Eine Vorlage für das Recruiting-Budget ist dann sinnvoll, wenn sie Ihren Plan für offene Stellen in eine jährliche Gesamtsumme überführt. Diese wird auf das Gehalt der Recruiter, Agenturgebühren und die weiteren Posten aufgeteilt, die Finance einzeln prüft. Eine gute Vorlage berechnet außerdem automatisch die vollständig eingerechneten Cost-per-Hire und den Anteil der Agenturkosten. So erkennt Finance genau, wie viel sich durch die Verlagerung von Agenturausgaben auf Tools sparen lässt.

Die Budgetplanung ist 2026 anspruchsvoller geworden. Die durchschnittliche Time-to-Hire ist in Deutschland auf fast 10 Wochen gestiegen. Zugleich hat sich die Zahl der Bewerbungen pro Stellenanzeige seit 2023 nahezu verdoppelt. Rund ein Viertel der Unternehmen hat das Recruiting aus Kostengründen verlangsamt oder eingefroren. Mehr Bewerbungen und zugleich eine langsamere Pipeline bringen ein pauschal aus dem Vorjahr übernommenes Budget aus dem Gleichgewicht.

Was gehört 2026 in eine Vorlage für das Recruiting-Budget?

Eine praxistaugliche Vorlage für das Recruiting-Budget enthält sieben Posten. Jeder davon ist einem Kostentreiber zugeordnet, den Sie tatsächlich steuern können, statt nur eine vage Abteilungssumme abzubilden. Erstellen Sie ein Tabellenblatt mit einer Zeile pro offener Stelle und einer Spalte pro Kostenposten. So wird die Jahressumme automatisch neu berechnet, wenn sich Ihr Einstellungsplan ändert.

Übernehmen Sie die folgende Struktur als Ausgangspunkt in Excel oder Google Sheets. Ersetzen Sie anschließend die Richtwerte durch Ihre eigenen bestätigten Konditionen, sobald konkrete Angebote von Agenturen und Anbietern vorliegen.

Die zwei Budgetfehler, durch die im Talent Acquisition am meisten Geld verloren geht

Fehler 1: Budgetierung nach „Letztes Jahr plus 10%“ statt nach dem Plan für offene Stellen

Der größte Fehler bei der Budgetierung im Talent Acquisition besteht darin, auf die Gesamtsumme des Vorjahres einen pauschalen Prozentsatz aufzuschlagen. Stattdessen sollte das Budget auf dem tatsächlichen Plan für offene Stellen in diesem Jahr und auf den realistischen Recruiting-Kanälen für diese Einstellungen beruhen. Zero-based Budgeting auf Basis offener Stellen verlangt, dass jeder Headcount und jeder Programmposten in jedem Zyklus anhand des aktuellen Einstellungsplans neu begründet wird. Genau diese Disziplin fehlt bei einer pauschalen prozentualen Erhöhung.

Die Marktlage macht diesen Fehler heute teurer als früher. An der StepStone-Umfrage zur Einstellungslage im Frühjahr 2026 nahmen 800 Recruiter teil. Sie ergab, dass die durchschnittliche Time-to-Hire auf etwa 10 Wochen gestiegen war. Das sind rund 1.5 Wochen mehr als im Herbst 2025. Gleichzeitig hat sich die Zahl der Bewerbungen pro Anzeige seit 2023 nahezu verdoppelt. Ein Viertel der Unternehmen hatte das Recruiting unter dem Druck knapper Budgets bereits verlangsamt oder eingefroren. Teams, die einfach die Vorjahressumme fortschreiben, berücksichtigen nicht, dass die Besetzung einer Stelle nun eher 10 Wochen dauert. Auch ein Einstellungsstopp in einem Team, der Agenturbudget für ein anderes freigeben sollte, bleibt unberücksichtigt.

Faustregel: Bauen Sie das Budget anhand Ihrer Liste offener Stellen neu auf. Erfassen Sie jede geplante Einstellung, den erwarteten Kanal (Agentur, Empfehlung, internes Sourcing, Inbound) und die voraussichtliche Besetzungsdauer. Lassen Sie anschließend die Summen der einzelnen Posten daraus berechnen.

Fehler 2: Agenturgebühren als feste, unvermeidbare Kosten behandeln

Der zweite Fehler besteht darin, Agenturgebühren als unvermeidbare Fixkosten zu betrachten. Internes Sourcing kann in Verbindung mit einem leistungsfähigen ATS den Großteil dieser Ausgaben innerhalb von 12 Monaten realistisch ins Unternehmen verlagern. Ein gesunder Anteil der Agenturkosten liegt bei 15%-25% aller Einstellungen. Ein Wert über 30% signalisiert eine zu große Abhängigkeit von externem Sourcing. Budgetverantwortliche sollten diesen Anteil aktiv senken, statt dauerhaft mit ihm zu planen.

