Mandatskosten-Rechner für Personalberatungen (Excel)

Das steckt in diesem Mandatskosten-Rechner

Personalberatungen bepreisen Mandate über den Honorarsatz, aber sie leben von Stunden. Ein Mandat, das bei 25 Prozent attraktiv aussieht, kann Geld kosten, sobald Recherche, Ansprache, Gespräche und die gelegentlich ausgefallene Platzierung mitgerechnet sind. Diese Excel-Arbeitsmappe zeigt, was Sie ein Mandat kostet, was im Schnitt übrig bleibt und ab welcher Quote es sich rechnet.

1. Ein Rechner für ein Beispielmandat: Gehalt der Position, Honorarsatz, Vorschuss, Platzierungsquote, Ausfall in der Garantiezeit, Stunden je Arbeitsschritt, Stundenkosten, Werkzeug- und Fremdkosten.
2. Das Ergebnis als Erwartungswert: erwartetes Honorar, Gesamtkosten, Deckungsbeitrag, Kosten je Platzierung, Honorar je Arbeitsstunde, Break-even-Quote und erwartetes Jahresergebnis.
3. Ein Szenario für weniger Suchaufwand: was sich ändert, wenn Recherche und Ansprache weniger Zeit kosten, einschließlich der zusätzlichen Mandate, die Ihre frei gewordenen Stunden tragen könnten. Der Prozentwert ist Ihre eigene Annahme.
4. Eine Mandatsliste für 20 Mandate: Status, Stunden, erhaltenes Honorar, Rückzahlung und Kosten je Mandat, mit Ihrer tatsächlichen Platzierungsquote, Ausfallquote und Ertrag je Stunde oben.
5. Ein Vergleich von Honorarmodellen: reines Erfolgshonorar, Retainer in Dritteln und Exklusivmandat mit Vorschuss, für dieselbe Position, mit Eingang bei Mandatsstart und schlechtestem Fall.
6. Eine kurze Anleitung in fünf Schritten.

Funktionen, die Ihnen Zeit sparen

• Er zählt Stunden, nicht nur Honorare. Sechs Arbeitsschritte vom Briefing bis zur Administration ergeben die Stunden je Mandat, bewertet mit Ihren Vollkosten je Stunde.
• Er zählt, was schiefgeht. Ausfallquote und Rückzahlung in der Garantiezeit sind Teil des erwarteten Honorars, damit eine Platzierung, die in der Garantiezeit endet, nicht als voller Erfolg verbucht wird.
• Er zeigt die Break-even-Quote. Sie sehen, ab welchem Anteil erfolgreicher Mandate sich die Arbeit bezahlt macht und ob dieser Anteil realistisch ist.
• Er nutzt Ihre eigenen Zahlen. Alle Beispielwerte sind frei gewählt. Ersetzen Sie sie durch die Werte aus Ihrer Mandatsliste.
• Er vergleicht Honorarmodelle auf einer Seite. Retainer und Erfolgshonorar tragen unterschiedliche Risiken, und der Vergleich stellt sie nebeneinander.

So nutzen Sie den Mandatskosten-Rechner

1. Beginnen Sie im Blatt Mandate und tragen Sie Ihre letzten 10 bis 20 Mandate ein: Status, Stunden, Honorar und Rückzahlungen. So erhalten Sie eine ehrliche Platzierungsquote und einen Ertrag je Stunde.
2. Übertragen Sie Platzierungs- und Ausfallquote ins Blatt Rechner und tragen Sie Ihre Stunden je Schritt und Ihre Stundenkosten ein.
3. Lesen Sie die Break-even-Quote. Liegt sie nahe an Ihrer tatsächlichen Quote, steht der Mandatstyp am Rand der Wirtschaftlichkeit.
4. Nutzen Sie das Szenario für weniger Suchaufwand mit Ihrer eigenen Annahme und testen Sie sie in einem Pilot an echten Mandaten, bevor Sie damit planen.
5. Vergleichen Sie die drei Honorarmodelle für eine typische Position und entscheiden Sie, wo sich das Verhandeln eines Vorschusses lohnt.

Warum der Mandatskosten-Rechner funktioniert

In unseren Gesprächen mit Personalberatungen taucht eine Beobachtung immer wieder auf: Beratungen denken in Mandaten, nicht in Seats oder Lizenzen. Preise pro Arbeitsplatz passen deshalb schlecht, denn die eigentlichen Kosten eines Mandats sind Zeit. Der Rechner folgt dieser Logik. Er geht vom Mandat aus, addiert die Stunden und endet bei einem Deckungsbeitrag je Mandat und je Arbeitsstunde.

Er geht offen mit Unsicherheit um. Alles ist ein Erwartungswert: Honorar mal Wahrscheinlichkeit, abzüglich Rückzahlungen. Rechnet sich ein Mandat erst bei einer Quote, die Sie nie erreicht haben, sagt die Tabelle das. Zur Kostenseite von Software lesen Sie was Software je Mandat kostet und Kosten von Recruiting-Software für Agenturen.

