Kurzantwort: EU AI Act Recruiting bedeutet nicht, dass jede HR-Software automatisch ein Hochrisikosystem ist. Ist ein KI-System jedoch dazu bestimmt, Bewerbungen zu analysieren oder zu filtern, Kandidaten zu bewerten oder zielgerichtete Stellenanzeigen auszuspielen, fällt es grundsätzlich unter Anhang III Nummer 4 der Verordnung (EU) 2024/1689. Dann trägt nicht nur der Anbieter Verantwortung: Das Recruiting-Team als Anwender muss die Nutzung steuern, wirksame menschliche Aufsicht organisieren, Protokolle aufbewahren und Betroffene informieren. Rechtsstand dieses Beitrags: 20. August 2026.

Hinweis: Dieser Beitrag ordnet die Regeln für die Praxis ein und ist keine Rechtsberatung. Die Einordnung hängt immer vom konkreten Tool, seiner Konfiguration, dem Einsatzland und bestehenden Betriebsvereinbarungen ab.

Warum ist KI im Recruiting ein Hochrisiko-Thema?

Ein Hochrisiko-KI-System ist ein System, dessen vorgesehener Einsatz Gesundheit, Sicherheit oder Grundrechte erheblich beeinträchtigen kann. Im Recruiting steht der Zugang zu Arbeit auf dem Spiel: Ein Ranking, Filter oder Score kann darüber entscheiden, wer überhaupt zu einem Gespräch eingeladen wird. Deshalb nennt Anhang III ausdrücklich KI für Rekrutierung und Auswahl, für das Analysieren und Filtern von Bewerbungen sowie für die Bewertung von Kandidaten. Die Verordnung verbindet diese Kategorie mit möglichen Folgen für Karrierechancen, Lebensunterhalt und Arbeitnehmerrechte.

Entscheidend ist der vorgesehene Verwendungszweck, nicht das Marketing-Etikett eines Anbieters. Ein Terminplaner, der keine Auswahl beeinflusst, ist nicht automatisch Hochrisiko. Artikel 6 Absatz 3 lässt zudem Ausnahmen für enge, rein vorbereitende oder verfahrensbezogene Aufgaben zu, wenn sie das Ergebnis nicht wesentlich beeinflussen. Führt das System aber Profiling durch, bleibt es nach derselben Vorschrift stets Hochrisiko. Für Teams, die mit einer Bewerbungsflut und CV-Screening umgehen, folgt daraus: Nicht „KI im ATS“ erfassen, sondern jeden einzelnen Entscheidungspunkt im Prozess.

Anbieter und Anwender haben unterschiedliche Aufgaben

Der Anbieter entwickelt das Hochrisikosystem oder bringt es unter seinem Namen auf den Markt. Seine Pflichten sind systembezogen: Risikomanagement, angemessene Daten-Governance, technische Dokumentation, Protokollierungsfunktionen, Nutzungsanweisungen, Maßnahmen für menschliche Aufsicht sowie Robustheit und Cybersicherheit. Vor dem Inverkehrbringen gehören Qualitätsmanagement, Konformitätsbewertung, EU-Konformitätserklärung, CE-Kennzeichnung und Registrierung zu den in Artikel 16 beschriebenen Pflichten.

Der Anwender nutzt das System unter eigener Verantwortung. Ein Arbeitgeber, eine Personalberatung oder ein Recruiting-Team, das ein Tool für echte Auswahlentscheidungen einsetzt, ist in der Regel Anwender. Es genügt deshalb nicht, sich auf einen Satz wie „AI-Act-ready“ zu verlassen. Wer ein System wesentlich verändert, es unter eigener Marke anbietet oder seinen vorgesehenen Zweck so ändert, dass daraus ein Hochrisikoeinsatz wird, kann selbst zum Anbieter mit deutlich weitergehenden Pflichten werden.

Was muss ein Recruiting-Team im laufenden Einsatz tun?