Unternehmen, die dies gezielt steuern, erreichen mehr, als die meisten Teams erwarten. Untersuchungen zur Senkung von Agenturausgaben zeigen, dass konsequent geführte Unternehmen den Anteil agenturvermittelter Einstellungen unter 10% halten, manche sogar bei nur 1%. Dazu legen sie klare Obergrenzen pro offener Stelle fest und bauen interne Sourcing-Kapazitäten für den restlichen Bedarf auf. Der Abstand zwischen einem Agenturanteil von über 30% und einem einstelligen Wert ist der größte Hebel in einem TA-Budget. Entscheidend sind Tools und Prozesse. Beides können Budgetverantwortliche tatsächlich beeinflussen.

Wie berechnen Sie vollständig eingerechnete Cost-per-Hire nach DACH-Standard?

Für die vollständig eingerechneten Cost-per-Hire addieren Sie Ihre gesamten internen Recruiting-Kosten und Ihre gesamten externen Kosten. Anschließend teilen Sie die Summe durch die Zahl der Einstellungen im jeweiligen Zeitraum. In der DACH-gerechten Berechnung wird jedoch das Gehalt des internen Recruiters um die Lohnnebenkosten des Arbeitgebers ergänzt, bevor es in die Formel einfließt. Überspringen Sie diesen Schritt, fällt das Ergebnis jedes Mal zu niedrig aus.

Beim Aufschlagsfaktor unterscheiden sich Deutschland und Österreich von der standardisierten US-Formel. Die SHRM-Benchmarkdaten von 2025 beziffern die Cost-per-Hire in den USA für Positionen unterhalb der Führungsebene auf $5,475 und für Führungskräfte auf $35,879. Das entspricht einem Anstieg um 21% seit 2022. Diese Werte vermitteln einen groben Eindruck von der Formel, lassen die Arbeitgeber-Sozialkosten in der DACH-Region jedoch vollständig außer Acht. Nutzen Sie sie deshalb nur als US-Referenz. In Deutschland liegen die gesetzlich vorgeschriebenen Lohnnebenkosten des Arbeitgebers (Lohnnebenkosten) etwa 21%-25% über dem Bruttogehalt. Sie umfassen Beiträge zur Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung sowie branchenspezifische Umlagen. In Österreich kommen zu etwa 21% Sozialabgaben eine Kommunalsteuer von 3% und ein Familienlastenausgleichsfonds-Beitrag von 3.7% hinzu. Damit liegen die Gesamtkosten für den Arbeitgeber bei fast dem 1.28-Fachen des Bruttogehalts. Ein Recruiter mit €55,000 Bruttogehalt kostet den Arbeitgeber nach diesem Aufschlag in Deutschland daher eher €67,000-€69,000 und in Österreich rund €70,000. Dieser vollständig eingerechnete Betrag gehört in Ihre internen Kosten.

Auch die internen Arbeitsstunden werden in der Formel leicht unterschätzt. Eine typische Einstellung auf mittlerer Ebene beansprucht in Deutschland meist 40-60 Stunden interner HR-Arbeit für Sourcing, Screening und Koordination. Das entspricht etwa €3,000-€5,000 an indirekten internen Kosten, noch bevor eine Agenturrechnung oder Stellenanzeige hinzukommt. Über alle offenen Stellen summiert wird deutlich, warum Finance die Cost-per-Hire zunehmend nach Kanal aufgeschlüsselt sehen möchte, zusätzlich zum Durchschnittswert des Unternehmens.

Drei Kennzahlen erfüllen meist die Anforderungen einer Finance-Prüfung des TA-Budgets: vollständig eingerechnete Cost-per-Hire, der Agenturkostenanteil und ein grober Vergleich der Recruiting-Kanäle. Für einen formellen „source-of-hire ROI“ gibt es bislang keinen einheitlichen DACH-Richtwert. In der Praxis bietet sich daher ein direkter Vergleich der vollständig eingerechneten Cost-per-Hire nach Kanal an:

Der Kanal mit den niedrigsten vollständig eingerechneten Cost-per-Hire für die jeweilige Stellenebene sollte im nächsten Zyklus mehr Budget erhalten.

Was kosten Jobbörsen, Employer Branding und Empfehlungsprämien 2026 tatsächlich?

Die Ausgaben für Jobbörsen konzentrieren sich in Deutschland auf eine Plattform. StepStone bietet sechs Preiskategorien an: von etwa €149 für eine Campus-Anzeige bis €2,199 für die höchste Enterprise-Kategorie. Premium-Einzelanzeigen kosten je nach Sichtbarkeit und Laufzeit meist zwischen €1,200 und €2,399. Ein Abonnement für die direkte Suche in einer Lebenslaufdatenbank kostet zusätzlich rund €795 im Monat. Wenn Sie Anzeigen für alle offenen Stellen zu diesen Konditionen einzeln buchen, summieren sich die Kosten schnell. Deshalb kann eine Multiposting-Vereinbarung die Gesamtkosten für Jobbörsen um bis zu 70% senken, verglichen mit der separaten Buchung jeder Anzeige.

