot über dem Rahmen freigeben, und bis wann?
- Muss- und Kann-Kriterien. Höchstens fünf Muss-Kriterien; alles andere ist verhandelbar. Das ist der größte Hebel für die Größe der Longlist.
- Zielliste und Sperrliste. Welche Unternehmen sind erwünscht, welche wegen bestehender Absprachen tabu?
- Ein benanntes Auswahlgremium. Wer interviewt in welcher Reihenfolge, mit welchen Terminfenstern. Die Auswahlrunden sind der Schritt, der am häufigsten rutscht.
- Interner Check erledigt. Gibt es eine interne Nachfolge? Wenn ja, ist die Suche womöglich unnötig (siehe unten).
Wie lange dauert eine Besetzung wirklich, je Ebene?
Die Ebene entscheidet mehr über die Dauer als jeder einzelne Schritt. Bei Bereichsleitung im Mittelstand sind 12 bis 18 Wochen ein realistischer Rahmen. Vorstands- und internationale C-Level-Mandate mit breiterem, oft globalem Bewerberfeld dauern länger: Russell Reynolds Associates wirbt selbst mit CEO-, C-Level- und Board-Besetzungen „in as little as 14 weeks“ (abgerufen im September 2026), also als Bestwert, nicht als Durchschnitt. Für eine Vorstandsposition sind vier bis sechs Monate von der Beauftragung bis zum ersten Arbeitstag realistischer als die drei Monate, die als Faustregel für den reinen Suchprozess kursieren.
Was kostet Executive Search? Retained vs. Contingency
Beide Modelle verlangen ein Honorar in Prozent des Bruttojahreszielgehalts, unterscheiden sich aber in Fälligkeit und Risikoverteilung:
| Modell | Fälligkeit | Risiko | Typische Honorarhöhe |
|---|---|---|---|
| Retained Search | Meist gedrittelt: bei Auftragserteilung, bei Shortlist-Präsentation, bei Vertragsunterschrift, unabhängig vom Ausgang (Wikipedia) | Auftraggeber zahlt auch ohne Besetzung; die Beratung arbeitet dafür exklusiv | 25–35 %, Marktschnitt 27,5 % (2024) (Münker & Partner) |
| Contingency Search | Ausschließlich bei erfolgreicher Anstellung | Berater trägt das Risiko, arbeitet meist an mehreren Mandaten parallel und nicht exklusiv | 20–35 % des ersten Jahresgehalts; Senior-Management/C-Level 25–35 %, Schnitt 27,8 % (Instaffo) |
| Internes Sourcing | Kein Honorar; laufende Personalkosten des eigenen Teams | Unternehmen trägt Zeit-, Vakanz- und Fehlbesetzungsrisiko selbst | Kein Marktpreis, nur die eigenen Kapazitätskosten |
Die Grundsätze des BDU (GoPB, Stand Dezember 2024) ergänzen einen leicht übersehenen Punkt: Das Honorar richtet sich typischerweise nach dem erwartbaren Beratungsaufwand und dem Zieleinkommen der Position, nicht allein nach der erfolgreichen Besetzung. Deshalb ist ein Retainer auch dann fällig, wenn Sie am Ende nicht einstellen.
Rechenbeispiel (unsere Annahmen): Bruttojahreszielgehalt 180.000 Euro. Bei 25 Prozent beträgt das Honorar 45.000 Euro, beim Marktschnitt von 27,5 Prozent 49.500 Euro, bei 35 Prozent 63.000 Euro. Beim Retainer mit 27,5 Prozent sind das drei Raten von je rund 16.500 Euro, fällig auch ohne Einstellung. Beim Contingency-Modell werden die 49.500 Euro nur fällig, wenn die vermittelte Person unterschreibt. Der Preis dafür ist Exklusivität: Ein Contingency-Berater arbeitet meist nicht allein an derselben Position.
Retained lohnt sich dort, wo die Zielperson vertraulich außerhalb des Bewerbermarktes angesprochen werden muss und die Beratung Wochen investiert, bevor ein Ergebnis feststeht. Contingency passt zu Positionen mit breiterem, grundsätzlich erreichbarem Kandidatenkreis, bei denen der Auftraggeber kein Vorleistungsrisiko tragen will oder mehrere Berater parallel beauftragt.
Was ein Retainer wirklich einbringt
Drei Dinge. Exklusivität: Die Beratung arbeitet nicht gleichzeitig für einen Wettbewerber an einer vergleichbaren Position und investiert Rechercheaufwand, den ein Contingency-Berater bei ungewissem Ausgang nicht aufbringt. Durchgehaltene Reichweite: Eine Longlist von 80 bis 150 Personen wird auch dann vollständig bearbeitet, wenn die ersten absagen, weil das Honorar nicht am ersten Ja hängt. Vertraulichkeit: Bei einer Nachbesetzung, während die Position noch besetzt ist, dürfen weder der Auftraggeber noch die angesprochene Person öffentlich genannt werden. Die Kehrseite: Der Auftraggeber trägt das Risiko, dass die Suche trotz gezahltem Retainer erfolglos bleibt, und er kann nicht parallel weitere Berater oder das eigene Team auf dieselbe Position ansetzen.
