Wer Sourcing in Greenhouse automatisieren will, legt gefundene Personen zuerst als Prospects an (nicht als Candidates), mit Prospect Pool, Stage und Source, und macht sie erst nach einer positiven Antwort zu Kandidaten. Das geht mit dem Add-on Sourcing Automation von Greenhouse, mit der Chrome-Erweiterung und dem Bulk-Import oder über ein externes Sourcing-Tool, das per API angebunden ist. Welchen Weg Sie auch wählen: Datenmodell, Source-Tracking und das DSGVO-Timing entscheiden, ob Ihre Pipeline sauber bleibt.

Dieser Leitfaden richtet sich an Recruiting-Teams, die Greenhouse bereits nutzen. Er zeigt das Objektmodell, den Ablauf Schritt für Schritt, wie Source-Attribution und Reporting erhalten bleiben, welche DSGVO-Frist mit der ersten Ansprache läuft, wie Sie die Kosten je qualifiziertem Profil rechnen und wo Automatisierung endet. Über Sprad sagen wir nur, was auf der Seite zu People Search veröffentlicht ist.

Prospect oder Candidate: was Greenhouse bei gesourcten Profilen erwartet

Greenhouse trennt Personen, die Sie gefunden haben, von Personen, die sich beworben haben. Ein Prospect ist ein Profil im Greenhouse CRM: Es liegt in einem Prospect Pool und einer Stage, steht aber nicht in der Interview-Pipeline einer Stelle. Ein Candidate gehört zu einer Stelle. Standardmäßig landen Prospects im Pool „Uncategorized Prospects“; Admins können das in den Organisationseinstellungen ändern. Für CRM und Sourcing-Add-ons braucht man mindestens Job-Admin-Rechte mit CRM-Zugriff.

Das hat praktische Folgen. Schreibt eine Automatisierung jedes gefundene Profil direkt als Candidate in eine Stelle, füllt sich die Stellen-Pipeline mit Personen, die nie zugestimmt haben, die Conversion zwischen den Stages sinkt, und Recruiter ignorieren irgendwann die Liste. Sauberer ist: erst Prospect, nach positiver Antwort Candidate.

Bewirbt sich ein Prospect später, passiert laut Greenhouse Folgendes: Passen die Auto-Merge-Kriterien (zum Beispiel dieselbe E-Mail-Adresse), liegen beide Bewerbungen unter einem Profil, und die Prospect-Bewerbung gilt als konvertiert (Greenhouse Support, Prospect Conversion). Dort steht auch eine Falle: Die Konvertierung greift nur, wenn das Prospect-Formular zuerst eingegangen ist, und dann kann das zusammengeführte Profil die Felder Source und Credit To der Bewerbung überschreiben.

Wie kommen gesourcte Kandidaten in Greenhouse?

Laut CRM-Übersicht lassen sich Prospects so hinzufügen (Greenhouse Support, geprüft am 18. Oktober 2026):

• mit der Greenhouse-Recruiting-Chrome-Erweiterung, von einer Website, einem Lebenslauf oder von Hand
• per Bulk-Import aus einer Tabelle, inklusive Stellen, Pools, Stages und Custom Fields
• über Maildrop, indem Lebensläufe an eine eigene Adresse gemailt werden
• durch Umwandlung abgelehnter Kandidaten geschlossener Stellen
• über Prospect-Posts auf der Karriereseite
• über LinkedIn Recruiter System Connect und weitere Sourcing-Partner (Greenhouse nennt über 80)
• über die API

Die API ist der Weg der Automatisierung. Zwei Schnittstellen sind wichtig, und die Dokumentation hat sich zuletzt geändert:

• Harvest. In der Harvest-Dokumentation steht, dass Harvest v1/v2 veraltet ist und am 31. August 2026 entfernt werden sollte; empfohlen wird v3. Im Migrationsleitfaden für Schreib-Endpunkte werden die alten Aufrufe „Prospect anlegen“ und „Candidate anlegen“ beide auf POST /v3/candidates abgebildet; die Unterscheidung steckt im verschachtelten Application-Objekt. Eigene Integrationen nutzen OAuth Client Credentials, Partner den Authorization-Code-Flow. Ruft ein älteres Skript oder Tool noch v1 auf, sollten Sie das jetzt prüfen.
• Candidate Ingestion API. Die Candidate Ingestion API ist für Sourcing-Partner gedacht, die gemeinsame Kunden mit Greenhouse haben. POST /v1/partner/candidates legt standardmäßig Prospects an (eine Job-ID ist nur nötig, wenn die Person als Candidate angelegt wird), und Bewerber über den Tracking-Link eines Partners bekommen den Partner automatisch als Source.