Das Szenario ist mit den Kosten eines Atlas-Recruiter-Seats zum Listenpreis vorbelegt, 299 Euro pro Monat netto, Stand 29. Oktober 2026, aktuell auf der Preisseite. Atlas ist ein Tool für Suche und Ansprache, kein Mandats- oder Honorarsystem: Honorare und Platzierungen erfasst es nicht, führen Sie diesen Teil in dieser Arbeitsmappe oder Ihrem eigenen CRM.

Genauer hingeschaut: Die Beispielzahlen

Das Beispielmandat hat ein Gehalt von 70.000 Euro und einen Honorarsatz von 25 Prozent, das Honorar bei Platzierung beträgt also 17.500 Euro. Bei einer Platzierungsquote von 50 Prozent, einer Ausfallquote von 10 Prozent in der Garantiezeit und einer Rückzahlung der Hälfte des Honorars liegt das erwartete Honorar bei 8.312,50 Euro.

Auf der Kostenseite zählt das Beispiel 46 Stunden zu 55 Euro, 450 Euro Werkzeugkosten je Mandat (9.000 Euro im Jahr bei 20 Mandaten) und 150 Euro Fremdkosten: zusammen 3.130 Euro. Der erwartete Deckungsbeitrag beträgt 5.182,50 Euro je Mandat, die Kosten je Platzierung 6.260 Euro und die Break-even-Quote etwa 19 Prozent. Alle Zahlen sind frei gewählte Beispiele, keine Richtwerte.

Im Szenario senken 30 Prozent weniger Zeit für Recherche und Ansprache die Stunden je Mandat von 46 auf 39,4. Mit einem zusätzlichen Atlas-Recruiter-Seat zu 3.588 Euro im Jahr steigt der Deckungsbeitrag je Mandat um etwa 184 Euro. Der größere Effekt ist die Kapazität: Dieselben Stunden tragen etwa 3,4 Mandate mehr im Jahr, wert rund 18.000 Euro, wenn Sie sie gewinnen. Ob die 30 Prozent bei Ihnen gelten, soll ein Pilot zeigen.

Für wen ist der Rechner gedacht?

• Inhaber und Geschäftsführer von Personalberatungen, die Mandate bepreisen und wissen wollen, was sie wirklich verdienen.
• Recruiter und Berater, die ihren eigenen Ertrag je Arbeitsstunde verstehen wollen.
• Beratungen, die einen Retainer oder Vorschuss erwägen und die Wirkung vor der Verhandlung sehen möchten.
• Teams, die ein Sourcing-Tool bewerten und einen Business Case mit eigenen Zahlen brauchen.

Wenn Sie den Business Case für ein Tool aufbauen, lesen Sie, was wir für Personalberatungen anbieten.

FAQs

Wie wird das erwartete Honorar berechnet?

Aus dem Vorschuss plus Platzierungsquote mal Resthonorar, abzüglich der erwarteten Rückzahlung: Platzierungsquote mal Ausfallquote mal Rückzahlungsanteil mal Honorar. Das ist ein Durchschnitt über viele Mandate, keine Prognose für eines.

Welche Platzierungsquote soll ich eintragen?

Ihre eigene. Das Blatt Mandate rechnet sie aus Ihren abgeschlossenen Mandaten. Die 50 Prozent im Beispiel sind ein frei gewählter Wert.

Was kostet mich ein Mandat wirklich?

Stunden mal Ihre Vollkosten je Stunde, plus ein Anteil Ihrer Tools und eventuelle Fremdkosten. Der Rechner zeigt alle drei und addiert sie.

Ist ein Retainer besser als ein Erfolgshonorar?

Das hängt von Ihrer Platzierungsquote, Ihrem Ausfallrisiko und der Verbindlichkeit des Kunden ab. Das Blatt Honorarmodelle zeigt die Wirkung für Ihre Zahlen. Es empfiehlt nicht für alle dasselbe Modell.

Ist das eine Steuer- oder Rechtsberatung?

Nein. Honorarsätze, Garantiezeiten und Rückzahlungsregeln hängen von Ihren Verträgen ab. Die Datei ist eine Arbeitshilfe.

Kann ich den Rechner für eine Person oder für die ganze Beratung nutzen?

Für beides. Für eine Beraterin oder einen Berater tragen Sie deren Stunden, Stundenkosten und Mandate pro Jahr ein. Für die Beratung nehmen Sie die Durchschnitte des Teams und teilen die gesamten Werkzeugkosten durch die Gesamtzahl der Mandate. Mischen Sie beides nicht in einer Datei, denn ein Durchschnitt verdeckt den Unterschied zwischen einem starken und einem schwachen Mandatstyp.

Wie oft sollte ich ihn aktualisieren?

Einmal im Quartal, anhand der Mandatsliste. Quoten und Stunden verschieben sich, und ein Rechner mit den Zahlen des Vorjahres gibt die Antwort des Vorjahres.