Vermittlungsprovision: Berechnung, Höhe und Recht

Eine Vermittlungsprovision ist das erfolgsabhängige Honorar, das ein Personalvermittler oder eine Personalberatung für eine erfolgreich besetzte Stelle erhält – marktüblich sind 20 bis 30 Prozent eines Jahresgehalts, wobei allein die Frage, welches Gehalt gemeint ist, den Betrag um mehrere Tausend Euro verschiebt. Fällig wird sie je nach Vertrag bei Unterschrift des Arbeitsvertrags, am ersten Arbeitstag oder erst nach Ablauf der Probezeit.

Dieser Beitrag rechnet ausschließlich das Geld durch: Bemessungsgrundlage, Höhe, Fälligkeit, Rückzahlung und die Grenzen, die AGB-Klauseln dabei nicht überschreiten dürfen – plus die gesetzliche Obergrenze bei der Vermittlung von Arbeitsuchenden. Wie der Vermittlungsprozess selbst abläuft, behandelt der Schwesterbeitrag Personalvermittlung; Honorarmodelle im Executive Search stehen im Beitrag Executive Search.

Was ist die Bemessungsgrundlage einer Vermittlungsprovision – und warum ist sie der größte Streitpunkt?

Die Vermittlungsprovision wird fast immer als Prozentsatz von einem Gehaltsbegriff berechnet – aber welcher Gehaltsbegriff gemeint ist, steht in keinem Gesetz und wird deshalb im Vertrag frei vereinbart. Vier Bezugsgrößen sind in der Praxis üblich:

• Grundgehalt – nur das fixe Jahresbruttogehalt ohne variable Bestandteile.
• Zielgehalt (On-Target-Earnings, OTE) – Grundgehalt plus die bei 100 Prozent Zielerreichung erwartete variable Vergütung.
• Gesamtvergütung – Zielgehalt plus geldwerte Vorteile wie ein Dienstwagen, umgerechnet in einen Eurobetrag.
• Garantierter Erstjahresbonus – garantiert der Arbeitsvertrag einen Bonus für das erste Jahr statt ihn an Ziele zu knüpfen, rechnen manche Vermittlungsverträge diesen garantierten Betrag statt des Zielbonus ein.

Wie stark das den Endbetrag verschiebt, zeigt eine durchgerechnete Besetzung mit einem Provisionssatz von 25 Prozent – dem Mittelwert der marktüblichen Spanne von 20 bis 30 Prozent des Jahresgehalts (Quelle und Stand: qupex.de, abgerufen am 10. September 2026):

Zwischen der niedrigsten und der höchsten Zeile liegen in diesem Beispiel 7.500 Euro – allein durch die Definition, nicht durch eine andere Leistung des Vermittlers. Wer einen Vermittlungsvertrag unterschreibt, sollte deshalb die Bemessungsgrundlage genauso genau lesen wie den Prozentsatz.

Wie hoch ist eine Vermittlungsprovision üblich?

Für die Vermittlung in eine Festanstellung bewegt sich die Provision meist zwischen 20 und 30 Prozent des vereinbarten Jahresgehalts; bei schwer zu besetzenden Spezialisten- oder Führungsrollen sind auch Sätze am oberen Rand oder leicht darüber verbreitet (Quelle und Stand: qupex.de, abgerufen am 10. September 2026). Für Führungspositionen im eigentlichen Executive Search gelten oft andere Modelle – etwa Retainer-Zahlungen in Raten statt einer reinen Erfolgsprovision; das behandelt der Beitrag Executive Search im Detail. Bei der Vermittlung von Freelancern oder Interim-Managern wird stattdessen ein Aufschlag auf den Tagessatz berechnet – ein eigenes Modell, das hier nicht vertieft wird.

Wer die Provision in ein Gesamtbudget für die Besetzung einordnen will – neben Anzeigenkosten, Tool-Lizenzen und internem Aufwand – findet dazu Rechenvorlagen im Beitrag Recruiting-Budget-Vorlagen.

Wann wird die Vermittlungsprovision fällig – bei Vertragsschluss, Arbeitsbeginn oder nach der Probezeit?