Die Ausgaben für Employer Branding sind geringer und lassen sich einfacher als Anteil am gesamten HR-Budget planen. Unternehmen stellen üblicherweise 8%-12% davon für Maßnahmen wie die Gestaltung der Karriereseite, Kampagneninhalte und den Aufbau von Bekanntheit bereit. Empfehlungsprämien erfordern unter diesen drei Posten die größte Sorgfalt, da Mitarbeitende deutlich weniger erhalten als den auf dem Papier genannten Betrag. Die durchschnittliche Empfehlungsprämie liegt in Deutschland bei rund €1,000 brutto. Da eine Geldprämie nach §19(1) EStG als normales Arbeitseinkommen versteuert wird, bleiben Mitarbeitenden in einer höheren Steuerklasse davon oft nur €500-€650 netto.

Bemessungsregel für Empfehlungsprämien: Legen Sie die Prämie pro Position auf 15%-30% der Recruiting-Kosten fest, die für diese Einstellung sonst angefallen wären. Das können eine Agenturgebühr, Ausgaben für Jobbörsen oder interne Recruiting-Stunden sein. Vermeiden Sie einen pauschalen Betrag für das gesamte Unternehmen. Eine schwer zu besetzende Stelle mit €12,000 Agenturgebühr rechtfertigt eine deutlich höhere Empfehlungsprämie als eine Einstiegsposition mit €1,500 Kosten für Stellenanzeigen.

Sachprämien bleiben in Deutschland bis €50 pro Monat steuerfrei. Berücksichtigen Sie dies, wenn Sie für denselben Budgetposten eine Geldprämie mit Gutscheinen oder anderen Sachleistungen vergleichen.

Wie erstellen Sie einen Business Case für Tools, den Finance genehmigt?

Ein überzeugender Business Case für Tools verknüpft konkrete Softwarekosten mit einer konkreten Senkung der Agenturausgaben in den kommenden 12 Monaten. Beginnen Sie mit dem bereits ermittelten Posten für Agenturgebühren. Wenn eine Stellenebene üblicherweise 15%-30% des Bruttojahresgehalts an Agenturgebühren kostet, fließt dieser Anteil bei jeder Einstellung direkt ins Budget zurück, die Sie von einer Agentur zu internem Sourcing und Screening verlagern.

Budgets für AI-Recruiting-Software richten sich 2026 nach der Unternehmensgröße: etwa $1,000-$30,000 pro Jahr für ein Unternehmen mit 50-200 Mitarbeitenden, $8,000-$90,000 für 200-1,000 Mitarbeitende und $50,000-$250,000-plus für Unternehmen mit mehr als 1,000 Mitarbeitenden. Dies zeigt Sprads Preisübersicht für AI-Recruiting-Software 2026. Stellen Sie diese Beträge nur einer einzigen eingesparten Agenturgebühr gegenüber, amortisiert sich die gesamte Spanne schnell. Eine Einstellung mit einem Gehalt von €60,000 kostet bei einer Agenturgebühr von 20% insgesamt €12,000. Wenn Sie nur drei solcher Einstellungen pro Jahr durch Sourcing und Screening mit einem leistungsfähigen ATS intern abwickeln, sparen Sie €36,000 an Agenturgebühren. Das deckt selbst das obere Ende des jährlichen Toolbudgets eines kleinen Unternehmens mehr als ab.

Der Posten für ATS-Ausgaben in Ihrer Vorlage kann ganz anders aussehen als das Angebot eines etablierten Anbieters. Sprad ist ein AI-first ATS mit kostenloser Basisversion. Daher sind auch die gehostete Karriereseite und das Multiposting kostenlos; für die grundlegende Pipeline stehen in diesem Posten €0. Das Budget verlagert sich anschließend auf optionale, nutzungsabhängige AI-Module: Das CV- und Skills-Screening kostet €0.10 pro Screening, ein AI-Voice-Pre-Screener €6 pro qualifiziertem Gespräch. Beide Module entlasten Recruiter von Screening-Aufgaben und reduzieren die Zahl der Stellen, für die überhaupt eine Agentur benötigt wird. Dadurch wird aus einem festen ATS-Posten ein Betrag, der mit dem Einstellungsvolumen skaliert.

Gut zu wissen: Da die AI-Module nutzungs- statt lizenzbasiert abgerechnet werden, erscheinen die Kosten für das Screening von 500 Bewerbungen direkt in dem Budgetposten, den sie beeinflussen: vermiedene Agenturgebühren oder eingesparte Arbeitsstunden der Recruiter. Eine pauschale Jahreslizenz lässt sich nie so eindeutig aufschlüsseln.

