Ein KI-Interview mit Bewerbern ist in Deutschland und Österreich grundsätzlich erlaubt, aber nicht nach dem Motto: Die KI entscheidet. Arbeitgeber brauchen für die Verarbeitung eine tragfähige Rechtsgrundlage, müssen Kandidaten vorab verständlich informieren und dürfen eine Ablehnung nicht allein einem automatisierten Score überlassen, wenn diese Entscheidung rechtlich oder ähnlich erheblich wirkt.

Für DACH gilt eine wichtige Grenze: Dieser Beitrag erklärt vor allem die EU-Lage für Deutschland und Österreich, Stand 20. August 2026. Die Schweiz ist nicht Mitglied der EU und hat eigenes Datenschutzrecht; je nach Einsatz und Marktbezug kann der EU AI Act dennoch relevant werden. Eine konkrete Einführung sollte deshalb Datenschutzbeauftragte und Arbeitsrecht einbeziehen.

Was ist ein KI-Interview mit Bewerbern?

Ein KI-Interview ist ein Auswahlgespräch, bei dem Software Fragen stellt, Antworten entgegennimmt oder auswertet. Sie kann dabei etwa ein Gespräch transkribieren, Antworten strukturieren, Informationen zusammenfassen, Kriterien abgleichen oder einen Hinweis für Recruiter erzeugen.

Rechtlich entscheidend ist nicht das Etikett KI-Interview, sondern der tatsächliche Prozess: Wird nur ein Gespräch dokumentiert? Bewertet das System Eignung? Erzeugt es ein Ranking? Oder führt sein Ergebnis dazu, dass eine Person keine weitere Chance im Verfahren erhält? Je stärker ein Ergebnis die Auswahl steuert, desto höher sind die Anforderungen.

Wer sich zunächst über Einsatzformen orientieren möchte, findet sie auf dem Hub zu KI-Interviews und Voice Recruiting. Eine technische Gesprächslösung ersetzt aber niemals die Verantwortung des einstellenden Unternehmens für Auswahlentscheidung, Datenschutz und Gleichbehandlung.

Die DSGVO beginnt mit Zweck, Erforderlichkeit und Rechtsgrundlage

Die Datenschutz-Grundverordnung verlangt für jede Verarbeitung personenbezogener Daten eine Rechtsgrundlage. Bei Bewerbungsdaten kommt häufig Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO in Betracht, wenn die Verarbeitung für Schritte vor einem möglichen Arbeitsvertrag erforderlich ist. In Deutschland sind zudem die spezifischen Regeln des Beschäftigtendatenschutzes zu prüfen.

Berechtigtes Interesse ist keine pauschale Freigabe für KI. Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO kann nur tragen, wenn das Interesse des Arbeitgebers legitim ist, die Verarbeitung erforderlich ist und die Interessen sowie Grundrechte der Bewerber nicht überwiegen. Diese Abwägung muss zum konkreten Interviewdesign passen; bei Sprachaufzeichnung, Profiling oder einer weitreichenden Bewertung steigt das Risiko für die Betroffenen deutlich. Die Voraussetzungen und das Widerspruchsrecht ergeben sich aus der DSGVO im EUR-Lex.

Einwilligung ist kein bequemer Ersatz für diese Prüfung. Im Bewerbungsverhältnis ist sie nur dann belastbar, wenn sie freiwillig, informiert und widerrufbar ist. Wer für ein KI-Interview eine Einwilligung nutzt, sollte eine gleichwertige nichtautomatisierte Alternative anbieten und klarstellen, dass eine Ablehnung keine Nachteile im Verfahren verursacht. Ein Pflicht-Häkchen ohne echte Wahl ist kein gutes Fundament.

Besondere Vorsicht ist geboten, wenn Fragen oder Auswertung besondere Kategorien personenbezogener Daten berühren können, etwa Gesundheit, Religion oder Gewerkschaftszugehörigkeit. Diese Informationen gehören weder in einen beiläufigen Gesprächsleitfaden noch in ein unkontrolliertes Scoring. Falls solche Daten tatsächlich verarbeitet werden, gilt zusätzlich Artikel 9 DSGVO mit seinen engen Ausnahmen.

