Talentpool-Pflegeplan mit DSGVO-Fristen (Excel)

Das steckt in diesem Talentpool-Pflegeplan

Ein Talentpool scheitert nicht beim Aufbau. Er scheitert in den Monaten danach, wenn Adressen nicht mehr stimmen, Einwilligungen auslaufen und niemand weiß, welcher Datensatz wann zu löschen war. Diese Excel-Arbeitsmappe macht aus der Pflege eines Pools einen Plan mit Terminen, damit Fristen sichtbar sind, bevor sie verstreichen.

1. Ein Fristenblatt je Gruppe: abgelehnte Bewerber, Pool mit Einwilligung, selbst gefundene Personen und Empfehlungen, jeweils mit Speicherdauer, Erinnerung und Hinweis zur Grundlage. Jeden Wert können Sie ändern.
2. Ein Datensatz-Tracker für bis zu 200 Einträge: Sie tragen Kürzel, Gruppe und Daten ein. Die Tabelle rechnet das Löschdatum, die Tage bis dahin, das Datum für die Information nach Art. 14 und einen Status, der rot, gelb oder grün wird.
3. 17 wiederkehrende Pflegeaufgaben: monatlich, vierteljährlich, halbjährlich und jährlich, mit dem letzten Erledigungsdatum, der nächsten Fälligkeit und einer zuständigen Person.
4. Eine Übersicht gesetzlicher Fristen: Anfragen Betroffener beantworten, Information nach Art. 14, Widerruf der Einwilligung, Datenpanne melden und die Frist für Ansprüche nach einer Absage.
5. Ein Jahreskalender: welcher Monat den Löschlauf, die Erneuerung der Einwilligungen und die Prüfung Ihres Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten bringt.
6. Eine kurze Anleitung: fünf Schritte, um an einem Nachmittag zu starten.

Funktionen, die Ihnen Zeit sparen

• Termine rechnen sich selbst. Sie tragen den Beginn der Speicherdauer und die Gruppe ein, und die Tabelle zeigt, wann der Datensatz zu löschen ist und ob der Tag nahe ist.
• Status statt Bauchgefühl. „Löschung überfällig“, „Info offen“ oder „Ok“ in einer Spalte, mit Farben und Filter.
• Art. 14 eingebaut. Bei selbst gefundenen Personen und Empfehlungen zeigt die Tabelle das Datum, bis zu dem sie informiert sein müssen, spätestens einen Monat nach der Erhebung.
• Keine Klarnamen nötig. Ein Kürzel oder eine ID genügt, damit der Plan selbst möglichst wenige personenbezogene Daten enthält.
• Ihre Werte, nicht unsere. Die Speicherdauern sind als Orientierung gekennzeichnet, nicht als gesetzliche Fristen. Stimmen Sie sie mit Ihrer Datenschutzbeauftragten oder Ihrem Datenschutzbeauftragten ab und ändern Sie sie an einer Stelle.

So nutzen Sie den Pflegeplan

1. Öffnen Sie das Blatt Fristen und legen Sie für jede Gruppe Speicherdauer, Erinnerung und Art.-14-Kennzeichen fest.
2. Tragen Sie Ihre Datensätze im Blatt Datensätze ein: Kürzel, Gruppe, Datum der Erhebung und Beginn der Speicherdauer.
3. Filtern Sie einmal im Monat die Statusspalte und arbeiten Sie alles ab, was überfällig oder offen ist.
4. Führen Sie einmal im Quartal den Löschlauf durch und löschen Sie die Datensätze mit „Löschung überfällig“, auch in Exporten, Nebenlisten und Backups.
5. Tragen Sie im Blatt Pflegeplan ein, wann Sie jede Aufgabe zuletzt erledigt haben, und planen Sie mit dem Jahreskalender die kommenden Monate.

Warum der Pflegeplan funktioniert

In unseren Gesprächen mit Personalberatungen und Recruiting-Teams besteht der Pool meist aus einer Excel-Tabelle und einem Ordner mit Lebensläufen, und die eigentliche Sorge ist, dass er zur Datenleiche wird. Datenschutz ist selten das Hindernis. Er wird zum Prüfpunkt, sobald Hosting, Speicherdauer, Löschung und Einwilligung konkret beantwortet sind. Dieser Plan macht aus den Antworten Termine.

Die Fristen, auf denen er beruht, sind wenige und klar. Anfragen Betroffener sind unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats zu beantworten (Art. 12 Abs. 3 DSGVO). Wer Daten nicht bei der Person erhoben hat, muss sie spätestens nach einem Monat bzw. bei der ersten Kontaktaufnahme informieren (Art. 14 Abs. 3). Eine Einwilligung ist jederzeit widerrufbar (Art. 7 Abs. 3). Bei abgelehnten Bewerbungen bewahren viele Unternehmen die Akte etwa sechs Monate auf, weil Ansprüche nach § 15 Abs. 4 AGG binnen zwei Monaten geltend zu machen sind und die Klage binnen drei Monaten nach der schriftlichen Geltendmachung folgen muss (§ 61b Abs. 1 ArbGG). Das ist ein Orientierungswert, keine gesetzliche Löschfrist.

