CV-Screening-Kriterienmatrix: Muss, Kann und Ausschluss

Das steckt in dieser CV-Screening-Kriterienmatrix

Die meisten Probleme im Screening beginnen, bevor der erste Lebenslauf gelesen wird: Die Kriterien sind unscharf oder ändern sich je Kandidat. Diese Excel-Arbeitsmappe zwingt dazu, zuerst zu entscheiden. Sie enthält:

• Eine leere Matrix mit 12 Kriterienzeilen und fünf Kandidatenspalten, zum Kopieren je Rolle.
• Vier ausgefüllte Beispielrollen: Pflegefachkraft, Softwareentwickler, Lagermitarbeiter mit Staplerschein und Vertriebsinnendienst.
• Automatische Bewertung: nicht erfüllte und unklare Muss-Kriterien, ausgelöste Ausschlüsse, gewichtete Kann-Punkte, Erfüllungsgrad und Vorschlag.
• Ein Fairness-Blatt mit zehn Hinweisen und ihrer Grundlage.
• Ein Anleitungsblatt, das die Methode in sechs Schritten erklärt.

Funktionen, die Ihnen Zeit sparen

• Drei Kriterienarten. Muss (ohne geht es nicht), Kann (Gewicht 1 bis 5) und Ausschluss (sachlicher Grund, der die Besetzung unmöglich macht).
• Auswahllisten für Art, Gewicht und Bewertung halten die Eingaben einheitlich.
• Anpassbare Schwellen für „Einladen“ und „Rückfrage oder Pool“.
• „Unklar“ als Bewertung. Ein Muss-Kriterium, das Sie dem Lebenslauf nicht entnehmen können, führt zur Rückfrage, nicht zur Absage.
• Gelbe Eingabezellen. Alles andere rechnet sich selbst.

So nutzen Sie die Kriterienmatrix

1. Leeres Blatt für Ihre Rolle kopieren und Muss-, Kann- und Ausschlusskriterien aufschreiben, bevor Sie einen Lebenslauf lesen.
2. Jedes Kann-Kriterium mit 1 bis 5 gewichten und die Schwellen festlegen.
3. Je Kandidat bewerten: Muss mit Ja, Nein oder Unklar, Kann mit 0, 1 oder 2, Ausschluss mit Ja oder Nein.
4. Den Vorschlag als Sortierhilfe lesen und jeden Fall selbst ansehen.
5. Ergebnis festhalten und Daten nach Ihrer Speicherfrist löschen.

Warum diese Matrix funktioniert

Sie trennt, was ein Kandidat mitbringen muss, von dem, was nur hilft, und sie erzwingt, dass die Gewichte feststehen, bevor Namen bekannt sind. In unseren Gesprächen mit Recruiting-Teams ist der häufigste Fehler in Suche und Screening, Anforderungen als „Kann“ zu setzen, die eigentlich „Muss“ sind, oder umgekehrt. Die Matrix macht diese Entscheidung sichtbar.

Sie ist außerdem auf Fairness gebaut. Ausschlüsse müssen sachlich sein, Stellvertreter-Merkmale wie Foto, Name oder Lücken im Lebenslauf sind als Fallen benannt, und die Entscheidung bleibt bei einem Menschen, im Sinne von Art. 22 DSGVO. Recruiting-KI gilt nach Anhang III der KI-Verordnung als Hochrisiko-System, mit Betreiberpflichten ab dem 2. Dezember 2027. Zum KI-gestützten Screening lesen Sie was KI im Lebenslauf-Screening kann und was nicht.

Für wen ist die Matrix gedacht?

• Recruiter, die viele Bewerbungen sortieren und vergleichbare Werte wollen.
• Fachbereiche, die Kriterien vor Prozessbeginn mit HR abstimmen.
• Teams, die eine dokumentierte, faire erste Runde wollen.

Wenn das Screening automatisch auf Ihren Bewerbungen laufen soll, lesen Sie mehr zum CV-Screening.