Was Kandidaten vor dem Gespräch erfahren müssen

Transparenz bedeutet mehr als den Satz: Dieses Interview nutzt KI. Nach Artikel 13 DSGVO müssen Kandidaten bei der Datenerhebung unter anderem den Verantwortlichen, Zwecke, Rechtsgrundlage, Empfänger, Speicherfrist oder deren Kriterien sowie ihre Rechte erfahren. Bei Drittlandtransfers gehören auch die einschlägigen Garantien in die Information.

Eine brauchbare Bewerberinformation beantwortet vor Beginn des Gesprächs in klarer Sprache: Welche KI übernimmt welche Aufgabe? Wird Ton aufgezeichnet oder nur Text verarbeitet? Welche Eingaben und Kriterien fließen ein? Entsteht ein Protokoll, eine Zusammenfassung oder ein Score? Wer sieht das Ergebnis? Wie lange bleiben Daten gespeichert? Welche menschliche Prüfung findet statt und an wen können sich Kandidaten mit Auskunft, Widerspruch oder Beschwerde wenden?

Wenn ausschließlich automatisierte Entscheidungen im Sinn von Artikel 22 DSGVO stattfinden können, muss die Information zusätzlich aussagekräftig auf Logik, Tragweite und vorgesehene Folgen eingehen. Eine bloße Datenschutzerklärung irgendwo im Footer genügt dafür praktisch nicht: Die Hinweise müssen erreichbar sein, bevor Kandidaten in das Verfahren einwilligen oder Daten preisgeben.

Wann Artikel 22 DSGVO ein KI-Interview trifft

Eine automatisierte Entscheidung nach Artikel 22 DSGVO ist eine ausschließlich automatisierte Entscheidung einschließlich Profiling, die rechtliche Wirkung entfaltet oder eine Person ähnlich erheblich beeinträchtigt. Die automatische Absage in einem Einstellungsverfahren nennt Erwägungsgrund 71 der DSGVO ausdrücklich als Beispiel. Ein KI-Score kann deshalb unter Artikel 22 fallen, wenn er ohne echte menschliche Prüfung faktisch über Weiterkommen oder Absage entscheidet.

Nicht jede Softwareunterstützung ist automatisch eine Artikel-22-Entscheidung. Ein Recruiting-Team darf sich eine Zusammenfassung oder Hinweise anzeigen lassen, sofern eine zuständige Person den Fall tatsächlich prüft, eigene Gründe abwägt und das Ergebnis verändern kann. Ein Mensch, der eine Empfehlung nur abnickt, macht den Prozess jedoch nicht automatisch menschlich.

Greift Artikel 22, gelten nur begrenzte Ausnahmen, etwa Erforderlichkeit für einen Vertragsschluss, eine spezielle gesetzliche Grundlage oder ausdrückliche Einwilligung. Für die Ausnahmen Vertrag und Einwilligung verlangt Artikel 22 mindestens das Recht auf Eingreifen einer Person, auf Darlegung des eigenen Standpunkts und auf Anfechtung der Entscheidung. Der amtliche DSGVO-Text enthält diese Rechte und die Informationspflichten.

Die praxistaugliche Regel lautet daher: Kein Bewerber wird allein wegen eines Scores ausgeschlossen. Recruiter brauchen Zugang zu den relevanten Antworten und zu dokumentierten Auswahlkriterien, Zeit für eine eigene Bewertung und die Befugnis, dem System zu widersprechen. Diese Gestaltung senkt nicht nur Artikel-22-Risiken, sondern macht Fehler und Diskriminierung eher erkennbar.

Warum Recruiting-KI im EU AI Act als Hochrisiko gilt

Der EU AI Act ordnet KI-Systeme, die für Rekrutierung oder Auswahl natürlicher Personen bestimmt sind, grundsätzlich den Hochrisiko-Anwendungen zu. Anhang III nennt ausdrücklich das Analysieren und Filtern von Bewerbungen sowie die Bewertung von Kandidaten. Ein Gesprächssystem, das Eignung bewertet oder die Auswahl priorisiert, ist deshalb kein harmloser Chatbot.

Die Klassifizierung richtet sich nach dem vorgesehenen Zweck und muss dokumentiert werden. Die enge Ausnahme für Systeme ohne erhebliches Risiko ist keine Etikettenübung; bei Profiling greift sie gerade nicht. Maßgeblich sind Artikel 6 und Anhang III des EU AI Act im EUR-Lex.