Ist der Erstkontakt erlaubt? Direktansprache nach deutschem Recht
Ja, mit Grenzen. Im Urteil BGH I ZR 221/01 von 2004 entschied der Bundesgerichtshof, dass ein Personalberater eine Person am Arbeitsplatz anrufen darf, um zu fragen, ob grundsätzlich Interesse an einer neuen Stelle besteht, und sein Angebot kurz darzulegen. Wettbewerbswidrig wird es, wenn die Person kein Interesse zeigt oder das Gespräch über eine knappe Beschreibung hinausgeht (nach Darstellung von Fachverlagen, Stand Oktober 2026). Spätere Urteile (I ZR 73/02 und I ZR 183/04) bestätigen, dass der erste Anruf auf das Notwendige beschränkt bleiben muss; den Vorhalt von Lebenslauf und Tätigkeiten im ersten Gespräch stufte der BGH als unzulässig ein. Praktisch heißt das: Erstkontakt kurz und neutral, Details schriftlich oder in einem später vereinbarten Gespräch. Das ist eine allgemeine Information, keine Rechtsberatung.
Beratung beauftragen oder selbst suchen?
Schwierig an einer Führungskräftesuche sind das Briefing, der Zugang zur Person und die Diskretion. Namen zu finden ist der Teil, der sich verändert hat. Mit anforderungsbasierter KI-Suche beschreiben Sie die Zielperson frei, statt Boolesche Suchstrings zu bauen, und das Werkzeug prüft jedes Profil dagegen. Sprad (Atlas) durchsucht LinkedIn, XING, GitHub und Ihren eigenen Talent Pool in einer Suche; die Deep-Context-Suche findet Personen mit konkreter Unternehmenserfahrung, etwa einen CFO, der in einem bestimmten Zeitraum eine Fusion begleitet hat, oder jemanden, der ein Start-up durch Series A und B geführt hat. Die Ansprache läuft über LinkedIn und E-Mail inklusive Follow-ups, die gesamte Kommunikation je Person in einem Postfach, damit niemand doppelt angesprochen wird.
Einige Personalberatungen mit teurer LinkedIn-Lizenz berichten uns, dass sie ihre Suchen inzwischen in Atlas beginnen, weil sie schneller bessere Ergebnisse finden. Eine veröffentlichte Executive-Search-Fallstudie haben wir nicht; verstehen Sie das als Methode, die zur Aufgabe passt, nicht als Beleg. Im Bereich Recruiting des öffentlichen PeopleSearchBench kommt Atlas in der eigenen Nachmessung, umgerechnet auf die veröffentlichte Skala, auf 73,5 von 100. PeopleSearchBench (Recruiting), veröffentlicht von Lessie, Oktober 2026. Werte der anderen Systeme wie im Benchmark veröffentlicht; Atlas ist unsere eigene Nachmessung mit dem offenen Testverfahren des Benchmarks, auf die veröffentlichte Skala umgerechnet; kein offizieller Eintrag.
Zu den Kosten: Recruiter Lite kostet 79 € je Seat und Monat, Atlas Recruiter 299 € je Seat und Monat (jährlich abgerechnet, netto), der Start ist kostenlos mit 100 Credits im Monat. Ein Atlas-Recruiter-Seat kostet im Jahr 3.588 €, etwa 7 Prozent eines einzigen Retainer-Honorars von 49.500 € aus dem Beispiel oben. Grenzen nennen wir offen: kein KI-Notetaker, kein Placement-Reporting, und die tiefe Suche dauert einige Minuten, weil je Profil deutlich mehr KI läuft (Quick Search: rund 3 Sekunden). Mehr unter Sprad für Personalberatungen und Personensuche.
Typische Fehler bei Executive Searches
- Briefing nach Jobtitel statt nach Ergebnissen. Sie bekommen Doppelgänger des Vorgängers, nicht die Person für die nächsten drei Jahre.
- Zu viele Muss-Kriterien. Jedes zusätzliche verkleinert die Longlist, irgendwann ist sie leer.
- Auswahlrunden ohne Terminfenster. Board-Kalender, nicht Kandidat:innen, sind der häufigste Grund, warum eine Shortlist kalt wird.
- Kündigungsfrist ignorieren. Ein Vertrag in Woche 16 bedeutet einen ersten Arbeitstag in Monat 6 oder später.
