Der Talentpool gehört Ihnen, aber nur die Daten, die Sie noch herausbekommen. Nach der DSGVO ist Ihr Unternehmen Verantwortlicher der Kandidatendaten und der Software-Anbieter Auftragsverarbeiter, der die Daten nach Vertragsende zurückgeben oder löschen muss (Art. 28 Abs. 3 lit. g DSGVO). Was tatsächlich bei Ihnen bleibt, hängt von Vertrag und Exportfunktion ab: Notizen, Kontaktverlauf, Pipeline-Stufen und Einwilligungsnachweise verschwinden zuerst. Prüfen Sie das vor der Unterschrift, nicht erst bei der Kündigung.
Wem gehören Kandidatendaten rechtlich?
Ihr Unternehmen entscheidet über Zweck und Mittel der Verarbeitung und ist damit Verantwortlicher nach Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Der Anbieter verarbeitet die Daten in Ihrem Auftrag auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (Art. 28 DSGVO). Daraus folgt Ihr rechtlicher Anspruch, die Daten zurückzubekommen oder löschen zu lassen. Einen technischen Export gibt Ihnen das nicht: Das Gesetz sagt „zurückgeben oder löschen“, nicht „in einem weiterverwendbaren Format“.
Häufig verwechselt wird Art. 20 DSGVO. Das Recht auf Datenübertragbarkeit steht den Kandidatinnen und Kandidaten zu, die von Ihnen ihre eigenen Daten in einem maschinenlesbaren Format verlangen können. Es verpflichtet keinen Anbieter, Ihrem Unternehmen einen sauberen Datenbank-Abzug zu liefern. In unseren Gesprächen mit Recruiting-Teams und Personalberatungen ist „Was bleibt, wenn ich kündige?“ eine Standardfrage; die ehrliche Antwort steht immer im Vertrag und im Export-Menü.
Was verschwindet bei der Kündigung zuerst?
- Notizen und Tags, die nie Teil eines CSV-Exports waren.
- Nachrichtenverlauf aus dem Postfach oder den Sequenzen des Tools.
- Pipeline-Stufen und die Historie, wer wen wann verschoben hat.
- Einwilligungsnachweise (Datum, Wortlaut, Quelle), die Sie als Beleg brauchen.
- Suchprojekte und Shortlists, die in einem gemieteten Seat liegen.
Der Extremfall ist ein gemieteter Seat in einem Berufsnetzwerk: Die Kandidatenarbeit liegt im Konto und ist weg, wenn der Seat endet. Die Zahlen zu einem bekannten Tool stehen in Kandidatendaten behalten.
Welche sieben Fragen stellen Sie vor der Unterschrift?
| Frage | So sieht eine gute Antwort aus |
|---|---|
| 1. Welche Formate kann ich exportieren? | CSV oder Excel für jede Liste und Ansicht, inklusive Notizen und Tags |
| 2. Enthält der Export die Historie? | Kontaktdaten und Nachrichtenverlauf, nicht nur Namen und E-Mails |
| 3. Sind Einwilligungsnachweise exportierbar? | Datum, Wortlaut und Quelle je Person |
| 4. Was passiert zum Vertragsende? | Rückgabe oder Löschung in genannter Frist, schriftlich bestätigt |
| 5. Wie lange habe ich nach der Kündigung Zugriff? | Lesezugriff bis Laufzeitende, am besten mit Übergangsfrist |
| 6. Wo liegen die Daten? | Benannte Hosting-Region; Unterauftragnehmer im Auftragsverarbeitungsvertrag aufgeführt |
| 7. Kann ich den Pool ohne Bezahlplan weiter nutzen? | Ja oder Nein, klar benannt |
Hilft das EU-Datengesetz beim Wechsel?
Möglicherweise. Seit dem 12. September 2025 gibt das EU-Datengesetz (Verordnung (EU) 2023/2854), Kapitel VI Kunden von Cloud- und anderen Datenverarbeitungsdiensten ein Recht auf Anbieterwechsel: Kündigungs-Vorlauf von höchstens zwei Monaten, Übergangszeit von höchstens 30 Tagen, ein Vertrag, der die exportierbaren Daten und digitalen Vermögenswerte benennt, und Wechselentgelte, die bis zum 12. Januar 2027 nur die tatsächlichen Kosten decken dürfen und danach entfallen. Ob ein bestimmtes Recruiting-Tool ein Datenverarbeitungsdienst im Sinne der Verordnung ist, hängt vom Produkt und vom Vertrag ab und ist nicht abschließend geklärt; einen fertigen Export jeder Notiz versprechen die Regeln nicht. Nutzen Sie sie als Verhandlungsargument: Fragen Sie den Anbieter schriftlich, welche Daten laut Vertrag „exportierbare Daten“ sind. Keine Rechtsberatung.
Wie testen Sie einen Export in 30 Minuten?
Warten Sie nicht auf die Kündigung. Legen Sie im Live-System fünf Testdatensätze an, jeden mit einem anderen Merkmal: einen mit langer Notiz, einen mit drei Tags, einen mit Einwilligungsdatum, einen mit gesendeter Nachricht und einen, den Sie durch zwei Pipeline-Stufen geschoben haben. Exportieren Sie jede Liste und Ansicht, die der Anbieter bietet, öffnen Sie die Dateien und haken Sie ab, was angekommen ist. Was in der Datei fehlt, fehlt auch nach der Kündigung. Wiederholen Sie den Test einmal im Jahr und nach größeren Updates; legen Sie das Ergebnis zu den Anbieterunterlagen.