Ein Beispiel: Die Lagermitarbeiterin mit Staplerschein

Nehmen wir die Beispielrolle aus der Arbeitsmappe, Lagermitarbeiter mit Staplerschein. Die Muss-Kriterien sind kurz: gültiger Staplerschein, Verfügbarkeit für Schichtarbeit und Arbeitserlaubnis. Alles andere ist ein Kann-Kriterium mit Gewicht, zum Beispiel Erfahrung mit einem Lagerverwaltungssystem (Gewicht 3) oder eine zweite Sprache (Gewicht 1). Das Ausschlusskriterium ist sachlich, etwa ein Starttermin, der nicht passt. Die Matrix zeigt dann je Kandidat, ob ein Muss-Kriterium fehlt, ob eines unklar ist und wie hoch die gewichtete Punktzahl liegt. Wer einen unklaren Staplerschein hat, wird nicht abgelehnt. Der Vorschlag lautet „Rückfrage“, und der nächste Schritt ist eine kurze Frage.

Warum die Gewichte vor dem Lesen der Lebensläufe feststehen müssen

Haben Sie drei starke Lebensläufe gelesen, verschiebt sich Ihre Vorstellung von „gut“. Die Gewichte wandern zu den Kandidaten, die Sie schon kennen. Wer Gewichte und Schwellen vorher festlegt, nimmt diese Verschiebung heraus und macht das Ergebnis vergleichbar. Ändern Sie später ein Gewicht, ändern Sie es für alle und halten den Grund fest. Das erleichtert auch die Erklärung gegenüber der Fachabteilung oder, falls nötig, gegenüber der Person, die nachfragt.

Typische Fallen, die das Fairness-Blatt benennt

• Stellvertretermerkmale. Foto, Name, Alter, Lücken im Lebenslauf oder die Adresse können für geschützte Merkmale stehen. Bewerten Sie sie nicht.
• Muss-Kriterien, die eigentlich Kann sind. „Fünf Jahre Erfahrung“ ist oft Gewohnheit, kein Bedarf.
• Ausschlüsse ohne sachlichen Grund. Ein Ausschluss ist ein Grund, der die Einstellung unmöglich macht, keine Vorliebe.
• Punktzahl als Entscheidung. Der Vorschlag sortiert. Über jeden Fall entscheidet ein Mensch, im Sinne von Art. 22 DSGVO.

Quellen

• Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), Art. 5, 13 und 22
• Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz (AGG), §§ 1 und 7
• Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung), Anhang III

FAQs

Wie viele Muss-Kriterien sollte eine Rolle haben?

Meist zwei bis vier. Jedes weitere Muss-Kriterium sortiert mehr gute Kandidaten aus. Prüfen Sie jedes: Lässt es sich nach der Einstellung lernen?

Entscheidet die Matrix, wer eingeladen wird?

Nein. Sie schlägt eine Reihenfolge vor. Über jeden Kandidaten entscheidet ein Mensch.

Kann ich sie für jede Rolle nutzen?

Ja. Die vier Beispiele zeigen unterschiedliche Rollentypen. Überschreiben Sie die Kriterien mit Ihren eigenen.

Ist das eine Rechtsberatung?

Nein. Kriterien und Ausschlüsse müssen für die Tätigkeit wirklich erforderlich sein. Prüfen Sie sie mit Ihrer HR- oder Rechtsabteilung.

Kann ich die Matrix für ein KI-Screening-Tool nutzen?

Ja, als Auftrag an das Tool. Schreiben Sie die Kriterien zuerst in die Matrix, geben Sie dem Tool genau diese Kriterien und prüfen Sie seine Ergebnisse an einer Stichprobe gegen Ihre eigenen Bewertungen. Die Endentscheidung bleibt bei einem Menschen.

Wie gehe ich mit Kandidaten mit gleicher Punktzahl um?

Schauen Sie zuerst auf die unklaren Bewertungen und stellen Sie die fehlende Frage. Bleibt es beim Gleichstand, nutzen Sie eine Arbeitsprobe oder ein kurzes Telefonat statt einer Bauchentscheidung.

Wie lange bewahre ich die ausgefüllte Matrix auf?

Behandeln Sie sie wie die Bewerbungsakte: nur so lange, wie Sie sie für das Verfahren und mögliche Ansprüche brauchen, danach löschen. Stimmen Sie die Frist mit Ihrer Datenschutzbeauftragten oder Ihrem Datenschutzbeauftragten ab.

Was, wenn der Lebenslauf ein Muss-Kriterium nicht zeigt?

Bewerten Sie es als unklar und fragen Sie nach. Viele Angaben, etwa Schein oder Kündigungsfrist, fehlen schlicht im Lebenslauf.