- Zu früh beauftragen. Der Fehler ist selten das Honorarmodell, sondern der Zeitpunkt.
Wann ist Executive Search nicht das richtige Mittel?
- Eine interne Nachfolge steht bereit. Eine externe Suche kostet Zeit und Geld ohne besseren Kandidaten und sendet ein Signal an die Führungsriege, das selten hilft.
- Die Position liegt unterhalb der Schwelle. Bei genug aktiv suchenden Kandidat:innen reicht eine klassische Personalvermittlung.
- Der Markt ist zu eng. Zeigt die vollständige Kartierung nur eine Handvoll Namen, sind interne Entwicklung, Interimslösung oder ein verändertes Profil schneller.
- Das Anforderungsprofil ist unklar. Klären Sie es vor der Beauftragung, nicht in der laufenden Suche.
Eine kurze interne Bestandsaufnahme (Nachfolgeplanung, Positionsschwere, Marktgröße, Klarheit des Briefings) kostet einen Bruchteil des Retainers und verhindert die teuersten Fehlstarts.
Wie wählen Sie eine Executive-Search-Beratung aus?
Fünf Fragen: Wer macht die eigentliche Sucharbeit, der Partner, den Sie treffen, oder eine Researcherin? Welche Unternehmen sind für die Beratung wegen bestehender Kunden tabu? Was passiert, wenn die vermittelte Person früh ausscheidet (Ersatzbesetzung)? Wie sind die drei Raten an Meilensteine geknüpft? Welche vergleichbaren Mandate wurden in den letzten 24 Monaten abgeschlossen, und wie lange dauerten sie? Vergleichen Sie die Antworten mit den Dauern und Honorarspannen oben.
Häufige Fragen zu Executive Search
Was ist Executive Search einfach erklärt?
Eine Beratung wird dafür bezahlt, Führungskräfte zu finden und anzusprechen, die nicht auf Jobsuche sind, sie zu beurteilen und dem Auftraggeber eine Shortlist vorzulegen.
Was kostet Executive Search?
25 bis 35 Prozent des Bruttojahreszielgehalts, unabhängig vom Modell. Der Marktschnitt liegt in Deutschland bei 27,5 Prozent (Retained) bzw. 27,8 Prozent (Contingency). Bei 180.000 Euro sind das etwa 45.000 bis 63.000 Euro. Die Modelle unterscheiden sich in der Fälligkeit, nicht in der Prozenthöhe.
Wie lange dauert eine Executive Search?
12 bis 18 Wochen bis zur Unterschrift bei Bereichsleitung und gehobenem Fachmanagement im Mittelstand. Vorstands- und internationale C-Level-Mandate dauern länger; selbst große Firmen nennen 14 Wochen als schnellsten Fall. Die Kündigungsfrist kommt hinzu.
Was ist der Unterschied zwischen Retained und Contingency Search?
Beim Retainer zahlt der Auftraggeber in Raten unabhängig vom Ergebnis und bekommt exklusive, priorisierte Arbeit. Bei Contingency zahlt er nur bei Einstellung; der Berater arbeitet meist nicht exklusiv.
Ist Executive Search dasselbe wie Headhunting?
Nein. Headhunting ist die Methode der Direktansprache und wird auch außerhalb von Führungsrollen genutzt. Executive Search zielt auf Top- und Schlüsselpositionen und läuft fast immer retainerbasiert. Details im Beitrag zum Headhunting.
Darf man Kandidat:innen am Arbeitsplatz anrufen?
Ein kurzer erster Anruf, um das Interesse zu klären, ist nach der BGH-Rechtsprechung oben zulässig; längere Gespräche oder das Vorhalten eines Lebenslaufs im ersten Anruf nicht.
Können wir Executive Search selbst machen?
Ja, wenn Sie Zeit für vertrauliche Ansprache, ein klares Briefing und ein Werkzeug haben, das nach Anforderungen sucht. Beratungen bringen Diskretion, Zugang und einen systematischen Prozess; Werkzeuge machen die Kartierung günstiger.
Wann ist Executive Search die falsche Wahl?
Wenn eine geeignete interne Nachfolge existiert, die Position unter der üblichen Schwelle liegt, der Markt für eine sinnvolle Longlist zu klein ist oder die Anforderungen noch nicht geklärt sind.
Jürgen Ulbrich
Jürgen Ulbrich verfügt über mehr als ein Jahrzehnt Erfahrung in der Entwicklung und Führung leistungsstarker Teams und Unternehmen. Als Experte für Mitarbeiterempfehlungsprogramme sowie Feedback- und Performance-Prozesse hat Jürgen über 100 Organisationen dabei unterstützt, ihre Talent Acquisition und Devlopment Strategie zu optimieren.