Was gehört in eine Exit-Anfrage?
Bitte bestätigen Sie uns schriftlich: (1) in welchen Formaten wir alle Kandidatendatensätze einschließlich Notizen, Tags, Kontakthistorie und Einwilligungsnachweisen exportieren können; (2) bis zu welchem Datum nach der Kündigung wir exportieren können; (3) dass Sie alle Kandidatendaten und Kopien bei Unterauftragsverarbeitern innerhalb von [30] Tagen nach unserer Bestätigung löschen und das bescheinigen. Grundlage: Art. 28 Abs. 3 lit. g DSGVO und unser Auftragsverarbeitungsvertrag.
Passen Sie die Fristen an Ihren Vertrag an. Wer diese drei Punkte nicht binnen einer Woche beantworten kann, hat Ihnen etwas über den Ausstieg gesagt.
Wie kündigen Sie, ohne den Pool zu verlieren?
- Vor der Kündigungsfrist exportieren, nicht am letzten Tag. Testen Sie, ob die Datei sich öffnen lässt und enthält, was Sie erwarten.
- Einwilligungsnachweise sichern samt Löschdatum je Person.
- Daten in das neue System überführen, in Phasen (siehe Vom Excel-Talentpool ins Recruiting-CRM).
- Schriftliche Löschung beim alten Anbieter verlangen, sobald das neue System geprüft ist.
- Dokumentieren Sie das im Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten.
Gemietete Reichweite oder eigener Pool?
Plattformen, die pro Seat oder pro Kontakt abrechnen, vermieten Ihnen Zugang. Ein Talentpool in Ihrer Hand ist eine Datenbank, die Sie behalten, mit Personen, die zugestimmt haben. Der Unterschied entscheidet darüber, was Sie ein Jahr nach der Kündigung noch durchsuchen können. Das große Bild steht in Talentpool aufbauen.
Was macht Sprad hier?
Bei Sprad gehört das Talent-Netzwerk zum kostenlosen Kern: Alle gefundenen und eingeladenen Talente bleiben gespeichert, und es bleibt nach dem Ende eines Bezahlplans kostenlos nutzbar. Jede Ansicht lässt sich exportieren. Eingeladene Personen können einen kostenlosen Job- & Karriere-Agenten bekommen, der ihr Profil aktuell hält. Zu den Grenzen: Der Export ist eine Sicht auf Ihre Listen und Spalten, einen Rohdaten-Abzug von allem, was das System hält, versprechen wir nicht, und Suchen, Screening und Interviews brauchen Credits (100 pro Monat sind kostenlos, Stand 29.10.2026, Quelle: sprad.io/pricing). Die Suche über LinkedIn, XING, GitHub und den eigenen Pool beschreibt die Seite zur Kandidatensuche.
FAQ
Wem gehören die Daten in meinem Recruiting-CRM?
Ihrem Unternehmen als Verantwortlichem. Der Anbieter verarbeitet sie in Ihrem Auftrag und muss sie nach Vertragsende zurückgeben oder löschen. Die technische Exportierbarkeit ist eine eigene Frage, die Sie im Vertrag regeln.
Darf der Anbieter meine Kandidatendaten nach der Kündigung behalten?
Nur so weit, wie der Auftragsverarbeitungsvertrag es erlaubt. Nach Art. 28 Abs. 3 lit. g DSGVO muss der Anbieter die Daten nach Ende der Leistung nach Ihrer Wahl löschen oder zurückgeben, sofern kein Gesetz die Speicherung verlangt.
Haben Kandidaten ein Recht auf Export ihrer Daten?
Ja, nach Art. 20 DSGVO für Daten, die sie bereitgestellt haben und die auf Einwilligung oder Vertrag beruhen. Das ist ihr Recht gegenüber Ihnen, kein Anspruch Ihres Unternehmens gegen den Anbieter.
Sollte ich meinen Talentpool regelmäßig exportieren?
Ein regelmäßiger Export, etwa quartalsweise, ist eine günstige Absicherung. Testen Sie die Datei jedes Mal und bewahren Sie sie nach denselben Löschregeln auf wie die Live-Daten.
Was ist, wenn der Anbieter den Betrieb einstellt?
Dann ist der Export Ihr einziger Schutz. Nehmen Sie das Ausstiegsszenario in den Vertrag auf: Exportzugriff während der Abwicklung und eine Löschbestätigung.
Wie unterscheidet sich ein Talentpool von einem LinkedIn-Recruiter-Projekt?
Ein Projekt hängt an einer Lizenz und endet mit ihr. Ein Talentpool im eigenen System bleibt bei Ihrem Unternehmen; zu den Aufbewahrungsfristen siehe Talentpool und DSGVO.
Jürgen Ulbrich
Jürgen Ulbrich verfügt über mehr als ein Jahrzehnt Erfahrung in der Entwicklung und Führung leistungsstarker Teams und Unternehmen. Als Experte für Mitarbeiterempfehlungsprogramme sowie Feedback- und Performance-Prozesse hat Jürgen über 100 Organisationen dabei unterstützt, ihre Talent Acquisition und Devlopment Strategie zu optimieren.