Schritt für Schritt: ein Sourcing-Ablauf, der Greenhouse sauber hält

1. Struktur vorbereiten. Legen Sie je Hiring-Thema einen Prospect Pool an (zum Beispiel „Data Engineers DACH“) mit Stages wie Gefunden, Kontaktiert, Geantwortet, Qualifiziert. Benennen Sie je Pool eine verantwortliche Person.
2. Source festlegen. Ergänzen Sie eine eigene Source unter der Sourcing-Strategie „Prospecting“ (Greenhouse kennt acht Strategien, darunter Agencies, Referral und Third-party Boards) mit einem Namen je Tool oder Kampagne, etwa „Prospecting - Atlas Suche“. Tun Sie das vor dem ersten Import, denn die Source lässt sich später nicht rekonstruieren.
3. Briefing schreiben. Muss-Kriterien, Kann-Kriterien und Ausschlüsse in einfachen Worten. Je besser das Briefing, desto weniger Profile verschwenden Sie.
4. Suche starten, Stichprobe prüfen. Sehen Sie sich 10 bis 20 Profile von Hand an, bevor irgendeine Ansprache rausgeht. Korrigieren Sie das Briefing, nicht die Ergebnisse.
5. Als Prospects importieren. Pool, Stage, Owner und Source direkt beim Anlegen setzen. Noch keine Stelle zuordnen.
6. Datenschutzhinweis klären. Die Frist nach Art. 14 läuft, sobald Sie die Daten haben (siehe unten).
7. Ansprechen und nachfassen. Eine positive Antwort schiebt die Person nach „Geantwortet“. Eine Absage oder Funkstille nach Ihrer Taktung führt in eine abgeschlossene Stage, damit niemand versehentlich zweimal angeschrieben wird.
8. Bei Ja konvertieren. Erst jetzt hängen Sie eine Stelle an, und die Person wird zum Candidate in der Interview-Pipeline.
9. Monatlich auswerten. Prospect-Pool-Aktivität und Quellenqualität zeigen, welche Pools und Quellen Interviews liefern.

Source-Attribution und Reporting: was Sie messen sollten

Das Source-Tracking in Greenhouse besteht aus zwei Teilen: einer Sourcing-Strategie und einem Source-Namen. Die acht Strategien sind Agencies, Company Marketing, In Person Event, Prospecting, Social Media, Third-party Boards, Referral und Others. Die Trennung erlaubt Vergleiche einzelner Quellen und ganzer Strategien, etwa im Bericht „Candidate Quality by Source“. Mit Credit To ordnen Sie die Gutschrift für einen Kandidaten einer Person zu, zum Beispiel dem Empfehlenden.

Für automatisiertes Sourcing messen Sie vier Zahlen je Pool und Source:

• Antwortquote: Antworten geteilt durch kontaktierte Prospects.
• Qualifizierungsquote: Prospects in „Qualifiziert“ geteilt durch Antworten.
• Conversion zum Interview: aus dem Pool entstandene Candidates, die ein erstes Interview erreichen.
• Kosten je qualifiziertem Profil und je Einstellung (Rechnung weiter unten).

Greenhouse führt den Bericht zur Prospect-Pool-Aktivität und das Add-on Sourcing Automation bei den höheren Tarifen. Prüfen Sie daher, was Ihr Vertrag enthält, bevor Sie Berichte darauf aufbauen.

Was deckt Sourcing Automation von Greenhouse ab?