Rechtlich beruht jede Vermittlungsprovision auf dem Erfolgsprinzip: Nach § 652 Absatz 1 BGB, der auf Personalvermittlungsverträge analog angewendet wird, entsteht der Lohnanspruch erst, wenn der vermittelte Vertrag tatsächlich zustande kommt; wird er unter einer aufschiebenden Bedingung geschlossen, kann der Lohn erst mit Eintritt der Bedingung verlangt werden. Auf dieser Grundlage haben sich drei Fälligkeitsmodelle etabliert, die Auftraggeber und Vermittler frei vereinbaren:

Je später die Provision fällig wird, desto geringer ist das Ausfallrisiko für das Unternehmen – und desto später fließt Liquidität beim Vermittler. Beides ist Verhandlungssache, keine gesetzliche Vorgabe, solange kein Vermittlungsvertrag mit einer oder einem Arbeitsuchenden nach § 296 SGB III vorliegt (dazu weiter unten).

Unter welchen Bedingungen ist eine Vermittlungsprovision zurückzuzahlen?

Rückzahlungsklauseln sind in Personalvermittlungsverträgen üblich, aber ausschließlich vertraglich vereinbart – das Gesetz schreibt für B2B-Vermittlungsverträge keine Rückzahlung vor. Typisch ist eine gestaffelte Regelung: volle Rückerstattung, wenn die eingestellte Person innerhalb der ersten vier bis acht Wochen von sich aus kündigt oder in der Probezeit entlassen wird, anteilige Rückerstattung bei einem Aussscheiden etwas später, keine Rückzahlung mehr nach Ablauf einer vertraglich definierten Garantiezeit (häufig drei bis sechs Monate). Wer die Provision erst nach Ende der Probezeit zahlt (siehe Tabelle oben), braucht diese Klausel meist gar nicht – das Ausfallrisiko ist dann schon abgedeckt, bevor gezahlt wird.

Wo überschreiten AGB-Klauseln in Vermittlungsverträgen die Grenze?

Formuliert eine Personalberatung ihre Vermittlungsbedingungen als Allgemeine Geschäftsbedingungen, unterliegen sie der Inhaltskontrolle nach § 307 BGB: Unwirksam ist eine Klausel, wenn sie den Vertragspartner entgegen Treu und Glauben unangemessen benachteiligt – etwa weil sie von wesentlichen Grundgedanken der gesetzlichen Regelung abweicht, von der sie abweicht, oder wesentliche Rechte so einschränkt, dass der Vertragszweck gefährdet wird (§ 307 Absatz 1 und 2 BGB). In der Praxis geraten vor allem drei Klauselarten in diesen Bereich: eine Rückzahlungspflicht, die unabhängig vom Kündigungsgrund gilt – also selbst dann greift, wenn das Unternehmen selbst kündigt oder die Stelle wegfällt; eine Bemessungsgrundlage, die stillschweigend künftige Gehaltssteigerungen mitrechnet, statt an das ursprünglich vereinbarte Gehalt anzuknüpfen; und eine Doppelprovisionsklausel, die eine Zahlung auch dann verlangt, wenn der Vertragsschluss nachweislich über einen anderen Kanal zustande kam. Ob eine konkrete Klausel wirksam ist, hängt immer vom Einzelfall und der genauen Formulierung ab.

Was gilt bei der Vermittlung von Arbeitsuchenden – wo liegt die gesetzliche Obergrenze?

Anders als bei der B2B-Personalvermittlung ist die Vergütung bei der klassischen Arbeitsvermittlung – ein privater Vermittler vermittelt einer oder einem Arbeitsuchenden eine Stelle – gesetzlich gedeckelt. § 296 SGB III verlangt für den Vermittlungsvertrag Schriftform und schreibt vor, dass die oder der Arbeitsuchende die Vergütung nur zahlen muss, wenn durch die Vermittlung tatsächlich ein Arbeitsvertrag zustande gekommen ist; der Vermittler darf keine Vorschüsse verlangen oder entgegennehmen (§ 296 Absatz 1 und 2 SGB III). Die Vergütung selbst darf einschließlich Umsatzsteuer 2.000 Euro nicht übersteigen, für die Vermittlung einer geringfügigen Beschäftigung darf gar keine Vergütung verlangt werden, und bei einer Au-pair-Vermittlung liegt die Grenze bei 150 Euro (§ 296 Absatz 3 SGB III).