Artikel 26 macht die operative Seite konkret. Anwender müssen technische und organisatorische Maßnahmen treffen, damit das Tool entsprechend den Nutzungsanweisungen verwendet wird. Das betrifft etwa zulässige Daten, Rollenrechte, Einstellungen, Einsatzgrenzen und den Umgang mit bekannten Fehlerbildern. Ein Team sollte daher vor dem Start festhalten, welche Entscheidung das System unterstützen darf und welche nicht.

Menschliche Aufsicht ist keine Bestätigungsschaltfläche, die niemand nutzt. Der Anwender muss natürliche Personen benennen, die über Kompetenz, Schulung, Befugnis und Unterstützung verfügen. Im Recruiting heißt das praktisch: Eine qualifizierte Person muss Ergebnisse einordnen, Empfehlungen ignorieren oder stoppen und einen problematischen Prozess eskalieren können. Wer nur den KI-Score sieht und ihn faktisch übernimmt, schafft keine belastbare Kontrollstufe.

Soweit Anwender Einfluss auf Eingabedaten haben, müssen diese zum Zweck passen und ausreichend repräsentativ sein. Sie überwachen außerdem den Betrieb. Deuten Ergebnisse oder Vorfälle auf ein Risiko hin, müssen sie Anbieter und zuständige Marktüberwachung informieren und die Nutzung aussetzen. Das ist gerade bei automatischen Ausschlüssen wichtiger als bei einer KI, die nur einen Gesprächsleitfaden vorschlägt.

Auch die Protokollierung liegt nicht ausschließlich beim Anbieter. Anwender müssen automatisch erzeugte Logs, soweit sie ihrer Kontrolle unterliegen, mindestens sechs Monate lang aufbewahren, sofern Datenschutz- oder anderes Unions- beziehungsweise nationales Recht nichts anderes verlangt. Die Regelung in Artikel 26 verlangt damit keine unbegrenzte Speicherung von Bewerbungsdaten. Sie verlangt aber eine nachvollziehbare Entscheidung über Log-Inhalt, Zugriff, Schutz, Löschung und Verantwortlichkeit.

Betroffene müssen informiert werden, wenn ein Hochrisikosystem nach Anhang III Entscheidungen über sie trifft oder solche Entscheidungen unterstützt. Bei nachteiligen Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung schafft Artikel 86 zusätzlich ein Recht auf klare, aussagekräftige Erklärungen zur Rolle der KI und zu den wesentlichen Elementen der Entscheidung. Eine verständliche Bewerberinformation und ein belastbarer Antwortweg sind daher Teil der Prozessgestaltung, nicht bloß ein Datenschutzhinweis im Footer.

Ab wann gelten die Hochrisiko-Pflichten im Recruiting?

Die Zeitschiene wurde durch den AI Omnibus geändert. Für Recruiting ist der Unterschied relevant: Die Verordnung trat am 1. August 2024 in Kraft. Allgemeine Vorschriften, Verbote und Vorgaben zur KI-Kompetenz gelten seit dem 2. Februar 2025. Seit dem 2. August 2026 gilt die Verordnung grundsätzlich; dazu gehören etwa Transparenzregeln für bestimmte direkte KI-Interaktionen.

Die spezifischen Regeln für eigenständige Hochrisikosysteme nach Artikel 6 Absatz 2 und Anhang III – also die zentralen Anbieter- und Anwenderpflichten für Recruiting-KI – gelten nach der geänderten Fassung erst ab dem 2. Dezember 2027. Die Frist für KI als Sicherheitskomponente regulierter Produkte liegt am 2. August 2028 und betrifft typisches Recruiting nicht. Die Daten stehen in der konsolidierten Fassung der Verordnung und in der Änderungsverordnung (EU) 2026/1744. Die Verschiebung ist kein Grund, Beschaffung und Governance aufzuschieben: Dokumentation, Tests und Betriebsratsverfahren brauchen Vorlauf.

Der AI Act ersetzt weder DSGVO noch Betriebsrat

Der AI Act und die DSGVO prüfen unterschiedliche Risiken. Artikel 22 DSGVO schützt Personen vor Entscheidungen, die ausschließlichArtikel 22 DSGVO.

