Eine Kandidatensuche liefert meist deshalb schlechte Treffer, weil eine echte Anforderung als Wunsch eingetragen wurde oder weil zu viele Anforderungen hart gesetzt sind. Ein Muss-Kriterium ist eine Anforderung, ohne die Sie eine Person gar nicht erst ansprechen würden; ein Wunschkriterium ist ein starkes, aber verhandelbares Signal. Setzen Sie drei bis fünf Muss-Kriterien, markieren Sie alles andere als Wunsch und prüfen Sie jedes Muss mit drei Fragen: Könnte eine gute Besetzung es nicht haben? Sieht man es in einem öffentlichen Profil? Und ist es zulässig und tätigkeitsbezogen, danach zu filtern?
Warum liefert meine Kandidatensuche schlechte Treffer?
Lesen Sie die Trefferliste als Symptom, nicht als Urteil über das Tool. Das Muster der schlechten Treffer verweist meist auf eine von vier Ursachen:
| Was Sie sehen | Wahrscheinliche Ursache | Was Sie ändern |
|---|---|---|
| Insgesamt gute Profile, aber das eine Entscheidende (Zertifikat, Sprache, Branche) fehlt bei den meisten | Eine echte Anforderung steht als Wunsch, die Suche sortiert deshalb nach Gesamtähnlichkeit | In die Muss-Spalte verschieben |
| Hunderte lose passender Profile | Gar keine Muss-Kriterien oder ein Briefing, das nur aus einem Jobtitel besteht | Drei bis fünf Muss-Kriterien ergänzen und die Arbeit beschreiben, nicht nur den Titel |
| Drei Profile oder keines | Zu viele Muss-Kriterien oder ein Muss, das ein Profil gar nicht zeigen kann | Auf die Kriterien kürzen, die wirklich ausschließen; prüfen, ob jedes im Profil sichtbar ist |
| Richtige Titel, falsche Seniorität oder falsches Fachgebiet | Der Jobtitel steht stellvertretend für die Fähigkeit | Die Fähigkeit und den Einsatzkontext beschreiben |
Die erste Zeile begegnet uns am häufigsten. In unseren Gesprächen mit Recruiterinnen und Personalberatungen ist der häufigste Nutzerfehler bei der Suche, Anforderungen als Wunsch einzutragen, obwohl die Besetzung ohne sie scheitern würde: Das Ergebnis wird schlecht, und mit derselben Anforderung als Muss wird es deutlich besser. Die Ursache liegt in der Suche, nicht in den Daten.
Was ist der Unterschied zwischen Muss- und Wunschkriterium?
Eine belastbare Suche trennt vier Dinge: Muss (ohne das ist kein Kontakt sinnvoll), Wunsch (ein starkes Signal, das sich abwägen lässt), Ausschluss (ein Grund, jemanden nicht weiter zu prüfen) und Beleg (woran man im Profil erkennt, dass das Kriterium erfüllt ist). Diese Trennung ist wichtiger als die Wahl des Werkzeugs, denn jede Methode braucht sie, ob Boolean oder natürliche Sprache. In einem Boolean-String wird ein Muss zur AND-Gruppe und ein Wunsch zum optionalen OR; in einer Anforderungssuche markieren Sie es. Wie sich beide Methoden unterscheiden, beschreiben Boolean vs. Anforderungssuche und Boolean vs. natürliche Sprache.
Welche drei Fragen entscheiden, ob etwas ein Muss ist?
- Könnte eine gute Besetzung es nicht haben? Wenn ja, ist es ein Wunsch. Der Klassiker ist der Abschluss: In knappen Märkten haben viele starke Leute ihr Können im Beruf aufgebaut. Machen Sie die Fähigkeit zum Muss und den Abschluss zum Wunsch.
- Sieht man es in einem öffentlichen Profil? Ein Muss, das Profile selten nennen (ein Werkzeug aus einem einzelnen Projekt, eine Kündigungsfrist), lässt sich nicht filtern. Behandeln Sie es als Frage für die erste Nachricht.
- Ist es zulässig und tätigkeitsbezogen, danach zu filtern? Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG), § 7 verbietet Benachteiligungen aus den in § 1 genannten Gründen (Rasse oder ethnische Herkunft, Geschlecht, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter, sexuelle Identität). § 6 zählt auch Bewerbende zu den Beschäftigten, und § 8 erlaubt eine unterschiedliche Behandlung nur, wenn der Grund eine wesentliche und entscheidende berufliche Anforderung ist. Legen Sie denselben Maßstab schon bei der Suche an: Ein Filter nach Alter oder Geschlecht ist kein Muss.
Ein Rechenbeispiel mit angenommenen Zahlen
Die folgenden Zahlen veranschaulichen den Mechanismus und sind keine Messung. Angenommen, Sie suchen eine Embedded-Software-Entwicklerin im DACH-Raum mit Erfahrung in funktionaler Sicherheit. Eine erste Suche findet einen Pool von 400 Profilen, die zu „C++ und Embedded“ passen. Nehmen wir an, 15 % davon zeigen Erfahrung in funktionaler Sicherheit, das sind 60 Personen.
| Eintrag | Was die Suche tut | Erwarteter Anteil mit funktionaler Sicherheit unter den Top 15 |
|---|---|---|
| Funktionale Sicherheit als Wunsch | Sortiert alle 400 nach Gesamtähnlichkeit; die 60 verteilen sich über die Liste | Etwa 15 %, also rund 2 von 15 |
| Funktionale Sicherheit als Muss | Behält nur die 60 und sortiert innerhalb davon | 15 von 15 (alle aus den 60) |
Nun der umgekehrte Fehler. Angenommen, Sie ergänzen drei weitere Muss-Kriterien, und jedes entfernt die Hälfte der verbleibenden Profile: Automotive-Erfahrung, fließendes Deutsch und mindestens acht Jahre Berufserfahrung.
