Kandidatinnen und Kandidaten per WhatsApp zu kontaktieren ist rechtlich möglich, aber nicht voraussetzungslos: Ohne vorherige Einwilligung gilt eine werbliche Erstansprache über WhatsApp als unzumutbare Belästigung nach § 7 UWG. Die Rechtslage unterscheidet dabei deutlich zwischen einer kalten Erstansprache im Active Sourcing und der Kommunikation mit jemandem, der sich bereits beworben hat.

Für das Recruiting ist WhatsApp attraktiv, weil die Öffnungs- und Antwortraten von Messenger-Nachrichten die von E-Mails oft deutlich übertreffen - besonders bei gewerblichen und Frontline-Zielgruppen, die selten regelmäßig E-Mail checken. Genau deshalb lohnt sich ein genauer Blick auf die rechtlichen Spielregeln.

Die Rechtsgrundlage: § 7 UWG

Maßgeblich ist § 7 des Gesetzes gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG). Absatz 2 Nummer 2 stuft Werbung per „elektronischer Post" ohne vorherige ausdrückliche Einwilligung des Adressaten als unzumutbare Belästigung ein. Nach überwiegender Auffassung in Literatur und Rechtsprechung fällt eine Werbenachricht per Messenger-Dienst wie WhatsApp unter denselben Begriff wie eine E-Mail - der Übertragungsweg ist technisch anders, die werbliche Wirkung auf die empfangende Person aber vergleichbar.

Eine Stellenanfrage gilt dabei rechtlich als geschäftliche Handlung im Sinne des UWG, auch wenn sie sich an eine Privatperson statt an einen Kunden richtet. Der Schutzzweck der Norm - niemanden ungefragt mit werblicher Kommunikation zu behelligen - greift bei einer kalten Jobansprache genauso wie bei Produktwerbung.

Kalte Ansprache gegen bestehenden Kontakt: zwei verschiedene Fälle

Für die rechtliche Einordnung zählt vor allem, wie der Kontakt zustande kam.

Wie eine wirksame Einwilligung aussieht

Die Einwilligung muss vor der ersten Werbenachricht vorliegen, ausdrücklich sein und sich konkret auf die Kontaktaufnahme über WhatsApp beziehen - eine allgemeine Einwilligung zur „Kontaktaufnahme" reicht nach überwiegender Auffassung nicht automatisch für jeden Kanal. In der Praxis holen Unternehmen diese Einwilligung an mehreren Stellen ein:

• Im Bewerbungsformular selbst, mit einer separaten, nicht vorangehakten Checkbox für WhatsApp als Kontaktkanal.
• Beim Aufbau eines Talentpools, wenn die Person ihre Telefonnummer aktiv hinterlegt und der Nutzung für künftige Rollen zustimmt.
• Über eine erste Kontaktaufnahme auf einem unstrittigen Kanal (z. B. E-Mail), in der explizit nach der Erlaubnis für WhatsApp gefragt wird - bevor tatsächlich über WhatsApp geschrieben wird.

Fehlt eine solche Einwilligung, bleibt die Ansprache über einen anderen Kanal (E-Mail, klassische Nachricht in einem Karrierenetzwerk) die rechtssichere Alternative für die kalte Erstansprache.

Was das für Active Sourcing bedeutet

Beim Active Sourcing - also der kalten Erstansprache wechselbereiter Kandidat:innen, die noch keinen Kontakt zum Unternehmen hatten - fehlt die Einwilligung praktisch immer. Der rechtssichere Weg ist deshalb, den Erstkontakt über einen Kanal zu suchen, für den keine vorherige Einwilligung erforderlich ist (etwa eine individuelle Nachricht in einem beruflichen Netzwerk), und WhatsApp erst als Kanal für die weitere Kommunikation vorzuschlagen, sobald die Person selbst zugestimmt hat.

Nach einer Bewerbung sieht die Lage anders aus: Wer sich beworben hat, hat aktiv Kontakt aufgenommen und in der Regel Kontaktdaten für die Kommunikation im laufenden Verfahren hinterlegt. Eine WhatsApp-Terminbestätigung oder ein Status-Update im laufenden Bewerbungsprozess ist damit rechtlich deutlich unproblematischer als eine kalte Werbenachricht.