Für die Hochrisiko-Regeln zu eigenständigen Anhang-III-Systemen gilt nach der am 27. Juli 2026 in Kraft getretenen Änderungsverordnung der 2. Dezember 2027 als Anwendungstermin. Das ergibt sich aus der Verordnung (EU) 2026/1744 im EUR-Lex. Datenschutzrecht und das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz gelten aber bereits heute; der spätere AI-Act-Termin ist kein Aufschub für einen unkontrollierten Live-Betrieb.

Die Pflichten unterscheiden zwischen Anbieter und einsetzendem Unternehmen. Anbieter eines Hochrisiko-Systems müssen unter anderem Risikomanagement, Daten-Governance, technische Dokumentation, Protokollierung, Transparenz, menschliche Aufsicht, Genauigkeit, Robustheit und Cybersicherheit absichern sowie die Konformität bewerten. Wer ein System selbst entwickelt oder wesentlich unter eigener Marke verändert, kann selbst Anbieter werden.

Der Arbeitgeber als Betreiber muss das System nach Anleitung einsetzen, menschliche Aufsicht wirksam organisieren, relevante Eingabedaten sicherstellen, Risiken beobachten und verfügbare Protokolle behandeln. Eine Datenschutz-Folgenabschätzung ist nach Artikel 35 DSGVO besonders naheliegend, wenn Eignung systematisch bewertet wird und daraus folgenreiche Entscheidungen entstehen. Bei Diskriminierungsrisiken bleiben die Vorgaben des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes unabhängig davon bestehen.

Der Betriebsrat gehört vor die Einführung an den Tisch

In deutschen Betrieben ist die Einführung nicht nur ein Beschaffungsprojekt. Auswahlrichtlinien für Einstellungen bedürfen nach § 95 Absatz 1 BetrVG der Zustimmung des Betriebsrats; § 95 Absatz 2a stellt klar, dass dies auch gilt, wenn bei solchen Richtlinien KI eingesetzt wird. In Betrieben mit mehr als 500 Arbeitnehmern kann der Betriebsrat Auswahlrichtlinien verlangen. Der amtliche Gesetzestext zu § 95 BetrVG ist dafür der Ausgangspunkt.

§ 87 Absatz 1 Nummer 6 BetrVG betrifft technische Einrichtungen, die Verhalten oder Leistung von Arbeitnehmern überwachen können. Das ist besonders relevant, wenn das System auch Beschäftigte bewertet oder Daten von Interviewern verarbeitet. Ob ein reiner Bewerberprozess, eine bestehende Betriebsvereinbarung oder weitere Beteiligungsrechte im Einzelfall greifen, hängt vom Zuschnitt ab. Frühzeitige Beteiligung ist deshalb sinnvoller als eine nachträgliche Diskussion über fertige Scores.

Geben Sie dem Betriebsrat nicht nur eine Produktdemo. Legen Sie Zweck, Fragenkatalog, Bewertungslogik, Rollen, Einsichtsrechte, Speicherfristen, Löschkonzept, mögliche Datenübermittlungen, Qualitätskontrollen und den Umgang mit Änderungen offen. Der amtliche § 87 BetrVG bildet die Grundlage für die Mitbestimmung bei überwachungsgeeigneten Einrichtungen.

Checkliste vor dem Einsatz eines KI-Interviews

Eine eigene Entscheidungsregel hilft, Marketingversprechen von einer tragfähigen Einführung zu trennen: Wenn Ihr Team nicht verständlich erklären kann, warum genau dieses Verfahren nötig ist, was der Mensch am Ende selbst entscheidet und wie ein Kandidat eine fehlerhafte Bewertung korrigieren kann, ist das Verfahren noch nicht einsatzbereit.