Eine Datenschutz-Folgenabschätzung ist nach Artikel 35 DSGVO erforderlich, wenn eine Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko erzeugt; ausdrücklich genannt sind umfangreiche automatisierte Bewertungen persönlicher Aspekte, auf denen erheblich wirkende Entscheidungen beruhen. Artikel 26 des AI Act verweist für Hochrisiko-Anwender auf die Informationen des Anbieters, wenn eine solche Datenschutz-Folgenabschätzung ansteht.

Die Grundrechte-Folgenabschätzung nach Artikel 27 AI Act ist etwas anderes. Sie ist vor dem Einsatz für öffentliche Stellen, private Unternehmen mit öffentlichen Dienstleistungen sowie bestimmte Systeme zu Kreditwürdigkeit und Lebens- oder Krankenversicherung vorgeschrieben. Ein gewöhnlicher privater Arbeitgeber wird nicht allein wegen Recruiting-KI zu dieser Folgenabschätzung verpflichtet. Öffentliche Arbeitgeber sollten sie dagegen früh einplanen. Eine freiwillige Grundrechteprüfung kann auch privaten Teams helfen, ist aber nicht mit einer allgemeinen gesetzlichen Pflicht für jedes Recruiting gleichzusetzen.

In Deutschland kommt das Betriebsverfassungsrecht hinzu. Vor dem Einsatz eines Hochrisikosystems am Arbeitsplatz müssen Anwender nach Artikel 26 Arbeitnehmervertretung und betroffene Beschäftigte informieren. Daneben verlangt § 90 BetrVG eine frühzeitige Unterrichtung über die Planung von Arbeitsverfahren einschließlich KI. Wenn ein System Verhalten oder Leistung von Beschäftigten überwachen soll, ist § 87 Absatz 1 Nummer 6 BetrVG besonders relevant. Für Auswahlrichtlinien stellt § 95 Absatz 2a klar, dass die Regeln auch bei KI gelten; in Betrieben mit mehr als 500 Arbeitnehmern kann der Betriebsrat solche Richtlinien verlangen. Ob ein externes Bewerber-Screening den jeweiligen Tatbestand auslöst, gehört in die arbeitsrechtliche Prüfung – der Betriebsrat sollte dennoch vor dem Pilot einbezogen werden.

Dokumentationsfähigkeit ist ein Kaufkriterium, kein Nachtrag

Bei einem Vergleich von KI-Recruiting-Tools ist die entscheidende Frage nicht nur, ob ein Tool einen Score erzeugt. Entscheidend ist, ob Ihr Team seine Nutzung später erklären und steuern kann. Ein Beschaffungsdossier sollte daher den vorgesehenen Zweck und bekannte Grenzen, die konkreten Nutzungsanweisungen, das Aufsichtskonzept, verfügbare Logs und Exportwege, Rollen- und Löschkonzepte sowie Informationen für Bewerber und Datenschutzprüfung enthalten.

Die praktikable Entscheidungsregel lautet: Kann der Anbieter nicht schriftlich zeigen, was das System entscheiden oder beeinflussen darf, wer es überstimmen kann und welche Protokolle danach verfügbar sind, ist das Tool für einen entscheidungsrelevanten Pilot noch nicht beschaffungsreif. Diese Regel ist bewusst strenger als eine Funktionsdemo. Sie trennt ein hilfreiches Assistenzwerkzeug von einem System, dessen Einsatz sich später nicht nachvollziehen lässt.

Das gilt für automatisiertes CV-Screening ebenso wie für KI-gestützte Erstgespräche. Bei KI-Interviews und Voice Recruiting sollten Teams zusätzlich klären, ob die KI nur Fragen stellt, Antworten zusammenfasst oder Kandidaten bewertet. Ein Voice-Interview-Workflow ersetzt weder die begründete Auswahlentscheidung noch das persönliche Gespräch.

