Software für Zeitarbeit: was Disposition und Abrechnung nicht können

Software für Zeitarbeit verwaltet Disposition, Zeiterfassung und Abrechnung – von Personal-DIALOG über Timecount bis ZAS. Was keiner der heute rankenden Anbieter leistet: die Suche nach Kandidaten für Engpassrollen, bevor überhaupt jemand in der Datenbank steht.

Was leisten die heute rankenden Zeitarbeits-Tools?

Wer „Software für Zeitarbeit" sucht, landet bei einer kleinen Gruppe von Verwaltungsprogrammen: Zoho Workerly, Timecount, das seit 1998 gepflegte ZAS von software-zeitarbeit.de, ZeitarbeitDeluxe von S&U Software und Personal-DIALOG von Data Dialog. Dazu kommt Capterra als Anbieterverzeichnis mit Sternebewertungen, aber ohne Preise oder Anbieternamen im Vergleich. Alle fünf Anbieter decken denselben Kern ab: Stammdaten von Mitarbeitern, Kunden und Aufträgen, Einsatzplanung, Zeiterfassung und die Abrechnung gegenüber Kunden und Lohnbuchhaltung.

Der Unterschied liegt in der Tiefe der AÜG-Funktionen und im Preismodell. ZAS und ZeitarbeitDeluxe sind seit Jahrzehnten auf die klassische Arbeitnehmerüberlassung zugeschnitten, inklusive Fristenprüfung und Zuschlagsberechnung. Timecount kommt aus der Personaleinsatzplanung für Sicherheitsdienste, Events und Gastronomie und baut die klassische Zeitarbeit mit Equal Pay, Höchstüberlassungsdauer und Branchenzuschlägen erst nach – dazu unten mehr. Zoho Workerly ist ein globales Planungstool ohne erkennbaren AÜG-Bezug.

Was kostet Software für Zeitarbeit wirklich?

Die ehrliche Antwort: In den meisten Fällen weiß man es erst nach der Demo. Nur zwei der fünf Anbieter nennen überhaupt eine Zahl. ZAS verkauft als Kauflizenz statt als Abo – 2.295 € für drei Nutzer, danach 349 € je weiterem Nutzer, macht bei fünf Nutzern 2.993 € einmalig plus optional 999 € für den Lohn-Export nach DATEV. Timecount veröffentlicht keinen Lizenzpreis, aber zwei konkrete Nebenkosten: Server-Hosting ab 79 €/Monat und eine Einrichtungspauschale von 295 bis 999 €, je nach Produktlinie. Support kostet dort zusätzlich 119 € netto pro Stunde während der Einführung, danach 129 €.

Zoho Workerly ist bis fünf Zeitarbeiter und zwei aktive Aufträge dauerhaft kostenlos – darüber greift ein Online-Rechner, der den Preis pro zusätzlichem Zeitarbeiter dynamisch berechnet, ohne die Beträge als Text zu veröffentlichen. ZeitarbeitDeluxe und Personal-DIALOG nennen überhaupt keine Zahlen: „auf Anfrage" ist bei beiden die einzige Auskunft, die die Website gibt. Das ist in einem Markt mit sehr unterschiedlichen Betriebsgrößen nicht unüblich, macht den Preisvergleich für Einsteiger aber praktisch unmöglich, solange man nicht selbst anruft.

Ab wie vielen Zeitarbeitnehmern lohnt sich eine Lizenz gegenüber Excel?