1. Zweck begrenzen: Legen Sie fest, welche konkrete Vorarbeit die KI übernimmt und welche Auswahlentscheidung beim Menschen bleibt.
2. Datenfluss prüfen: Erfassen Sie Fragen, Audio, Transkripte, Scores, Empfänger, Auftragsverarbeiter, Speicherorte, Löschfristen und mögliche Drittlandtransfers.
3. Rechtsgrundlage begründen: Dokumentieren Sie Erforderlichkeit und Interessenabwägung; nutzen Sie Einwilligung nur mit echter, gleichwertiger Alternative.
4. Folgen bewerten: Führen Sie bei hohem Risiko eine Datenschutz-Folgenabschätzung durch und testen Sie Kriterien auf sachliche Relevanz sowie mögliche Benachteiligung.
5. Menschen befähigen: Definieren Sie, wer Ergebnisse prüft, welche Unterlagen vorliegen, wann ein Score überstimmt wird und wie diese Entscheidung nachvollziehbar bleibt.
6. Kandidaten informieren: Stellen Sie vor dem Interview eine kurze, verständliche Information und einen erreichbaren Weg für Auskunft, Widerspruch und Korrektur bereit.
7. Betriebsrat einbinden: Klären Sie Beteiligungsrechte und halten Sie Regelungen in einer passenden Vereinbarung oder Auswahlrichtlinie fest.
8. Anbieter prüfen: Fordern Sie Dokumentation, Auftragsverarbeitungsvereinbarung, Sicherheitsinformationen, Angaben zur menschlichen Aufsicht und einen Prozess für Änderungen an.

Für die fachliche Gestaltung kann ein Voice-Interview im Bewerbungsprozess Gesprächsdaten strukturiert erfassen; die Rechts- und Prozessverantwortung bleibt jedoch beim Arbeitgeber. Wer Gespräch, Dokumente und spätere Korrekturen zusammen denken will, sollte auch prüfen, wie ein Kandidatenportal Rechte, Information und Datenzugang abbildet.

Offene Grenze: Kein allgemeiner Leitfaden kann die Einordnung eines konkreten Scorings abschließend entscheiden. Schon kleine Änderungen, etwa die Aufzeichnung von Stimme, ein neues Bewertungskriterium oder ein automatischer Ausschluss, können Rechtsgrundlage, Datenschutz-Folgenabschätzung, AI-Act-Einstufung und Betriebsratsbeteiligung verändern. Für die Toolauswahl hilft ein Blick auf die Kategorie für KI-Interview- und Voice-Tools, ersetzt aber keine Prüfung des eigenen Verfahrens.

FAQ: KI-Interviews mit Bewerbern

Brauchen Arbeitgeber immer eine Einwilligung für ein KI-Interview?

Nein. Entscheidend ist zunächst, ob die Verarbeitung für das Bewerbungsverfahren erforderlich ist und welche Rechtsgrundlage sie trägt. Eine Einwilligung ist nur dann sinnvoll, wenn sie wirklich freiwillig erfolgt, jederzeit widerrufen werden kann und Kandidaten ohne Nachteile einen gleichwertigen anderen Weg nutzen können.

Darf eine KI Bewerber automatisch ablehnen?

Das ist besonders riskant. Eine ausschließlich automatisierte Ablehnung kann unter Artikel 22 DSGVO fallen, weil sie das berufliche Fortkommen erheblich beeinträchtigt. Gestalten Sie daher eine echte menschliche Prüfung mit Einsicht, eigener Bewertung und Möglichkeit zur Korrektur.

Müssen Kandidaten über eine Aufzeichnung informiert werden?

Ja. Audioaufzeichnung, Transkription und Auswertung sind unterschiedliche Verarbeitungsschritte, die vorab klar erklärt werden müssen. Nennen Sie dabei Zweck, Empfänger, Speicherfrist, Rechtsgrundlage und Kontaktweg für Datenschutzrechte.

Muss der Betriebsrat bei Recruiting-KI mitbestimmen?

Bei Auswahlrichtlinien für Einstellungen ist § 95 BetrVG zentral, ausdrücklich auch bei KI. Weitere Rechte, insbesondere nach § 87 Absatz 1 Nummer 6 BetrVG, können hinzukommen, wenn Beschäftigte überwacht oder bewertet werden. Der konkrete Prozess und vorhandene Vereinbarungen entscheiden über den genauen Umfang.

Ab wann gelten die Hochrisiko-Pflichten des EU AI Act für Recruiting?

Für eigenständige Hochrisiko-Systeme nach Artikel 6 Absatz 2 und Anhang III gilt nach der Änderung von 2026 der 2. Dezember 2027. Bereiten Sie Dokumentation, menschliche Aufsicht, Anbieterprüfung und Risikomanagement dennoch früh vor, denn DSGVO und Antidiskriminierungsrecht gelten bereits während der Übergangszeit.