Offene Grenze: Vollständige Unterlagen, Logs und ein menschlicher Freigabeschritt beweisen nicht, dass ein Verfahren frei von Diskriminierung ist oder jede Einzelfallentscheidung richtig ausfällt. Sie machen Risiken sichtbar, überprüfbar und korrigierbar. Genau deshalb sollten Teams vor dem Produktivstart Tests mit realistischen Fällen, einen Eskalationsweg und regelmäßige Reviews vereinbaren.

Checkliste vor dem produktiven Einsatz

1. Ordnen Sie jeden KI-Einsatz nach seinem tatsächlichen Zweck ein: Assistenz, Vorbereitung, Ranking, Filter oder Bewertung.
2. Dokumentieren Sie, ob und wie das Ergebnis den weiteren Verlauf einer Bewerbung beeinflusst.
3. Fordern Sie Nutzungsanweisungen, bekannte Grenzen, Aufsichtsmaßnahmen und Informationen zu Logs an.
4. Benennen und schulen Sie Personen, die Ergebnisse prüfen, überstimmen oder den Einsatz stoppen dürfen.
5. Definieren Sie Log-Aufbewahrung, Zugriffsrechte und Löschung gemeinsam mit Datenschutz und IT.
6. Prüfen Sie Artikel 22 und Artikel 35 DSGVO sowie eine gegebenenfalls einschlägige Grundrechte-Folgenabschätzung.
7. Binden Sie Betriebsrat oder andere Arbeitnehmervertretungen vor Pilot und Roll-out ein.
8. Gestalten Sie Bewerberinformationen und einen Prozess für Erklärungs- und Beschwerdeanfragen.

Häufige Fragen zum EU AI Act im Recruiting

Ist jede KI im Recruiting ein Hochrisikosystem?

Nein. Hochrisiko sind die in Anhang III beschriebenen vorgesehenen Einsätze, insbesondere wenn KI Bewerbungen filtert, Kandidaten bewertet oder Auswahl beeinflusst. Rein enge, vorbereitende Aufgaben ohne wesentlichen Einfluss können anders einzuordnen sein; Profiling bleibt eine wichtige Ausnahme. Dokumentieren Sie diese Einordnung statt sich auf die Produktbezeichnung zu verlassen.

Müssen Bewerber über KI informiert werden?

Bei Hochrisikosystemen nach Anhang III, die Entscheidungen über natürliche Personen treffen oder unterstützen, ja. Zusätzlich können DSGVO-Informationspflichten und bei erheblich wirkenden Entscheidungen ein Anspruch auf Erklärung greifen. Die Information sollte verständlich sagen, wo KI eingesetzt wird und wie Betroffene ihre Rechte wahrnehmen können.

Löst menschliche Aufsicht Artikel 22 DSGVO automatisch auf?

Nein. Artikel 22 fragt, ob die Entscheidung ausschließlich automatisiert zustande kommt und erhebliche Wirkung hat. Ein echter, befugter und dokumentierter menschlicher Prüfprozess ist wichtig, muss aber zur tatsächlichen Entscheidungspraxis passen. Lassen Sie die konkrete Gestaltung datenschutzrechtlich prüfen.

Braucht jedes private Unternehmen eine Grundrechte-Folgenabschätzung?

Nein. Die Pflicht nach Artikel 27 AI Act trifft insbesondere öffentliche Stellen und private Anbieter öffentlicher Dienstleistungen; für bestimmte Systeme im Bereich Kredit und Versicherung gibt es eigene Anknüpfungen. Eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach DSGVO kann bei Recruiting-KI dennoch erforderlich sein.

Sollten Teams bis Dezember 2027 warten?

Nein. Die Hochrisiko-Regeln für Recruiting gelten zwar erst ab diesem Datum, aber Datenschutzrecht, Arbeitsrecht und die praktische Vorbereitung gelten nicht erst dann. Wer heute Toolinventar, Dokumentation, menschliche Aufsicht und Beteiligung aufsetzt, kann 2027 auf belastbaren Prozessen aufbauen.