Eine Rechnung mit offengelegten Annahmen, keine Behauptung. Wir setzen an bei dem, was tatsächlich öffentlich bekannt ist: der ZAS-Basislizenz mit 2.295 € für drei Nutzer. Über eine angenommene Nutzungsdauer von 36 Monaten umgelegt, ergibt das 63,75 € Fixkosten pro Monat. Dazu drei Annahmen, die wir offenlegen, statt sie zu verstecken:

• Ohne Software kostet die manuelle Nacharbeit je Zeitarbeitnehmer und Monat – Stundenzettel prüfen, Equal-Pay-Zuschlag von Hand nachrechnen, Fristen in einer Excel-Liste nachhalten – etwa 15 Minuten Disponentenzeit. Das ist eine Schätzung aus der Praxis, keine Studie.
• Die geladenen Kosten einer Disponentenstunde liegen bei rund 35 €. Diesen Wert setzt auch die Marktbeobachtung von recruitpilot.co für Recruiting-Verwaltungszeit an (Quelle: recruitpilot.co/blog/zeitarbeit-software-preise, veröffentlicht 25.05.2026).
• Die Software spart die komplette manuelle Nacharbeit ein, nicht nur einen Teil davon – eine optimistische Annahme, die die Rechnung bewusst zugunsten der Software rechnet.

Unter diesen Annahmen amortisiert sich schon eine kleine Lizenz ab einer niedrigen zweistelligen Zahl aktiver Zeitarbeitnehmer. Bei Anbietern mit laufenden Lizenzgebühren statt Einmalkauf – also bei den meisten am Markt – verschiebt sich die Rechnung, weil die Fixkosten nicht sinken, je länger man die Software nutzt. Wer ein Angebot mit laufenden Kosten vorliegen hat, kann dieselbe Formel mit dem eigenen Monatspreis statt der 63,75 € durchrechnen.

Welche AÜG-Pflichten muss die Software überhaupt abdecken?

Drei Punkte entscheiden bei der Arbeitnehmerüberlassung über Bußgelder und Nachzahlungen, und keiner der Portale, die zu diesem Suchbegriff ranken, prüft sie anbieterweise: Equal Pay (gleiches Entgelt wie eine vergleichbare Stammkraft nach spätestens neun Monaten, ohne Tarifvertrag früher), die Überlassungshöchstdauer (grundsätzlich 18 Monate beim selben Entleiher, tarifvertraglich verlängerbar) und die Branchenzuschläge nach den einschlägigen Tarifverträgen. Wir haben die fünf Anbieter am 10.09.2026 auf diese drei Punkte geprüft – ausschließlich anhand dessen, was auf ihren eigenen Seiten steht.

Auffällig: Der einzige Anbieter, der auf den ersten Seiten der Google-Suche für „Software für Zeitarbeit" oben steht und alle drei Punkte namentlich abdeckt, ist ein Programm, das es seit 28 Jahren gibt und als klassische Kauflizenz verkauft wird. Die neueren, moderneren Oberflächen sind entweder noch dabei, die klassische Zeitarbeit nachzurüsten, oder haben sie gar nicht erst im Blick.

Wo hört Zeitarbeits-Software auf – und was fehlt wirklich?

Jedes der fünf Programme setzt voraus, dass die passende Person bereits als Datensatz existiert: im eigenen Bewerberpool, in der Kandidatendatenbank oder als Neuzugang aus einer Bewerbung. Was keines davon übernimmt, ist die Suche nach jemandem, der noch nirgends erfasst ist – etwa für eine Engpassrolle, bei der der eigene Pool leer ist und ein neuer Kunde kurzfristig Personal braucht. Disposition, Zeiterfassung und Abrechnung sind Verwaltungssysteme für den bestehenden Bestand, keine Sourcing-Werkzeuge. Das ist keine Kritik an den Anbietern – es ist schlicht eine andere Kategorie, die sie nie versprochen haben.

Sprad baut unter anderem Software, mit der Personaldienstleister passende Kandidaten aktiv suchen und automatisiert bis zum gebuchten Termin ansprechen lassen können, statt nur zu verwalten, wer sich bereits gemeldet hat. Wer regelmäßig kurzfristig neue Kandidaten für Engpassrollen braucht, statt nur den bestehenden Pool zu disponieren, findet den Anwendungsfall unter people-search beschrieben.