| Muss-Kriterien | Angenommene Durchlaufquote | Verbleibende Profile |
|---|---|---|
| C++ und Embedded (der Pool) | - | 400 |
| plus funktionale Sicherheit | 15 % | 60 |
| plus Automotive-Erfahrung | 50 % | 30 |
| plus fließendes Deutsch | 50 % | 15 |
| plus mindestens acht Jahre | 50 % | etwa 7 |
In diesem Beispiel halbiert jedes weitere harte Kriterium die Liste, und das letzte lässt zu wenige Personen zum Ansprechen übrig. In einem dünnen Markt ist das der Moment, ein Muss zum Wunsch herabzustufen oder das Feld zu öffnen, wie es Sourcing bei Engpassrollen beschreibt.
Wie setze ich die Kriterien in der Praxis?
- Schreiben Sie die Rolle als die Arbeit auf, die zu erledigen ist, und sammeln Sie dann mögliche Kriterien.
- Lassen Sie jedes Kriterium durch die drei Fragen laufen. Behalten Sie drei bis fünf Muss-Kriterien.
- Notieren Sie zu jedem Muss den Beleg, den Sie im Profil erwarten.
- Suchen Sie mit Ihrer echten Vakanz statt mit einer Beispielrolle. In unseren Gesprächen kippt der Eindruck bei der Live-Probe mit der eigenen Stelle am schnellsten.
- Lesen Sie die ersten zehn Treffer und notieren Sie, warum jeder falsch ist. Ein Muster heißt, dass ein Kriterium auf der falschen Seite der Linie steht; ändern Sie immer nur ein Kriterium.
In Atlas beschreiben Sie die Anforderungen und markieren die, die Muss sind; die KI prüft jedes Profil einzeln dagegen und zeigt eine Begründung je Anforderung, sodass ein Fehler in der Liste im Ergebnis sichtbar wird, statt in einer Rangfolge zu verschwinden.
Wirkt die KI-Verordnung auf die Wahl der Kriterien?
Systeme, die Bewerbende filtern oder bewerten, gehören nach Anhang III der KI-Verordnung zu den Hochrisiko-Systemen; die Pflichten dafür gelten ab dem 2. Dezember 2027 nach der Verordnung (EU) 2026/1744. Für Ihre eigene Suche ist das ein Grund, die Muss-Kriterien und ihre Belege festzuhalten, damit sich die Shortlist erklären lässt. Für die Ansprache gefundener Personen gelten die üblichen Regeln: berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f und Information nach Art. 14 der DSGVO, behandelt in Active Sourcing und DSGVO.
Häufige Fragen
Wie viele Muss-Kriterien sollte eine Suche haben?
Drei bis fünf. Weniger liefert eine lose Liste, mehr schrumpft einen dünnen Markt auf nichts, wie das Beispiel oben zeigt. In die Muss-Spalte gehören nur Kriterien, deren Fehlen einen Kontakt wirklich ausschließt.
Sollte der Studienabschluss ein Muss sein?
Meist nicht. Machen Sie die Fähigkeit zum Muss und den Abschluss zum Wunsch, es sei denn, der Abschluss ist für die Tätigkeit rechtlich vorgeschrieben, etwa bei einem reglementierten Beruf.
Sollte der Standort ein Muss sein?
Nur, wenn die Rolle nicht remote machbar ist oder ein Umzug ausgeschlossen ist. Sonst ist der Standort ein Wunsch, und die Umzugsbereitschaft klären Sie in der ersten Nachricht.
Warum liefert meine Suche nur wenige Profile?
Zählen Sie zuerst die Muss-Kriterien. Sind es mehr als fünf oder ist eines dabei, das Profile selten nennen, lockern Sie diese. Ist der Markt klein, öffnen Sie das Feld; siehe Sourcing bei Engpassrollen.
Gilt das auch für die Boolean-Suche?
Ja. In Boolean ist ein Muss eine AND-Gruppe und ein Wunsch ein optionaler Begriff. Der Fehler ist derselbe: Eine Anforderung, die nicht in der AND-Gruppe steht, verschwindet aus dem Ergebnis. Den Vergleich finden Sie in Boolean vs. Anforderungssuche.
Kann ChatGPT die Kriterien für mich festlegen?
Es kann eine Liste entwerfen und Ihre Formulierungen hinterfragen, aber nicht wissen, welches Kriterium für Ihre Vakanz wirklich ein Muss ist. Legen Sie die Muss-Kriterien selbst mit den drei Fragen fest und lassen Sie sich danach bei der Formulierung helfen.
Um das an Ihrer eigenen Vakanz auszuprobieren, starten Sie mit dem kostenlosen Konto unter Sprad Active Sourcing. Einen Vergleich der Tools selbst finden Sie in Die 9 besten Active-Sourcing-Tools, das ganze Thema sammelt der Themen-Hub Active Sourcing.
Jürgen Ulbrich
Jürgen Ulbrich verfügt über mehr als ein Jahrzehnt Erfahrung in der Entwicklung und Führung leistungsstarker Teams und Unternehmen. Als Experte für Mitarbeiterempfehlungsprogramme sowie Feedback- und Performance-Prozesse hat Jürgen über 100 Organisationen dabei unterstützt, ihre Talent Acquisition und Devlopment Strategie zu optimieren.