Das Add-on Sourcing Automation legt Campaign Pools an, recherchiert Kontaktdaten für identifizierte Prospects, versendet personalisierte automatisierte E-Mails und verfolgt das Engagement der Prospects innerhalb von Greenhouse. Es gibt es in den Tarifen Plus und Pro (Core-Kunden kaufen Seats als Add-on); Nutzer brauchen Job-Admin-Rechte mit CRM-Zugriff und einen Sourcing-Automation-Seat. Prospects kommen weiterhin über die Chrome-Erweiterung hinein, das Finden der Personen bleibt also ein manueller oder werkzeuggestützter Schritt. Wenn Ihr Engpass die Kampagnenabwicklung für bereits identifizierte Personen ist, ist das der kürzeste Weg. Liegt der Engpass im Finden und Qualifizieren, ergänzen Sie ein Suchwerkzeug davor.

Wo ein externes Sourcing-Tool passt und was Sie vor der Anbindung fragen sollten

Auf der Seite zu People Search nennt Sprad Greenhouse unter den ATS, mit denen Sprad funktioniert, und sagt, Sprad dockt an das System an, das Sie bereits nutzen: Qualifizierte Kandidaten und Interviewergebnisse fließen direkt zurück. Dort steht auch, dass die Ansprache über Sprads eigenen Stack läuft und nicht über die LinkedIn-Konten Ihres Teams. Details auf Feldebene sind nicht veröffentlicht. Klären Sie vor einem Pilot mit jedem Anbieter, auch mit Sprad, schriftlich:

• Werden Personen als Prospect oder als Candidate angelegt, und in welchem Pool und welcher Stage?
• Welcher Source-Name wird gesetzt, und können Sie ihn wählen?
• Welche Harvest- oder Ingestion-Version wird genutzt (siehe Hinweis zu v3)?
• Wie werden Dubletten behandelt, wenn die E-Mail-Adresse schon existiert?
• Wer versendet die Information nach Art. 14, und wann?
• Was wird wann gelöscht, wenn jemand widerspricht?

DSGVO: die Monatsfrist, wenn Sie Personen ansprechen, die sich nie beworben haben

Wenn Sie Daten aus einem öffentlichen Profil oder von einem Datenanbieter übernehmen, haben Sie sie nicht von der Person selbst erhalten. Artikel 14 DSGVO verpflichtet Sie dann, die Person zu informieren, einschließlich der Quelle der Daten. Das muss innerhalb einer angemessenen Frist geschehen, spätestens innerhalb eines Monats (Art. 14 Abs. 3 Buchst. a), oder spätestens bei der ersten Kontaktaufnahme, wenn Sie die Daten zur Kommunikation mit der Person nutzen (Buchst. b). Art. 14 Abs. 5 kennt Ausnahmen, etwa bei unverhältnismäßigem Aufwand, auf die Sie sich bei individueller Ansprache aber nicht verlassen sollten.

Als Rechtsgrundlage für Sourcing wird häufig das berechtigte Interesse nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f herangezogen. Dafür braucht es eine dokumentierte Interessenabwägung, und die Person kann widersprechen. In der Praxis heißt das:

• Datenschutzhinweis, Quelle und Widerspruchsweg gehören in die erste Nachricht
• für Prospects ohne Antwort eine Aufbewahrungsfrist festlegen und fristgerecht löschen
• die Quelle in Greenhouse erfassen, denn Sie müssen sie benennen können
• einen Widerspruch umsetzen, indem Profil und Ansprache-Kadenz gemeinsam entfernt werden

Unser Beitrag zur DSGVO im Active Sourcing geht tiefer. Das ist keine Rechtsberatung; die Details klärt Ihre Datenschutzbeauftragte oder Ihr Datenschutzbeauftragter.

Kosten je qualifiziertem Profil: ein Rechenbeispiel

Veröffentlichte Preise von Sprad (sprad.io/de/pricing, Stand 6. Oktober 2026, netto): Die Websuche über mehr als eine Milliarde Profile kostet 2 Credits je qualifiziertem Profil, bis zu 50 je Lauf, und es zählen nur qualifizierte Profile. Web-Sourcing beginnt mit einer Mitgliedschaft Atlas Base für 450 € im Jahr; sie enthält 6.000 Credits (Listenpreis 0,08 € je Credit). Die Flatrate-Alternative ist Recruiter Lite mit 79 € je Seat und Monat und 500 Profilen pro Monat.