Zur Begründung der Speicherdauern lesen Sie Talentpool und Speicherdauer nach DSGVO, und zu den Gewohnheiten, die einen Pool lebendig halten, So halten Sie Talentpools aktuell.

Genauer hingeschaut: Die vier Gruppen und ihre Fristen

Das Fristenblatt startet mit vier Gruppen und voreingestellten Werten, die Sie mit Ihrer Datenschutzbeauftragten oder Ihrem Datenschutzbeauftragten prüfen sollten.

• Abgelehnte Bewerbung ohne Pool-Einwilligung: 6 Monate ab Ende des Verfahrens, Erinnerung 30 Tage vorher, keine Information nach Art. 14, weil die Daten von der Person stammen.
• Talentpool mit Einwilligung: 24 Monate ab Einwilligung oder letzter Interaktion, Erinnerung 90 Tage vorher. Die Datei empfiehlt, die Einwilligung nach 12 Monaten erneuern zu lassen.
• Selbst gefunden aus berechtigtem Interesse: 6 Monate ab Erhebung oder letzter Rückmeldung, Erinnerung 30 Tage vorher, Information nach Art. 14 nötig. Ohne Rückmeldung wird der Datensatz gelöscht oder bei Zustimmung der Person in den Pool mit Einwilligung überführt.
• Empfehlung ohne Bewerbung: 6 Monate, Erinnerung 30 Tage vorher, Information nach Art. 14 nötig, weil die Daten von Dritten stammen.

Die Werte sind Orientierung. Keiner davon ist eine gesetzliche Löschfrist, und Ihre Situation kann kürzere verlangen. Der Sinn des Blattes ist, dass die Frist einmal festgehalten wird, für jeden Datensatz der Gruppe gilt und ein Datum liefert, mit dem Sie arbeiten können.

Für wen ist der Pflegeplan gedacht?

• Recruiter und Personalberatungen, die ihren Pool in Excel führen und Löschung und Einwilligung im Griff haben wollen.
• HR-Teams, die knapp abgelehnte Finalisten aufbewahren und einen Plan brauchen, den ihre Datenschutzbeauftragten lesen können.
• Datenschutzbeauftragte, die für vereinbarte Speicherdauern einen einfachen Tracker suchen.
• Alle, die eine alte Kandidatenliste geerbt haben und entscheiden müssen, was bleibt.

Wenn der Pool an einem Ort mit Import, Notizen und Einwilligung liegen soll, sehen Sie sich die Talentpool-Software an und für den Schritt aus Excel Vom Excel-Talentpool ins Recruiting-CRM.

FAQs

Wie lange darf ich abgelehnte Bewerbungen aufbewahren?

Die DSGVO nennt keine feste Frist (Art. 5 Abs. 1 lit. e). In Deutschland gelten wegen der Fristen im AGG etwa sechs Monate nach Ende des Verfahrens als übliche Orientierung. Klären Sie das mit Ihrer Datenschutzbeauftragten oder Ihrem Datenschutzbeauftragten.

Brauche ich eine Einwilligung, um jemanden im Talentpool zu halten?

Bei abgelehnten Bewerbern ist eine eigene, freiwillige Einwilligung der übliche Weg. Bei selbst gefundenen Personen kann das berechtigte Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f greifen, mit schriftlicher Abwägung und Information nach Art. 14.

Löscht die Datei Datensätze für mich?

Nein. Sie zeigt, was fällig ist. Gelöscht wird in Ihrem eigenen System sowie in Exporten, Nebenlisten und Backups.

Kann ich sie für einen Pool in einem anderen Tool nutzen?

Ja. Der Plan ist toolunabhängig. Tragen Sie das Kürzel des Datensatzes aus Ihrem System und die Daten ein.

Ist das eine Rechtsberatung?

Nein. Es ist eine Arbeitshilfe. Die Speicherdauern sind Orientierungswerte, die Sie mit Ihrer Datenschutzbeauftragten oder Ihrem Datenschutzbeauftragten festlegen sollten.

Was ist, wenn jemand vor Fristablauf die Löschung verlangt?

Dann hat der Antrag Vorrang vor dem geplanten Datum. Art. 17 DSGVO gibt der Person ein Recht auf Löschung, und Sie müssen innerhalb eines Monats antworten (Art. 12 Abs. 3). Löschen Sie den Datensatz, auch in Exporten und Backups, und tragen Sie das Datum in die Spalte „Erledigt am“ des Trackers ein.

Wie gehe ich mit einem Datensatz um, der in zwei Gruppen passt?

Wählen Sie die Gruppe mit der kürzeren Frist, es sei denn, die Person hat in eine längere Speicherung eingewilligt, denn dann entscheidet die Einwilligung. Antwortet jemand, den Sie selbst gefunden haben, positiv und stimmt dem Verbleib im Pool zu, verschieben Sie ihn in die Gruppe mit Einwilligung und notieren das Datum der Einwilligung.