Wohin sich das Budget in diesem Zyklus tatsächlich verlagert

Die eigentliche Veränderung in einem TA-Budget für 2026 zeigt sich weniger in der Gesamtsumme als in der Verteilung jedes einzelnen Euro. Ein Budget auf Basis des aktuellen Plans für offene Stellen macht sichtbar, welche Positionen wirklich eine Agentur benötigen und welche ein internes Team mit den richtigen Tools inzwischen selbst besetzen kann. Allein diese Unterscheidung verschiebt meist mehr Geld als jede Verhandlung über einzelne Posten mit einem Anbieter.

Wenn vollständig eingerechnete Cost-per-Hire, Agenturkostenanteil und ein grober Vergleich der Recruiting-Kanäle in derselben Tabelle stehen, wirken Agenturgebühren nicht länger wie Fixkosten. Sie werden zu einem Posten, den Sie tatsächlich verlagern können. Das Vorgehen ist einfach: Erstellen Sie die diesjährige Vorlage neu anhand Ihrer aktuellen Liste offener Stellen. Ergänzen Sie die Gehälter der Recruiter um die richtigen Arbeitgeberanteile für Deutschland oder Österreich. Berechnen Sie vor Ihrer nächsten Budgetprüfung, wie viel bereits die Verlagerung von zwei oder drei Positionen von einer Agentur ins Unternehmen sparen würde.

Häufig gestellte Fragen

Welches Budget sollte ein mittelständisches DACH-Unternehmen 2026 pro Einstellung einplanen?

Es gibt noch keinen einheitlichen Richtwert für die gesamte DACH-Region. Ermitteln Sie den Betrag deshalb je Stellenebene. Kombinieren Sie Ihre eigenen vollständig eingerechneten Kosten für Recruiter mit Agenturgebühren von 15%-30% des Bruttojahresgehalts, sofern Sie eine Agentur einsetzen, und etwa €3,000-€5,000 an interner HR-Arbeit für eine typische Einstellung auf mittlerer Ebene. Der Durchschnitt dieser Werte je Stellenebene ist deutlich genauer als ein pauschaler Branchendurchschnitt für alle Positionen.

Ab welchem Agenturkostenanteil sollte das TA-Budget überprüft werden?

Ein Anteil agenturvermittelter Einstellungen von mehr als 30% gilt als gängiger Auslöser für eine Überprüfung. Der gesunde Bereich liegt bei 15%-25%. Unternehmen, die diesen Anteil aktiv senken, berichten von weniger als 10% agenturvermittelten Einstellungen, teilweise sogar weniger als 1%, sobald Tools für internes Sourcing und Screening vorhanden sind.

Ist ein kostenloses ATS wirklich kostenlos oder entstehen die Kosten an anderer Stelle?

Die Basisversion ist tatsächlich kostenlos: Die grundlegende Pipeline, die gehostete Karriereseite und das Multiposting kosten jeweils €0. Kosten entstehen erst, wenn Sie nutzungsabhängige AI-Module wie CV-Screening oder Voice-Pre-Screening hinzubuchen. Sie zahlen pro Nutzung und nicht pro Lizenz. Dadurch skalieren die Ausgaben mit dem Einstellungsvolumen und erscheinen in genau dem Budgetposten, den sie direkt entlasten.

Wie hoch sollte eine Empfehlungsprämie in Deutschland nach Steuern sein?

Etwa die Hälfte bleibt übrig. Von einer Empfehlungsprämie von rund €1,000 brutto erhalten Mitarbeitende nach den deutschen Regeln für die Besteuerung von Arbeitseinkommen in der Regel eher €500-€650 netto. Planen Sie daher den Bruttobetrag ein, kommunizieren Sie gegenüber den Mitarbeitenden jedoch den Nettobetrag. Eine Prämie von 15%-30% der Recruiting-Kosten, die für die konkrete Stelle sonst anfallen würden, ist besser zu begründen als ein Pauschalbetrag für das gesamte Unternehmen.

Wie schnell kann internes Sourcing Agenturgebühren tatsächlich ersetzen?

Konsequent arbeitende Unternehmen verlagern den Großteil der zuvor durch Agenturen besetzten Stellen innerhalb von etwa 12 Monaten ins Unternehmen, sobald Sourcing und Screening durch die richtigen Tools unterstützt werden. Manche reduzieren den Anteil agenturvermittelter Einstellungen dadurch auf einen einstelligen Prozentsatz. Das Tempo hängt davon ab, wie schnell Recruiter das zusätzliche Sourcing-Volumen bewältigen können. Genau diese Kapazität sollen ein leistungsfähiges ATS und seine AI-Module schaffen.