Annahmen: Kosten sind die Mitgliedschaft geteilt durch die Profile, die enthaltenen Credits werden zuerst verbraucht, und die Base-Werte enden bei 6.000 Credits. Ansprache, Voice-Interviews und weitere Schritte werden auf der Preisseite gesondert bewertet. Zum Vergleich nehmen wir an, ein Recruiter braucht 5 Minuten, um ein Profil von Hand zu finden und zu prüfen, und kostet 60 € pro Stunde voll belastet: Das sind 5 € je Profil, eine Zahl, die Sie durch Ihre eigene ersetzen sollten. Es geht nicht darum, dass Tools billig sind, sondern darum, dass die Kosten je qualifiziertem Profil die Vergleichszahl sind und nicht der Seat-Preis. Ein qualifiziertes Profil ist keine Einstellung. Multiplizieren Sie daher mit Ihren eigenen Antwort- und Conversion-Quoten, um die Kosten je Interview zu erhalten.

Grenzen und typische Fehler

• Automatisierung bereitet vor, Menschen entscheiden. Eine Rangliste ist Input für Recruiter, keine Entscheidung über eine Person. Lassen Sie Prüfschritte im Ablauf.
• Unsaubere Quellendaten. Ohne Source beim Anlegen lässt sich nichts davon später auswerten.
• Candidates statt Prospects. Das bläht Stellen-Pipelines auf und verzerrt Conversion-Kennzahlen.
• Dubletten. Legen Sie vorab fest, wie vorhandene Profile erkannt werden, und bedenken Sie, dass das Auto-Merge von Greenhouse Source-Felder überschreiben kann.
• Veraltete API-Aufrufe. Alles, was noch auf Harvest v1/v2 läuft, braucht eine Migration.
• Übersprungener Datenschutzhinweis. Die Monatsfrist läuft, ob Ihr Tool sie verfolgt oder nicht.
• Qualitätsversprechen. Der eigene Benchmark von Sprad (38 % gegenüber 9 % beim nächstbesten Tool, drei Rollen, 15. August 2026) misst die Überschneidung mit den Funden anderer Systeme, nicht den Einstellungserfolg. Methode und Grenzen stehen im Sourcing-Benchmark.

FAQ

Ist Sourcing Automation von Greenhouse dasselbe wie ein externes Sourcing-Tool?

Nein. Das Add-on von Greenhouse deckt Kampagnen, Kontaktrecherche und Tracking innerhalb von Greenhouse ab. Ein externes Tool sucht und qualifiziert und schreibt die Ergebnisse über die API zurück. Viele Teams nutzen das eine oder das andere, manche beides.

Sollten gesourcte Personen Prospects oder Candidates sein?

Prospects, in einem Pool und einer Stage, bis sie positiv antworten. Danach ordnen Sie eine Stelle zu.

Welche Greenhouse-API nutze ich?

Eigene Integrationen nutzen Harvest v3, da v1/v2 zum 31. August 2026 entfernt werden sollte. Sourcing-Partner können die Candidate Ingestion API nutzen. Prüfen Sie immer die aktuelle Dokumentation.

Wie halte ich das Source-Reporting korrekt?

Setzen Sie beim Anlegen eine eigene Source unter „Prospecting“ und achten Sie darauf, dass Auto-Merge bei einer späteren Bewerbung Source-Felder überschreiben kann.

Muss ich gesourcte Personen nach DSGVO informieren?

Ja. Artikel 14 verlangt Informationen zu Verantwortlichem, Zweck und Quelle, spätestens innerhalb eines Monats oder bei der ersten Kontaktaufnahme, wenn Sie die Person anschreiben.

Was kostet ein qualifiziertes Profil bei Sprad?

2 Credits je qualifiziertem Profil in der Websuche; Web-Sourcing beginnt mit der Mitgliedschaft Atlas Base für 450 € im Jahr, alternativ Recruiter Lite für 79 € je Seat und Monat. Stand 6. Oktober 2026, netto.

Funktioniert Sprad mit Greenhouse?

Greenhouse steht auf der Seite zu People Search unter den ATS, mit denen Sprad funktioniert. Die Feldzuordnung ist nicht veröffentlicht, bestätigen Sie sie daher in einer Demo.