Checkliste vor der ersten WhatsApp-Nachricht

• Liegt eine ausdrückliche, dokumentierte Einwilligung für genau diesen Kanal vor - nicht nur eine allgemeine Kontakt-Erlaubnis?
• Wurde die Einwilligung vor der ersten Nachricht eingeholt, nicht nachträglich als Opt-out-Möglichkeit angeboten?
• Ist nachvollziehbar dokumentiert, wann und wie die Einwilligung erteilt wurde - für den Fall einer späteren Rückfrage oder Beschwerde?
• Gibt es einen einfachen Weg, die Einwilligung zu widerrufen, und wird dieser auch tatsächlich beachtet?
• Ist der Absender klar erkennbar, statt von einer anonymen oder wechselnden Nummer zu schreiben?

Wer diese Punkte vor dem Versand prüft, reduziert das rechtliche Risiko spürbar - unabhängig davon, ob die Nachricht manuell oder automatisiert verschickt wird.

Eine eigene Grenze, die man kennen sollte

Auch ein technisch sauber protokolliertes Einwilligungs-Management ändert nichts daran, dass die endgültige rechtliche Bewertung einer konkreten Nachricht immer vom Einzelfall abhängt - insbesondere davon, wie genau die Einwilligung formuliert war und ob sie sich tatsächlich auf den Zeitpunkt und den Kanal der konkreten Nachricht bezieht. Eine pauschale Software-Lösung kann das Einholen und Dokumentieren der Einwilligung erleichtern, die rechtliche Prüfung des jeweiligen Einzelfalls ersetzt sie nicht.

Häufige Fragen zur WhatsApp-Kontaktaufnahme im Recruiting

Gilt die Einwilligungspflicht auch für SMS?

Ja. § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG erfasst Werbung per elektronischer Post unabhängig vom konkreten technischen Übertragungsweg - SMS, E-Mail und Messenger-Dienste werden hier gleich behandelt.

Darf ich eine bereits bestehende Bewerbung per WhatsApp weiterverfolgen?

Das ist der unkritischere Fall, weil die Person selbst den Kontakt initiiert hat. Trotzdem empfiehlt es sich, im Bewerbungsformular ausdrücklich zu erfragen, ob WhatsApp als Kanal gewünscht ist, statt es stillschweigend vorauszusetzen.

Reicht ein Opt-out statt eines Opt-in?

Nein. § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG verlangt eine vorherige ausdrückliche Einwilligung (Opt-in). Eine nachträgliche Widerspruchsmöglichkeit (Opt-out) reicht für die Erstansprache nicht aus - eine solche Ausnahme gilt im UWG nur für einen engen Sonderfall bestehender Kundenbeziehungen bei E-Mail-Werbung (§ 7 Abs. 3 UWG), der auf eine kalte Recruiting-Ansprache nicht übertragbar ist.

Ist eine Telefonnummer aus einem öffentlichen Profil ein Freibrief?

Nein. Dass eine Nummer öffentlich auffindbar ist, sagt nichts darüber aus, ob eine werbliche WhatsApp-Nachricht ohne Einwilligung zulässig ist. Die Verfügbarkeit einer Kontaktmöglichkeit und die rechtliche Zulässigkeit ihrer Nutzung für Werbung sind zwei getrennte Fragen.

Was passiert bei einem Verstoß?

Ein Verstoß gegen § 7 UWG kann wettbewerbsrechtlich abgemahnt werden und Unterlassungs- sowie Kostenerstattungsansprüche auslösen. Wiederholte Verstöße gegen dieselbe Person können zusätzlich das Vertrauen in den Arbeitgeber beschädigen - gerade bei der Zielgruppe, die man langfristig für sich gewinnen möchte.

Gilt das auch, wenn eine Personalvermittlung im Auftrag des Unternehmens anschreibt?

Ja. Die Einwilligungspflicht knüpft an die geschäftliche Handlung an, nicht daran, wer sie ausführt. Beauftragt ein Unternehmen eine externe Personalberatung mit der Ansprache, gelten dieselben Anforderungen an eine vorherige Einwilligung wie bei einer Ansprache durch die eigene Personalabteilung.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Einordnung und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Für die Datenschutz-Seite der Direktansprache insgesamt - Rechtsgrundlage, Informationspflicht, Speicherfristen - siehe Active Sourcing und DSGVO. Wie eine automatisierte, kanalübergreifende Ansprache mit korrekter Einwilligungslogik in der Praxis funktioniert, zeigt die People-Search-Seite von Atlas; wie WhatsApp im laufenden Bewerbungsprozess als Kandidatenkanal eingesetzt wird, das Kandidatenportal. Weitere Beiträge zum Thema Direktansprache im Themen-Hub Active Sourcing, Grundlagen zum Format in Was ist Active Sourcing?.