Eine höhere Vergütung ist nur zulässig, wenn Arbeitsuchende einen gültigen Aktivierungs- und Vermittlungsgutschein vorlegen (§ 45 SGB III). Wählt die oder der Berechtigte damit einen erfolgsbezogen vergüteten Vermittler, beträgt die Vergütung bei erfolgreicher Vermittlung in eine versicherungspflichtige Beschäftigung 2.500 Euro, bei Langzeitarbeitslosen und Menschen mit Behinderungen kann sie auf bis zu 3.000 Euro festgelegt werden (§ 45 Absatz 6 Satz 3 und 4 SGB III). Ausgezahlt wird in zwei Schritten: 1.250 Euro nach sechs Wochen Beschäftigung, der Rest nach sechs Monaten. Kein Anspruch auf die erfolgsbezogene Vergütung besteht, wenn das Beschäftigungsverhältnis von vornherein auf weniger als drei Monate befristet ist oder bei einem früheren Arbeitgeber begründet wird, bei dem die Person in den letzten vier Jahren bereits mehr als drei Monate versicherungspflichtig beschäftigt war (§ 45 Absatz 6 Satz 5 und 6 SGB III). Anspruch auf einen solchen Gutschein haben Arbeitslose mit Anspruch auf Arbeitslosengeld, die nach sechs Wochen Arbeitslosigkeit innerhalb von drei Monaten noch nicht vermittelt sind (§ 45 Absatz 7 SGB III).

Dieser Abschnitt ordnet die Rechtslage anhand der genannten Vorschriften ein und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.

Häufige Fragen zur Vermittlungsprovision

Wie hoch ist eine Vermittlungsprovision in Prozent?

Für die Vermittlung in eine Festanstellung liegt sie meist zwischen 20 und 30 Prozent des vereinbarten Jahresgehalts (Quelle und Stand: qupex.de, abgerufen am 10. September 2026). Entscheidend ist zusätzlich, auf welche Gehaltsgröße sich der Satz bezieht – Grundgehalt, Zielgehalt oder Gesamtvergütung ergeben bei gleichem Prozentsatz unterschiedlich hohe Beträge.

Wer zahlt die Vermittlungsprovision?

Bei der klassischen Personalvermittlung in eine Festanstellung zahlt das einstellende Unternehmen. Bei der gesetzlich geregelten Vermittlung von Arbeitsuchenden nach § 296 SGB III kann dagegen die oder der Arbeitsuchende zur Zahlung verpflichtet sein – allerdings nur, wenn dadurch tatsächlich ein Arbeitsvertrag zustande gekommen ist, und begrenzt auf die gesetzliche Obergrenze.

Ist die Bemessungsgrundlage einer Vermittlungsprovision verhandelbar?

Ja, bei B2B-Vermittlungsverträgen sind sowohl der Prozentsatz als auch die Bezugsgröße – Grundgehalt, Zielgehalt oder Gesamtvergütung – frei verhandelbar, weil kein Gesetz sie vorschreibt. Wer die Bemessungsgrundlage vor Auftragserteilung schriftlich festlegt, vermeidet den häufigsten Streitpunkt bei der Schlussrechnung.

Muss eine Vermittlungsprovision zurückgezahlt werden, wenn die eingestellte Person kündigt?

Das hängt von der vertraglich vereinbarten Rückzahlungsklausel ab, nicht vom Gesetz. Üblich sind gestaffelte Regelungen: volle Rückerstattung bei einer Kündigung innerhalb weniger Wochen nach Arbeitsbeginn, anteilige Rückerstattung danach, keine Rückzahlung mehr nach Ablauf einer vereinbarten Garantiezeit.

Was ist der Aktivierungs- und Vermittlungsgutschein?

Ein Gutschein nach § 45 SGB III, den die Agentur für Arbeit unter bestimmten Voraussetzungen an Arbeitslose ausgibt und der zur Wahl eines erfolgsbezogen vergüteten privaten Vermittlers berechtigt. Mit gültigem Gutschein darf die Vergütung von der sonst geltenden 2.000-Euro-Grenze abweichen und bis zu 2.500 bzw. 3.000 Euro betragen.

Gibt es eine gesetzliche Obergrenze für Vermittlungsprovisionen?

Ja, aber nur bei der Vermittlung von Arbeitsuchenden durch private Vermittler nach § 296 SGB III: Die Vergütung darf inklusive Umsatzsteuer 2.000 Euro nicht übersteigen, außer ein Aktivierungs- und Vermittlungsgutschein erlaubt eine abweichende Höhe. Für B2B-Vermittlungsverträge zwischen Unternehmen und Personalberatung gilt keine gesetzliche Obergrenze.