Ersetzt eine Zeitarbeits-Suite ein CRM oder ein ATS?

Teilweise, aber nicht vollständig. Personal-DIALOG deckt laut eigener Beschreibung „von der Akquise bis zum Mahnwesen" ab und enthält damit CRM-nahe Funktionen für Kunden und Interessenten. ZeitarbeitDeluxe liest sogar Lebensläufe ein und erstellt daraus Qualifikationsprofile für den Versand an Kunden – das ist näher an einem Bewerbermanagement als an reiner Disposition. Trotzdem bleibt der Kern bei allen fünf Programmen derselbe: Sie verwalten einen bekannten Bestand an Mitarbeitern, Kunden und Aufträgen. Ein spezialisiertes CRM für die Neukundenakquise oder ein eigenständiges ATS für den Bewerbungseingang ersetzen sie nicht – dafür fehlt die Tiefe in beiden Richtungen, weil die Software in der Mitte zwischen beiden priorisiert.

Häufige Fragen zu Software für Zeitarbeit

Was kostet Software für Zeitarbeit im Monat?

Das lässt sich pauschal nicht sagen, weil drei der fünf geprüften Anbieter keine Preise veröffentlichen. Öffentlich bekannt sind nur Einzelwerte: ZAS verkauft als Einmalkauf ab 2.295 € für drei Nutzer, Timecount nennt Hosting ab 79 €/Monat plus 295–999 € Einrichtung. Die eigentliche Lizenzgebühr bleibt bei fast allen Anbietern individuell.

Deckt Software für Zeitarbeit das AÜG automatisch ab?

Nur bei einem Teil der Anbieter, und in unterschiedlicher Tiefe. ZAS, ZeitarbeitDeluxe und Personal-DIALOG nennen Equal Pay und Überlassungshöchstdauer namentlich auf ihrer Website. Timecount kündigt diese Funktionen für die klassische Zeitarbeit an, ohne sie laut eigener Seite bereits vollständig ausgeliefert zu haben. Zoho Workerly erwähnt keinen der drei Punkte.

Ersetzt die Software die Suche nach neuen Kandidaten?

Nein. Alle fünf geprüften Programme verwalten Personen, die bereits erfasst sind – als Bewerber, Zeitarbeitnehmer oder Poolkontakt. Für die aktive Suche nach jemandem, der noch nirgends registriert ist, braucht es ein separates Sourcing-Werkzeug, zum Beispiel für Engpassrollen mit leerem eigenem Pool.

Lohnt sich eine Software schon für eine kleine Zeitarbeitsfirma?

Nach unserer eigenen, offengelegten Rechnung amortisiert sich eine Einmallizenz wie ZAS bereits ab niedrigen zweistelligen Zahlen gleichzeitig verwalteter Zeitarbeitnehmer, wenn man 15 Minuten gesparte Verwaltungszeit pro Person und Monat zu 35 € Stundenkosten ansetzt. Bei laufenden Abo-Modellen lohnt sich der Umstieg oft erst später, weil die Fixkosten nicht sinken.

Was ist der Unterschied zwischen ZAS und Personal-DIALOG?

ZAS ist eine Kauflizenz auf MS-Access-Basis mit veröffentlichten Preisen, ursprünglich für kleinere Zeitarbeitsunternehmen entwickelt. Personal-DIALOG ist eine seit über 30 Jahren am Markt etablierte Branchenlösung mit eigenen AÜG-Assistenten und mobiler App, deren Preise ausschließlich auf Anfrage genannt werden.

Wie lange dauert die Einführung einer Zeitarbeits-Software?

Öffentlich beziffert das nur Timecount indirekt über die Einrichtungspauschale von 295 bis 999 €, ohne eine Zeitspanne zu nennen. Bei den anderen vier Anbietern ist die Einführungsdauer nicht öffentlich dokumentiert und muss im Erstgespräch erfragt werden.